TRIZ理论在科技档案编页技术中的应用及其思考
THE THOUGHT AND APPLICATION OF HOW TO IMPLEMENT TRIZ IN TECHNICAL ARCHIVES PAGINATION
周希刚1， 周皓2
(1天津市科技档案馆 天津 300011 2 天津市医学堂科技有限公司 天津 300112) 1 Zhou xigang; Tianjin Science and Technology Archives; Tianjin 300011; 2 Zhou hao; Tianjin YIXUETANG Scientific Co., Ltd. Tianjin 300112
摘要 文章简要介绍了前苏联发明家根里奇·阿奇舒勒的发明创新理论（TRIZ），并尝试应用其解决科技档案编页技术难题获得成功。由此引发了档案工作如何应用TRIZ理论的思考。
Abstract: This article describes the successful application of TRIZ, which was developed by form Soviet inventor Genrich S. Altshuler, to problems in the techniques involved in the pagination of technical documents. Thus triggering a discussion on how to implement TRIZ in archives management.
关键词 TRIZ (萃智) 科学技术 档案 编页 发明 创新
Keywords: TRIZ, technical document, file, numbering, discovery, invention
编页技术即：“对归档文件材料依其顺序逐页编写数字序号的技术”。这项技术看似普通、简单，却让我们档案工作者和专家研究了二十多年。从（国档发[1987]27号国家档案局颁发）《机关档案工作业务建设规范》提出具体的编页技术标准，到GB/T 11822-2008《科技档案构成要求》对该技术标准的再修改，这期间有十多项技术标准的15个版本中涉及过编页技术。随着档案实体的多样化和归档文件的复杂化，使编页技术也变得十分复杂。简单的数字编排，已成为科技档案收集、整理、保管、利用等各个环节甚为关键的基础性工作。随着科学技术的进步，一些新的思维方式和创新理念、创新技术被采纳并运
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用到档案工作的各个方面。因此，我们也大胆尝试，运用TRIZ理论解决了编页中的技术难题。并引出档案工作如何运用TRIZ理论的几点思考。 1 概述
TRIZ(萃智)理论是前苏联伟大的发明家根里奇·阿奇舒勒先生经过对大量的专利文献分析和研究后于1946年开始提出的。后经多年不断研究总结创造出一套完整的发明创新理论与方法集成。
该理论包括：八大技术系统进化法则：IFR（ideal final results，最终理想解）、发明创造的五级划分、40个发明原理、39个需改善的特性和矛盾矩阵、技术矛盾分析、资源分析、物理矛盾和分离原理：物——场模型分析：76个标准解法：ARIZ（发明问题解决算法）：科学原理知识库等内容。这些内容的系统和综合运用，完全改变了过去研发工作中靠千百次的反复试验，或靠专家的灵感突发而解决问题的方式。我国从19世纪开始有学者将TRIZ理论引进。2007年后，以政府机构为主导进行推广普及，使TRIZ知识有了广泛的传播和应用。在档案系统对TRIZ的研究应用还未见报道和文章。可能是TRIZ主要面对工程技术人员的缘故，也可能是那些“法则、通用参数、矛盾矩阵、标准解法、物——场模型”过于专业，或者有人认为在档案工作中推广TRIZ难度太大等等，总之，档案工作是否需要TRIZ？TRIZ怎样在档案实践中应用是有必要研究和探讨的问题。
2008年10月14日，在天津市科委组织的《创新方法与自主创新报告会》上，科技部刘部长对TRIZ理论作了详细的介绍和
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讲解。可能是航空机务工程技术人员出身、又在科技系统长时间工作的原因，首次接触TRIZ便十分好奇并发生了兴趣，立刻想到要在档案工作中应用TRIZ。但在档案工作中能否运用和怎样运用？没有可参考的案例和半点的知识。随着对TRIZ理论和应用案例的学习逐步对档案工作者如何学习和运用TRIZ理论有了初步的认识。TRIZ在编页技术创新中的应用既是成功的尝试。
要准确、高效的对归档文件材料依其顺序逐页编写数字序号并非易事。
