Excel 篇
Excel 篇 .......................................................................................................................... 1 第 2 章 Excel 篇 ............................................................................................................ 4 2.1 输入编辑技巧 (1)....................................................................................................... 4
2.1.1 从 Word 表格文本中引入数据.......................................................................... 4 2.1.2 快速实现整块数据的移动 ................................................................................. 4 2.1.3 固定数据输入时的焦点 ..................................................................................... 4 2.1.4 实现以“ 0 ”开头的数字输入......................................................................... 4 2.1.5 将整列数据转换为矩阵形式 .............................................................................. 5 2.1.6 2.1.7 2.1.8 2.1.9
利用命令按钮快速实现合并 .............................................................................. 5 让单元格数据斜向排版 ..................................................................................... 5 自动检测输入数据的合法性 .............................................................................. 5 通过剪贴板为单元格添加数据 .......................................................................... 6
2.1.10 直接公式输入法.............................................................................................. 6 2.1.11 让文本输入自动适应单元格长度 ..................................................................... 6 2.1 输入编辑技巧 (2)....................................................................................................... 6
2.1.12 利用“填充柄”快速输入相同数据.................................................................. 7
2.1.13 利用组合键在单元格中快速定位 ..................................................................... 7 2.1.14 在信息输入前就给予提示................................................................................ 7 2.1.15 正确显示百分数.............................................................................................. 7 2.1.16 巧做设置，使公式更加明了 ............................................................................ 7 2.1.17 在连续单元格中自动输入等比数据序列........................................................... 8 2.1.18 选择大范围的单元格区域................................................................................ 8 2.1.19 为修改后的工作表添加批注 ............................................................................ 8 2.1.20 隐藏行或列的其他方法 ................................................................................... 8 2.1.21 恢复被隐藏的行或列的快捷方式 ..................................................................... 9 2.1.22 在常规格式下输入分数 ................................................................................... 9 2.1.23 在单元格中自动输入时间和日期 ..................................................................... 9 2.1.24 移动单元格中公式计算的结果....................................................................... 10 2.1.25 2.1.26 2.1.27 2.1.28
以图片格式插入 Word 中的文本内容 ........................................................... 10 求和函数的快捷输入法 ................................................................................. 10 快速创建任意大小的连续数据矩阵................................................................ 10 组合键方式为单元格文字添加双下划线..........................................................11
2.1.29 为单元格文字添加汉语拼音 ...........................................................................11 2.1.30 快速选中所有数据类型 ..................................................................................11 2.1 输入编辑技巧 (3)......................................................................................................11
2.1.31 利用“记录单”为行或列添加数据.................................................................11
2.1.32 不输入公式直接查看结果.............................................................................. 12 2.1.33 批量为单元格数据添加单位 .......................................................................... 12 2.1.34 启用记忆功能输入单元格数据....................................................................... 12 2.1.35 利用“选择性粘贴”命令将文本格式转化为数值........................................... 12
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2.1.36 去除单元格中的“ 0 ” .................................................................................. 13 2.1.37 2.1.38 2.1.39 2.1.40
在数据录入时自动切换输入法....................................................................... 13 消除运算结果的系统误差.............................................................................. 13 为数据输入设置下拉选择列表....................................................................... 14 自动填充等差序列 ........................................................................................ 14
2.1.41 为不相连的单元格快速输入相同信息 ............................................................ 14 2.1.42 在多个工作表中同时输入相同数据................................................................ 14 2.2 函数应用技巧 .......................................................................................................... 15
