必须向集团公司总部请示后，由总部与财务部协商同意后方能更改。
（1）核对结存数：各分公司商务统计岗与财务会计岗核对错误编号的商品结存数量，确保结存数量无误。
（备注：结存数量＝库房实存＋商品借用数量）
（2）错误编号的商品中有借用的应先办理归还手续（例：某部门借用商品中有错误编号，准备更改正确编号）。
〈1〉查询打印出所有错误编号的商品的借用记录。
〈2〉按记录填写样品归还单（由商务统计人员代为填写单据并由借用人签字） 注：商品编号填入归还单上的内容应和借用单内容一致（此单据调账前录入） 〈3〉填写样品借用单（由商务统计人员代为填写单据并由借用人签字）
注：商品编号填写正确编号，其余内容应与归还单内容一致（此单据调账后录入） 〈4〉调账前先把原实存数和借用数做记录，以便查询。
（3）进行调账：将确认无误的商品进行编号的调整，填写商品调账单。（例：某部门商品中有错误编号，准备更改正确编号）
〈1〉调出部门和调入部门编号：某部门 〈2〉调账前商品的编码填写错误编号
〈3〉调账前和调账后的数量为结存数量（实存＋借用） 〈4〉调账后商品的编码填写正确编号
〈5〉请在备注处由财务会计和商务统计人员双方签字。
（4）单据录入：储运商务、商务统计人员都要录入归还单、调账单、租赁单，并将票据传递财务部。
〈1〉有错误编号的借用的商品先录入归还单。
为了准确请在单据查询处对错误编号的商品进行查询，屏幕应显示为无满足条件的记录。 〈2〉录入调账单（在程序中的调拨单处录入）
为了准确请在库存查询处对错误编号的商品进行查询，库存数应为0，对正确编号的商品进行查询数量应为原错误编号的实存数。 〈3〉录入借用单。
为了准确请在单据查询处对正确编号的商品进行查询，屏幕显示的数量应为原错误编号商品的租赁数量。
〈4〉没有错误编号的借用的商品直接录入调账单。
（5）打印出正确编号的商品的借用记录，交给借用人确认，在还租赁时应按正确的商品编号填写。
（6）对商品编号进行更改的商品需以书面形式通知财务部和商务部，以保证不再有错误的商品编号出现。
（7）更改工作请务必在结账前完成，并保证按时完成数据传递工作。 （8）商品编码修改和删除的规定：
凡财政年度或会计年度内有发生额或余额及借用账上有业务发生（存在入库和销售记录或有实物）的商品，不能修改编码，更不能删除编码。
（9）特殊情况，必须由采购商务填写《编码变更通知单》，经过财务部同意后，储运商务填写《商品调账（调拨）单》进行处理。
八、月末结账（关于月末结账时间的再次确定）
为统一各地分公司月末结账时间，以确保月末结账时盘点数据的准确性，现将月末结账时间及相关注意问题作出规定。
1、月末结账时间截止为当月＊＊日＊＊点，遇节假日可提前到节假日之前的最后一个工作日，结账日＊＊点之后发生票据算作下月票据，为此要求储运商务员应及时向商务统计传票。 2、因为极特殊原因，结账之后仍需补录票据，一定要把计算机系统日期改为当月＊＊日后再录入票据，确保系统结账日期为＊＊日。
3、在接收财务成本无误后结转时，请确定计算机系统日期为＊＊日，如不是，请改为＊＊日。在结转后开始录入下月新票据时，系统日期一定恢复为当日日期。
4、如个别分公司＊＊日即可结转，请当日结转后不要录入新票据，于次日再开始录入。
第八部分 商务统计 九、财产清查。 （一）物资清理要求。 1、关于存货确认。 （1）库存商品。
〈1〉盘点时，依据储运商务员的实物报表进行核对无误后，清理小组与储运商务双方签字认可。 〈2〉出现账实不符情况时，先查明原因，如确无法查明原因，应按实际库存实有数进行调账。 〈3〉盘点时应将货物好坏质量状况准确填写，并将损坏、常年积压货物列出清单，经审计、财务、商务部及总经理认可同意后，按不同状况进入不同的库别库进行管理。