因为在形成科技文件时，编写文件页号的标准不统一，或工作中的疏漏。呈现在我们面前的归档文件中的页号多种多样，当然，大部分文件材料，对所有图、文页系按文件形成顺序依次以阿拉伯数字从“1”开始编写了页号（这也是档案工作编写页号的要求）。但有的文件材料没有编写页号，有的虽编写了页号，但页号不连贯，有缺号、断号、重号、错编号等。
面对复杂的情况，如何才能省时、省力、快速、准确的进行归档文件的编写页号工作？运用TRIZ原理可获得满意的答案。
2 应用TRIZ解决科技档案编页技术难题 2.1 TRIZ相关知识简介
TRIZ理论告诉我们：解决技术问题可以单独应用一种工具和解法，也可以综合运用各种工具和解法；可以按一般程序解决问题，也可以跨越流程直接获得结果。但无论采取哪种方式，宗旨是：以技术系统进化法则为指导，以技术实现理想化为目标，选用与解决该项问
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题最有效的工具和方法，获得最满意的解决方案。
这里所说的“技术系统进化法则”是指：技术系统一直处于进化之中。而这种进化遵循着八大法则即：完备性法则、能量传递法则、动态性进化法则、提高理想度法则、子系统不均衡进化法则、向超系统进化法则、微观进化法则、协调性法则。阿奇舒勒说：“每个起作用的系统都可以称之为技术系统，如：小汽车、钢笔等，任一技术系统都包含一个或多个子系统，小汽车的子系统有引擎、刹车、转向器等等。每个子系统的本身也是一个技术系统（并包含自己的子系统），同时发挥自己的作用。 ‘刹车’技术系统是‘汽车’技术系统的子系统，它同时也是‘刹车片’这个技术系统的上级系统。■当一个技术系统产生有害作用或作用不完善时，该系统就要改良。----- 任一子系统都在上级系统的约束下起作用。在任一子系统中发生的改变都会引起高级系统的改变。解决技术问题时应随时考虑上级或下级现存系统的相互作用。技术系统和生物系统很相似，他们不是永恒的，他们会产生、发展、成熟、衰败、灭亡，直至由一新系统所取代”。■《创新40法》11p 对这段论述如果概括说来：“同元素间的“技术系统”是即独立又联系的整体，不同元素的物通过能量的作用（场）而构成技术系统。各技术系统的运动呈现生命周期性的进化”。所有TRIZ理论都是围绕着“技术系统”而开展的研究。列夫.舒利亚克在解释TRIZ原理时说：“所有技术系统的进化（从低级系统向高级系统变化）都遵循一定的客观规律”。■11p其实，阿奇舒勒的“技
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术系统进化理论”所揭示的规律也是辩证唯物主义“三大规律”的具体化表现。
如果我们将档案管理作为一个技术系统看待，它的子系统有收集、整理、检索、保管、编研、利用等。再往下分，整理的子系统又有编页、装订、给予档号等。在这里我们将“编写页号”视为一个技术系统进行研究。
所谓理想化目标（最终理想解- IFR）是TRIZ理论中最重要内容之一。
阿奇舒勒认为：任何技术系统的目的都是要产生某种功能。传统的工程思想是：“需要产生某种功能，因此，我们必须制造某种机械装置。”TRIZ的思路是：“怎样能不向系统引入新的机械装置而起到某种作用”。■11p例如：眼镜的功能是折射光线。传统的眼镜由镜片、镜框组成。设计师为了解决眼镜框压迫鼻梁、耳朵和易脱落等问题，千方百计的改进眼镜框的形状、引入新材质或增加保护绳等。但TRIZ理论认为，最理想的眼镜没有镜框。只要保存镜片的折射光线功能即可。因此，隐形眼镜诞生了。阿奇舒勒说：“理想化法则表明，任一技术系统在其生命进程中倾向于越变越可靠、越简单、越有效——亦即更理想化。我们对一个技术系统每进行一次改善，该系统就越接近于理想化。”■11p
2.2 TRIZ理论解决技术问题的一般流程
首先，要对一个实际问题进行仔细的分析和定义、明确；然后，根据TRIZ理论提供的方法，将需解决的实际问题归纳为一个类似的
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TRIZ标准问题模型；接着，针对不同的标准问题模型，应用TRIZ理论已总结、归纳出的类似的标准问题解决办法，找到对应的TRIZ标准解决方案模型；最后，将这些类似的解决方案模型，应用到具体的问题之中，演绎得到问题的最终解决方法。■《TRIZ创新理论与应用原理》82p 但TRIZ还可以不拘一格，灵活的运用工具和方法，有时会重复某个阶段的活动。列夫.舒利亚克在解决发明难题的三个步骤中解释：“不要反对某种法则，不管看起来多么滑稽可笑，努力利用它。如果所有给出的法则都完全不能应用，则需要重新确定技术矛盾，再做一遍，直到找出可操作的解决方案为止。■107p
2.3 综合应用TRIZ理论，分8个步骤解决科技档案编页技术问题。 解决
1、编写页号中需解决的问题： 根据实际工作提出 问题流程图：