2.2.1 如何在公式中引用其他工作表单元格数据 ....................................................... 15
2.2.2 同时对多个单元格执行相同运算 ..................................................................... 15 2.2.3 利用单步执行检查公式错误 ............................................................................ 15 2.2.4 快捷输入函数参数系统 ................................................................................... 15 2.2.5 函数中快速引用单元格 ................................................................................... 16 2.2.6 组合键隐藏单元格中的公式 ............................................................................ 16 2.2.7 快速找到所需要的函数 ................................................................................... 16 2.2.8 利用“数据透视表”对工作表中数据进行统计 ................................................ 16 2.2.9 开启函数输入时的参数提示 ............................................................................ 17 2.2.10 矩阵型数据区域求和的快速实现 ................................................................... 17 2.3 图表设置操作技巧 ................................................................................................... 17
2.3.1 将单元格中的文本链接到图表文本框 .............................................................. 17 2.3.2 重新设置系统默认的图表 ............................................................................... 18 2.3.3 2.3.4 2.3.5 2.3.6
准确选择图表中元素的技巧 ............................................................................ 18 利用组合键直接在工作表中插入图表 .............................................................. 18 为图表设立次坐标轴 ...................................................................................... 18 为图表添加文字说明 ...................................................................................... 19
2.3.7 让图表也能绘制隐藏单元格中的数据 .............................................................. 19 2.3.8 为图表之间建立关联 ...................................................................................... 19 2.3.9 在图表中增加数据表 ...................................................................................... 19 2.3.10 在 Excel 绘制斜线表头的方法...................................................................... 20 2.3.11 直接为图表增加新的数据系列....................................................................... 20 2.3.12 更快捷的绘图方法 ........................................................................................ 20 2.3.13 创建个性化的三维立体图表 .......................................................................... 20 2.3.14 将工作表型图表转换成对象型图表................................................................ 21 2.4 自定义设置技巧 (1) ................................................................................................. 21
2.4.1 快速为工作表重命名 ...................................................................................... 21 2.4.2 自定义自动排序类型 ...................................................................................... 21 2.4.3 多窗口方式浏览工作表 ................................................................................... 21 2.4.4 给单元格重新命名 .......................................................................................... 22 2.4.5 快速切换工作簿 ............................................................................................. 22 2.4.6 使用大图标来显示工具栏按钮 ........................................................................ 22 2.4.7 在工具按钮之间设置分隔线 ............................................................................ 22 2.4.8 巧妙实现依据三个以上关键字 ........................................................................ 23 2.4.9 自定义数据类型隐藏单元格值 ........................................................................ 23 2.4 自定义设置技巧 (2) ................................................................................................. 23
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2.4.10 完整显示工具栏按钮..................................................................................... 23 2.4.11 2.4.12 2.4.13 2.4.14
让工具按钮直接显示文字提示....................................................................... 23 隐藏工作表中的网格..................................................................................... 24 依据单元格数据调整列宽.............................................................................. 24 将 Excel 文档插入 IE 页面中 ...................................................................... 24
2.4.15 快速设置单元格边框..................................................................................... 24 2.4.16 自定义工具栏工具按钮或菜单栏的显示图标.................................................. 24 2.4.17 将意外情况造成的数据丢失减少到最低......................................................... 25 2.4.18 将单元格内容以图片格式插入 Word 文档 .................................................... 25 2.4.19 让单元格数据变得更醒目.............................................................................. 25 2.4.20 自由设置工具栏中下拉列表的宽度................................................................ 26 2.4.21 菜单一次性完整展开..................................................................................... 26 2.4.22 自定义单元格的移动方向.............................................................................. 26 2.4.23 更改工作表个数............................................................................................ 26 2.4 自定义设置技巧 (3) ................................................................................................. 26