〈4〉商品报废必须经质检部门检验后，经上级主管部门审批后，方可报废统一处理。
〈5〉盘点后的库存报表应按其在库时间段（1个月－6个月及半年以上）分别列出，并分层次、属性设立商品、材料、成品、积压、待处理等库别，分别进行管理。 〈6〉统计账的实存数量与实物不符的，应按确认的库存实有数进行调账。
〈7〉库存实物中有计量单位与集团公司总部不一致商品，应以集团公司总部计量单位为准登记存实有数量，并进行相关调账处理。
（8）盘点过程中，如发现代销、寄存、已售出等非库存商品，应登记在盘点报表的附表，并作为暂存库的库存进行入账，领出时应办理相应的出库手续，并经总经理签字后方可领货。 （2）借用商品：
〈1〉应在月底前责成分公司将借用库进行清理并尽快以销售小票顶物的方法进行清理工作。 〈2〉未归还借用商品应在盘点前打印借用明细清单，清单中详细注明借用商品存放地点，并有借用人签字确认。
〈3〉借用商品中如存放地点不在公司内部（在用户或合作单位），应有对方单位出示的借用合同（或借用证明）。 （3）已销未提商品：
〈1〉应在月底前责成分公司将已销未提货物尽快提走。
〈2〉如特殊尿因不能提货的，应按照明细清单进行登记备案，未登记备案的，清理后不予提货。 〈3〉月结前的已销未提货物应在一个月内提货，过期销售小票视为作废。 〈4〉月结后的销售小票一个月内提货有效（以票据填写日期为准），过期作废。 （4）按照流程工作后应完成工作。
〈1〉报出报表，要求清查小组成员（审计、财务、分公司领导、商务部）签字。 〈2〉报表中所列的积压、报废商品，按照《财务管理实施细则》进行处理。 （5）具体的流程：
〈1〉处理时，应按照集团公司总部处理积压、报废流程进行公开招标，并以招标中最高价进行处理。招标过程应有总经理或授权人、商务管理人员、处理商品所属部门负责人、竞标单位共同参加。
〈2〉商务部成员有责任确认其公开招标的公正性，并在审核积压处理报表后签署商务部审核意见。
2、关于资产（固定资产、低值易耗品）确认。
（1）资产（固定资产、低耗）编码与集团公司总部编码一致。 （2）清理时，落实归属部门及责任人，并建账立卡；
（3）资产卡片由责任人、部门经理签字认可，资产汇总报表由分公司总经理签字认可。 （4）未被认领或同时认领的资产，由分公司总经理裁决，但必须落实到责任人。 （二）商务部分账要求。
1、关于编码。 （1）商品编码。
〈1〉商品编码应与集团公司总部销售业务部门商品编码一致、计量单位一致。 〈2〉各销售业务部门库存中如有外购商品存货的处理办法。
〈3〉属于分公司经营产品，但不是从总公司进货外购商品，应按照总部商品编码进行（财务与库存）账物调整。
〈4〉属于非分公司经营的产品，应调拨到另设的外购部门，并尽快销售。
〈5〉从清理日起，分公司各销售业务部门在外购时，不允许有沉积库存，同时，按照总公司有关外购编码规定执行。 （2）库别编码：
〈1〉按照集团公司总部统一编制的 集团公司库别库 进行统一操作。 〈2〉新增库别时，应与集团公司商务部进行申报，并按统一库别进行操作。 （3）部门编码与人员编码：
〈1〉按照集团统一的部门编码及人员编码规则进行操作。
〈2〉分公司应设立与集团公司总部各销售业务部门对应的销售业务部门，并有相应的部门代号。 2、关于存货管理：
（1）各分公司应严格按照《财务管理实施细则》进行存货管理。 （2）存货管理制度参考《商务部管理制度》。 （3）关于分账。
〈1〉按照各销售业务部门进行现存储运、统计账的分账工作（新旧部门、新旧库别、新旧商品编码、新旧BMQ）。