查阅相关技术标准 2、解决此问题的原有技术： 3、实际问题转化为TRIZ问题 参阅需改善的39特性 查阅TRIZ矛盾矩阵4、技术冲突及矩阵分析 5、选定TRIZ发明原理 参考TRIZ40发明原理 按理想化目标设定 6、设定理想解 7、可利用的资源 技术系统内分析获得 6
综合利用TRIZ解题工具获得 8、最终解决问题的实际方案
解决编页技术问题流程图：
2.3.1编写页号中需解决的问题： A、
部分图、文页没有编页，但具有明显的规律或遵循了某些规则，要求。如：正式出版的图书、杂志，其封面、封底、章次页、学位论文的首页、科技成果鉴定材料的首页等都没有编页。B、所编页号不是从“1“开始，如归档的“专利”、“论文”、“检验报告”等多是摘选了全部文件中的相关页。这样，每件材料首页的编号呈现出不确定状态。C、虽编写了页号，但存在漏、错、跳、重编页号现象。
2.3.2 解决以上问题的原有技术：
经查阅有关编页技术的标准，（废止和现行） 顺序 1 文件编号 （国档发[1987]27号国家档案局颁发） 文件题名 机关档案工作业务建设规范 解决问题的技术表述 3.2.6卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号。 5.1.3 “成套图样印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号； 2 GB/T 11822-2000 《科学技术案卷构成》 3 GB/T 11822-2008 《科技档案构成要求》 ” 已有页号的文件可不再重新编写页号。 7
按照以上技术操作暴露出一些不足：一是不分情况，一律依次编写页号会造成人、财、物、时间的浪费（TRIZ认为这是过度的功能）。二是在原有编页的基础上再编页，容易破坏档案中的原始信息。三是“已有页号的文件不再重新编写页号”容易使操作者产生误解而缺乏对原有页号的检查，难以发现我们以上归纳的三个问题。从而没能达到编写页号的目的（TRIZ认为这是不足和有害的功能）。 2.3.3 实际工作问题转化为TRIZ问题
在编写页号工作中，人、财、物、时间的投入，提高工作效率与档案信息安全是矛盾点的集中点。处理不当会造成人、财、物、时间的浪费或导致档案不安全事件的发生。编页工作又是关系到档案管理全系统的工作，所以，不能有丝毫差错。但不提高效率，其他工作也难于开展。将此问题转换为TRIZ需要改善的特性：通过分析认为，《39个需改善特性列表》中的24、29、39三个特性比较适宜解决我们的问题： ⑴
信息损耗（24）：指系统数据或者获取数据部分或全部、永久或临时的损失。我们表示档案实体和信息可能出现的丢失、顺序错乱、失控等不安全事件。
⑵ 制造精度（29）指制造的产品在性能特征上，与技术规范和标准所规定内容的一致性程度。我们用来表示所编页号反映实体顺序的准确度。
⑶ 生产率（39）在单位时间内，系统执行的功能或者操作的数量；或者完成某一功能、操作所需的时间，以及单位时
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间的输出；或者单位输出的成本等。我们用来表示编写页号工作占用的时间及人、财、物支出。■参考赵敏等《TRIZ入门及实践》 2.3.4技术冲突及矩阵分析
在以上三个需改善的特性中“信息损耗”和“生产率”，“测量精度”与“生产率”分别构成技术矛盾。经查阅《阿奇舒勒矛盾矩阵表》给出的方法： 1 需改善的特性 生产率39 生产率39 变差的特性 信息损耗24 制造精度29 列、行对应方格给出的方法号 13、23、15 10、18、32、39 在“矩阵表”给出的7种方法中，较为适合解决“生产率”与“信息损耗”技术矛盾的是第15号方法；但解决“生产率”与“制造精度”矛盾的4种方法不是很理想。因此，我们又查阅了《2003矛盾矩阵表》（美国科学家拓展和完善了阿奇舒勒“矩阵表”，将原有的39个“需改善的特性”和“变差的特性”，改为48个“改善参数”和 “恶化参数”于2003年将新的矛盾矩阵表公布于世。）此表对“生产率”与“制造精度”技术矛盾给出的解决方法是03、32、26、18、01、25、35.■附录2。经过分析鉴别，01号方法比较适合解决生产率与制造精度的矛盾。 2.3.5选定TRIZ发明原理 在阿奇舒勒创新40法中我们选择第15、01两个方法： 方法名称 解释1 解释2 解释3 举例 9
15 动态法 改变物体的性质将非运动物将一物体分成能够改变相对位置的不同部分 提高一物体的分离性 为适应崎岖路面，将长斗卡车分割成挂斗卡车，载重量不减，便于运输。 把家具设计成可拆卸的小型标准板材，便于拆装、搬运和多种组合 或外部环境，以使体变为动态操作的每一步都的，增加其能达到最佳效果。 运动性 将一物体分成互相独立的部分 将一物体分成几部分 01 分离法 2.3.6 寻求理想解：
