一纸质资料发展到当前的中央空调、节能、环保、电脑、数码、光电等高端科技产品的发展过程。在整理、录入档案管理的过程中,档案管理者做了大量的基础性工作,管理好现有档案,为企业生产、科研提供好技术支持,使档案管理在技术服务中发挥经济效益,就需要档案人员转变观念,增强档案管理创新意识,不断改进和完善档案管理服务功能,提高档案管理技术水平,熟悉所管理档案的技术分类和不同类型档案的关联性和保存意义,做到科学化管理。
(二)确立档案是资产的观念
在企业,科技、文书、声像、财务类档案,都是全体员工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累,是企业发展历程的真实记录和客观评价。以石油物探资料为例,从地质勘探设计、现场施工、地震资料处理、解释、油井记录、油田开发等内容组成,这些资料的形成特点是年代跨度长,品种多,管理难度大,迫切需要建立全新、统一的数字化管理模式,服务科研、保障生产。它是几代石油人聪明才智的结晶和辛勤研究成果,它凝聚在以文字、数据、图纸、音像等。各种形式的档案载体中。以克拉玛依油田为例,地质资料从上世纪50年代初的油田发现,到当前的大型油田规模形成,其创业经验,油田开发过程,科学技术进步历程,是非常珍贵的国家财富。树立档案财富是非常重要的资产的观念。它除了具有企业无形资产的属性外,还具有专有性、地域性。企业在档案管理、保护、利用好这些档案资产非常重要。
(三)确立档案是企业发展、进步的重要组成部分
在当今瞬息万变的知识经济发展大潮中,企业档案具有独特性,在原始记录、成果数据,知识产权方面具有极其重要作用。这类资料在特定的时期有非常严格的保密性、经济价值,是企业通过长期投入和积累的结晶,是档案资料收集、整理、录入、保管、技术创新漫长过程的真实体现,对未来市场竞争和信息流通、企业发展起到非常重要的作用。
四、体制创新,使档案工作适应现代企业发展需求
现代企业制度的基本特征是产权清晰,权责明确,管理科学。企业的档案工作要适应现代企业管理制度,就必须对企业档案工作实行机构改进、制度创新。
(一)机构创新的核心是优化、改进传统管理方式,建立数据化载体 提高工作效率是现代企业必然趋势,企业档案工作也要适应企业发展需要,
4
档案管理的工作方法需要创新,其内容就是要扩大档案工作外延,深化档案工作内涵,将过去单一的管理档案的档案室扩大为集档案、资料、情报、信息、统计等为一体的“企业档案信息中心”。其主要任务和职责是在企业内部做到查阅资料便捷,借阅过程简便,保密制度完善。各级、各类档案资料的信息收集、整理、录入工作规范,档案管理数字化运行过程中安全、保密制度落实,充分应用当今的数据化、程控化、计算机网络系统实施联网,从而达到各种信息资源的联合开发和资源共享,达到集团化信息联合体。努力做到符合现代企业组织结构合理,档案系统运行高效的原则,有利于增强企业档案管理的自主性、灵活性、安全性、保密性的落实。
(二)机制创新的关键是高效
企业进行整合改造的目的是适应市场经济体制的需要,转换机制,高效运行,创造最大的经济效益和社会效益。档案工作管理机制也要随着企业管理机制的转换而创新。要激活机体,就应该坚持没有创新就没有发展的基本理念,敢于否定过去形成的工作方法,善于建立和完善新的工作模式。从单纯的档案资料管理机制逐步发展为集档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换;逐步提高查阅、借阅效率,充分发挥档案管理工作者的聪明才智,让档案资源成为企业科技创新、技术进步的动力源之一。
(三)制度创新应从企业档案的实际出发
档案资料是企业的重要财富,回顾多年来的档案工作实践,档案管理设备硬件支持固然是非常重要的。但是,具体工作的开展却是需要建立严格的档案运行模式,实行规范化、标准化管理。档案管理专业人员管理水平的提高是通过长期的不懈努力来实现。通过建立严格的安全、保密、归档制度,明确规定档案工作的年度方针和工作目标,做到岗位职责明确,管理方法科学,奖罚制度健全。从而,调动全体档案工作人员的工作积极性。用制度来规范档案管理。
五、管理创新,全面提升档案工作
(一)当前,企业的经济实力显著增强,企业管理水平全面提高,企业的档案管理工作在收集、整理、存档、电子录入、数字化应用方面也有了很大进步,对档案管理者的业务能力,档案管理水平提出了更高的要求,需要强化档案管理人员的业务培训,以适应档案管理工作的数字化、规范化管理水平。对档案保密
5
制度执行,系统运行的安全性的要求更加严格。建立档案高效检索、借阅快捷,全面提高档案管理水平,高质量服务科研,为企业生产服务具有急迫性。
(二)在新形势下,实现办公自动化,产生无纸办公,企业每个岗位都需要形成电子文档,这就要求档案管理人员在资料收集、归档过程中熟练掌握纸质文档和电子文档归档程序,明确各类文档材料形成、数据积累过程、归档序号科学排列方法,明确岗位责任。当前,档案利用的广泛性主要表现在计算机在企业内部联网,企业各部门对档案信息资源实现了共享。档案部门应发挥信息管理的中心作用,对信息利用和保密要求更加严格,需要制定更加完善的电子化管理程序来预防数据的丢失和资料的保密制度执行。
(三)档案工作既是企业重要基础工作之一,也是国家和行业档案的重要组成部分。为了规范企业档案工作,必须加强档案工作基础建设,大力开发利用档案信息资源;提高档案管理水平,以便更好地为企业科研、生产、发展服务。总之,企业档案工作要适应档案管理现代化的需要,档案人员要不断学习新技术、新知识,敢于创新,为企业发展提供全面、准确、高效服务,为增强企业竞争力,为企业技术进步做出新的贡献。
六、结语
企业单位中的档案管理工作在整个企业单位的发展过程中具有十分重要的作用,为了确保档案管理能够发挥其应有的作用,应该要及时发现档案管理中出现的问题,并进行有针对性的对策研究与执行。
6
参考文献
1、任相苏.浅论企业单位档案管理创新思路[J].中国科技财富,2010。
2、吴清越.农业企业单位档案管理存在的问题与改进对策[J].广西农学报,2010。 3、陈想.企业单位档案管理应处理好的几个关系[J].魅力中国,2014。
7
致谢
时光匆匆如流水,转眼便是毕业时节,春梦秋云,聚散真容易。离校日期已日趋渐进,毕业论文的完成也随之进入了尾声。从开始进入课题到论文的顺利完成,一直都离不开老师、同学、朋友给我热情的帮助,在这里请接受我诚挚的谢意!在此我向所有老师表示衷心的感谢,谢谢您们的辛勤栽培,谢谢您们在教学的同时更多的是传授我们做人的道理,谢谢您们孜孜不倦的教诲!
8