〈2〉同时，借用库、入库单库也按照新销售业务部门、新库别代号、新商品编号进行切换。 〈3〉分账后，打印初始借用、入库及部门报表库，并经过分公司总经理、各销售业务部门、商务部及清理小组组长及相关人员共同确认后存档备查。 （4）传送数据的要求：
〈1〉分公司自清理小组清查完毕，按照要求打印报表之日起，每日上午10点前应将前一天库存数据向集团公司总部进行准确传送。
〈2〉商务部待汇总分公司库存数据后，对数据的及时性、准确性进行检查，并作为考核依据。
第八部分 商务统计 十、库存分析报告。 1、综合分析能提供指标。 （1）存货周转情况。 （2）积压情况。
（3）商品在途数量与周期等各项综合指标。 （4）资产回收期与使用状况。
（5）借用与销售、借用与库存比例关系。 （6）其他报警信息。 2、综合分析角度与立足点。
（1）从部分到整体地对存货周转情况进行分析，能够使决策层及时了解销售趋势变化，同时使销售业务部门能够掌握存货各种信息。
（2）存货积压是影响资金周转关键环节，通过对积压时间段进行分析，主要是对将要产生积压或已产生积压情况尽快向销售业务部门通报，引起其高度重视。
（3）对于在途数量与周期控制，是站在公司的立场上，纵观并判断作为点与点之间连接环节是否畅通，并对其进行最佳效果控制，以期达到最小的损失。
（4）对于资产分析，从回收期等数理角度进行其科学性分析，同时又大量地立足于市场，立足于公司实际运作，对其使用合理性作出预见和总结分析。
（5）借用对于公司来说，它既是提高工作效率必不可少手段之一，同时又是给公司造成经济损失隐患，因此对于借用分析与跟踪，对于存货分析是重要指标之一。 3、存货控制目的。
（1）存货合理控制，能够减少公司财产损失。
（2）存货合理控制，能够加速资金周转，促进资金流运作。 （3）存货控制，是保障数据真实性必要手段。
（4）对于存货控制，其关键是把物管活，要流通、要周转。 4、违规认定与处理。
（1）各分公司商务统计和储运人员应严格按照规定执行操作，做到准确、完整、及时。 （2）对于违反规定公司与个人，与该分公司和个人业绩考核挂钩。
第九部分 资产管理 一、固定资产标准和分类。 （一）固定资产标准
固定资产：使用期限超过一年，单位价值在2000元以上，在使用过程中保持原有实物形态资产。 1、生产经营用房屋、建筑物、机器、设备、器具、工具等资产，凡使用期限超过一年，均应作为固定资产。
2、非生产经营用设备及物品，单位价值在2000元以上，并且使用期限超过二年，才作为固定资产。
（二）固定资产分类。
按用途划分：房屋、动力设备、电子设备、车辆设备、办公设备和其他设备。 二、固定资产增置管理制度。
1、固定资产增置原则。
（1）各分公司固定资产采取计划控制，统一管理办法。
（2）各分公司因业务需要所购置固定资产，一律限制在分公司计划额度内，产权归集团公司所有。
（3）年初各经营公司根据实际需要，按照上年固定资产平均年度折旧额编制本年添置固定资产预算计划，按公司内部各分公司进行逐级汇总报管理部门审批后，由商务部固定资产办公室审核执行。
（4）额度范围内车辆更新，由财务总监审批。
（5）新添车辆、房屋及特殊需求固定资产，由总裁办审批。 2、固定资产购置借款及报销手续。
集团内各经营公司外购固定资产，应持经总裁办审批固定资产年度预算计划，由商务部固定资产办公室审核计划额度（如未设固定资产办公室专职机构可指定专人负责）并在借款单签字，财务部方予以办理借款。购回后，应先到固定资产办公室专管员处办理登记手续，财务部根据 固定资产办理单 进行报销。 3、领用固定资产管理。