不进行编写页号工作而达到固定归档文件顺序目的。尽管凭借当前的技术条件不可能实现这一理想，但以最小的付出和劳动获得最大的成果是我们永远追寻的目标。树立这样的理想解，确定了解决问题的方向要朝着简便、省时、省力的方向努力，向着不增加新的功能和设备而实现最终目的的方向努力。这样，我们还要考虑怎样利用现有的资源。
2.3.7 可利用的资源分析
资源，一切可被人类开发和利用的物质、能量和信息的总称。 资源是TRIZ十分关注的解题方法之一。它强调要充分利用系统本身及子系统和超系统中可利用的资源来解决问题。例如：我国南方生产的海鲜产品需要在冷藏的情况下运到北方。地面运输需要冷藏车，空中运输是否需要冷藏设备？回答是，不需要。因为，当飞机飞行到一定高度时，飞机货仓内的温度可以达到冷藏标准。这时，“空气、飞行高度、飞行速度等就成为可利用的资源。空气、飞行高度、飞行速度等资源不同于肉眼能看到的实物资源，也可称其为 “虚物资源”对“虚物资源“的开发利用要有必要的知识。如：一份宣纸制
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成的档案材料，对缺乏广泛知识的档案人员来说可能仅仅看懂文字记载的信息。但知识丰富的档案人员除了能看懂文字记载的内容外，还能通过宣纸材质读出纸张背后的信息。“虚物资源”多累积在实物或系统之中。是开发、利用资源时容易忽视或不易发觉的资源，档案工作者要特别关注这一类资源的开发利用。
在编页中可利用的资源包括：卷内目录、备考表、档号章、档案基础理论、各种标准和规则等。（在最后的解决方案中解释以上资源及利用方法）
2.3.8 最终解决问题的实际方案
根据“动态法”发明原理的提示：在确定编写页号方法时应采用灵活的“动态法”，即根据文件编页情况，灵活运用补编、改错、重编等技术，克服以前不分具体情况的“重编”或“不编”等一刀切方法带来的缺陷。依据“分离法”的启示，在对每份文件检查评定(是否依其顺序逐页编写了数字序号)的基础上，对已达到编页标准和没有达到编页标准的材料分离，对已编写页号且能正确反映其顺序的部分不再重新编写页号，对漏编、错编、错编部分视情况采用补编、改错、或重编技术。然后，利用卷内目录、备考表、档号章等将其组合成有机的整体，从而达到正确固定每页文件材料的目的。
在以上解决问题方案中，我们运用了创新方法，（动态法、分离法）同时还利用了系统中的资源（卷内目录、备考表、档号章、档案学有关知识、标准和规则）。对“动态法”和“分离法”大家容易理解，可能对“资源”的利用有些困惑。
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⑴ 卷内目录、备考表、档号章本来就是档案整理技术系统中的一部分，为什么会成为资源？ TRIZ认为：无论超系统或子系统，一切功能都可以作为资源来利用。因为，所有系统内的功能可分为：有用功能、充分功能、不足功能、剩余功能、过度功能等。例如：汽车发动机的主要功能是驱动，但其剩余功能可用于取暖、发电等，这样可以省去很多设备。充分发现和挖掘技术系统中的可用功能作为资源利用是TRIZ解决问题的重要方法之一。卷内目录对利用者来说主要功能是检索、报导、导读。同时还兼有判断真伪、固定文件顺序等功能；备考表的主要功能是注明卷内文件与立卷状况，充分利用这一功能的同时，也可以使编页工作减少不必要的程序。如果在补编页号后的文件首页加盖档号章，于目录中备注其页数，再将补编方法、时间、总页数、修改者等信息在备考表中注明，这样就将编写页号工作组成了有机整体，易于提高编页工作的质量和效率。
⑵ 为什么标准和规则是编页中可利用的知识资源。 在收集的档案中有相当部分的正式出版物或论文、鉴定证书、登记表等，这些文件形成时的标准和规则就是我们要利用的资源。如图书、杂志，其封面、封底、章次页等均未编写页号，但在书中都标有“印张”数。这是出版业的标准规定。论文首页一般没有页号，这也是有文件可依据。他们是以自己行业的标准规范其“顺序”的，我们在掌握了其标准和规律后就没有必要再花气力更改他们的做法，反而将其看做一种“资源”加以利用。有助于实现我们的目标。
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⑶ 我们所以将档案学中的“顺序”原则作为资源加以利用，因为它有助于我们提高效率，节约人、财、物力和时间。 “顺序”，是档案管理中的基本原则。从国家全宗到法人或个人全宗；从全宗目录到案卷目录，处处体现出“顺序”的原则。没有按“顺序”整理的档案，将无法完整、真实、准确的记录和再现历史。因此，编页工作不但要遵循“顺序”原则，还要利用他人遵循“顺序”原则为我们创造的一切可利用的成果。我们判断一件档案是否需要重新编页，运用的就是“顺序”原则，当我们发现所接收的档案都能依其“顺序”编写了页号时，还需要再付出人、财、物力和时间去修改吗？所以，在编页工作中把握“顺序”原则就是在利用资源。
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