（1）各分公司固定资产要有专人负责，物品要落实到责任人，原则上谁使用、谁保管、谁负责。 （2）各分公司固定资产由分公司负责管理，各分公司专管员要确实负责。
（3）各部门内部领用固定资产，应根据经总公司审批固定资产增加计划与额度，填写《固定资产办理单》经总经理批准同意及固定资产管理员审批，确属计划内办理，审批后到库房领取，储运商务方可办理相关手续。 4、固定资产办理审批权限。
（1）年初预算应经分公司管理部门批准同意并到商务部固定资产办公室备案。
（2）年度内购置时，经办人填写请购单，经总经理批准，经资产管理人员认可属额度内，方可办理。
（3）经资产管理人员认可，确属额度内可以办理，如果在计划额度指标之外，须单独报分公司管理部门审批，商务部固定资产办公室备案后分公司方可办理相关手续。 5、办理手续。
（1）固定资产办理必须填写《固定资产办理单》。
（2）由使用人填写《固定资产办理单》并经审批人签字认可后持单到储运商务处办理领用手续。 （3）《固定资产办理单》填写应注明部门、日期、商品编号、品名规格、单位、数量、用途、经办人、审批人、储运商务审核单据无误后照单发货，并加盖 货已付讫 章和人名章。
（4）在库商品必须办理完出库手续后方可使用，否则不允许以任何理由领取在库商品作为资产使用。
（5）固定资产办理单格式及说明。
第一联、商务资产专管员，第二联、财务会计记账，第三联、经办人存查，第四联、储运商务存查。
6、接受捐赠固定资产管理。
接受捐赠物品，先到固定资产办公室专管员处办理登记手续，符合固定资产价值标准，办理固定资产增加手续，不符合固定资产标准，办理低值易耗品手续，财务部据商务部专管员传递单据进行账务处理
7、新增固定资产计价与核算。
（1）计价：购入固定资产按实际支付价值计价；领用固定资产按当期成本价值加配比税金计价；接受捐赠的固定资产按市值计价。
（2）核算：无论以何种方式取得固定资产，均须按分类标准和计价原则进行明细核算。详细记录固定资产名称、编号、规格、数量、单价、原值、净值、使用年限等要素，按照固定资产实物管理要求建立固定资产卡片，保证公司资产安全和核算准确。
第九部分 资产管理 三、固定资产折旧。 1、计提折旧范围。
公司在用固定资产一般均应计提折旧，不提折旧固定资产包括：未使用、不需用机器设备，已提足折旧继续使用固定资产，未提足折旧提前报废固定资产，国家规定不提折旧固定资产等。 2、折旧方法：固定资产实行分类折旧，采用直线法和年数总和法计提不同类别固定资产折旧。 四、固定资产更新、更换、报废及清理。
按《固定资产办公管理实施细则》规定执行，财务部根据商务部固定资产办公室所传账单数据，进行有关账务处理。 五、固定资产销售。
1、出售固定资产，应持写明出售原因固定资产出售报告，账面单位净值在2000元以下报商务部经理审批。账面单位净值在2000元以上由商务部报财务总监审批。然后填写 固定资产销售单 ，经固定资产办专管员签字确认后，到财务部门办理缴款，持财务部盖章缴款单到固定资产办公室专管员处办理注销手续。财务部月末根据固定资产办公室传来办理单据，进行注销账务处理。 2、各经营公司出售固定资产办公类设备经总经理审批，车辆、房屋需经集团公司总裁办批准。 六、对外捐赠固定资产管理。
各经营公司根据需要对外捐赠公司资产均需填报集团对外赞助事项登记表，报经公司总裁办批准备案，未经批准备案，任何公司部门人员不得以任何方式将公司资产对外赠送，财务部根据相应单据进行账务处理。 七、资产管理原则。
1、对所有符合范围资产都编码，贴标签。
2、对所有符合范围资产都建卡立账（有程序入电子账，无程序做手工账） 3、谁使用、谁保管、谁负责。 八、资产管理流程。