2.4.24 更改系统 ...................................................................................................... 26
2.4.25 让文件随系统的启动自动打开....................................................................... 27 2.4.26 放大显示工作表............................................................................................ 27 2.4.27 同时打开相关联的所有工作簿....................................................................... 27 2.4.28 保护 Excel 文件........................................................................................... 27 2.4.29 从工作表中获取样式..................................................................................... 28 2.4.30 2.4.31 2.4.32 2.4.33
浏览数据内容时让标题始终可见 ................................................................... 28 更改系统的菜单弹出方式.............................................................................. 28 复制单元格的格式设置 ................................................................................. 28 自动为数据修改建立备份.............................................................................. 29
2.4.34 显示字体的效果示范..................................................................................... 29 2.4.35 随时随地应用你的个性化设置....................................................................... 29 2.5 打印技巧 ................................................................................................................. 30
2.5.1 实现多个工作表 ............................................................................................. 30 2.5.2 打印工作表中的部分数据 ............................................................................... 30
2.5.3 如何避免错误提示信息 ................................................................................... 30 2.5.4 在每页中都打印出表头 ................................................................................... 30 2.5.5 完整打印出超过页面宽度的数据表 ................................................................. 31 2.5.6 请问如何隐藏单元格值而只打印公式 .............................................................. 31 2.5.7 按连续页码打印多个工作表文件 ..................................................................... 31 2.5.8 打印工作表的图表 .......................................................................................... 31 2.5.9 在已经设置好表格的纸张上打印部分数据 ....................................................... 31
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第 2 章 Excel 篇
2.1 输入编辑技巧 (1)
2.1.1 从 Word 表格文本中引入数据
请问可以将 Word 表格的文本内容引入到 Excel 工作表中吗？具体如何实现？
答：可以通过“选择性粘贴”命令来实现。具体操作如下：先利用“复制”命令将 Word 表格文本内容添加到系统剪贴板中，然后在 Excel 工作表中定位到对应位置。单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，再选择“方式”下的“文本”项，最后单击“确定”按钮即可。
2.1.2 快速实现整块数据的移动
在工作中常常需要移动单元格中的数据，请问有比“粘贴”操作更快捷的方法吗？ 答：可以直接采用拖动的方法。操作过程如下：首先选择要移动的数据（注意必须是连续的区域）。然后移动鼠标到边框处，当鼠标指针变成一个四个箭头标志时，按住“ Shift ”键的同时按下鼠标左键，拖动鼠标至要移动的目的区域（可以从鼠标指针右下方的黄色提示框中获知是否到达目标位置），放开鼠标左键即完成移动。
2.1.3 固定数据输入时的焦点
在数据输入时，每当我们按下“ Enter ”键后，光标就会自动跳转到下一个单元格中。因此在进行数据的反复验证中，就必须反复地来重新定位焦点。请问有什么方法来固定数据输入的焦点吗？
答：要实现上述要求并不难。输入数据前，在按住“ Ctrl ”键的同时单击选择该单元格。当单元格边框的边很细的时候，再开始数据的输入。这样不管按下多少次“ Enter ”键，光标始终都不会移动到其他单元格。如果要移动到下一单元格，可以使用方向键来完成。当然如果当前工作表中要实行数据验证的单元格很多时，每次都按上述方法来操作未免有些麻烦。那么可以试试以下方法来实现一劳永逸。单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的设置框中单击“编辑”选项卡，然后取消选择“按 Enter 键后移动”复选框，最后单击“确定”按钮即可。
2.1.4 实现以“ 0 ”开头的数字输入
在 Excel 单元格中，输入一个以“ 0 ”开头的数据后，往往在显示时会自动把“ 0 ”消除掉。请问有什么办法来让“ 0 ”不被消掉吗？
答：要保留数字开头的“ 0 ”，其实是非常简单的。只要在输入数据前先输入一个“‘”（单
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引号），这样跟在后面的以“ 0 ”开头的数字的“ 0 ”就不会被系统自动消除。
2.1.5 将整列数据转换为矩阵形式
请问如何将工作表中的整列数据转换成用矩阵来表示？
答：要实现一列数据转化成一个矩阵，必须保证该列数据的个数 L 要等于该矩阵行数 M 和列数 N 的乘积，即 L ＝ M × N 。然后按如下操作：选择该列的前 N 个数据，将其“复制”到剪贴板。再单击矩阵第一行的第一个单元格，然后从“编辑”菜单中执行“选择性粘贴”命令，在弹出的对话框中选择“转置”复选框，最后再单击“确定”按钮即把前 N 数据转换成了矩阵的第一行。接下来再选择该列中的下一组 N 个数据，执行“复制”。再将光标定位到矩阵的第二行的第一个单元格，执行“转置”操作。这样经过 M 次的“转置”后就把数据全部转换为矩阵形式了。
2.1.6 利用命令按钮快速实现合并
对行或者列进行合并操作是编辑工作表时经常会遇到的，可每次都要执行好几个步骤才能完成，请问有没有更快捷的办法？
答：其实系统为我们提供了合并单元格的工具按钮，只是它不是默认的工具栏按钮而已，可以按以下操作自行添加：单击“工具”菜单栏中的“自定义”命令，再选择“命令”选项卡，在左边的“类别”列表中选择“格式”后，在右边的“命令”选择列表中就可以找到“合并单元格”、“跨越合并”以及“撤销合并单元格”的命令按钮，如图 2-1 所示。图 2-1 添加命令按钮直接用鼠标将它们拖到工具栏上的合适位置即可。这样下次要执行合并操作时只要按对应的命令按钮就可以快速完成了。
2.1.7 让单元格数据斜向排版
有些工作表文件中的单元格数据是斜方向显示的，请问这个效果该如何实现？
答：要实现这个效果并不难，因为这是系统自身提供的一种排版模式。只需要找到相应的命令按钮。方法如下：单击“工具”菜单中的“自定义”命令，在“命令”选项卡的“类别”列表中选择“格式”项，在“命令”列表中找到“顺时针斜排”和“逆时针斜排”两个命令按钮，将它们拖到工具栏的合适位置。这样只要选择需要斜排的单元格，然后执行命令按钮就可以实现数据的斜向排版。
2.1.8 自动检测输入数据的合法性
由于特殊需要，我们对单元格的数据输入要求必须按统一格式来定义。请问可以在用户输入数据时自动检测其一致性吗？
答：只要为需要的单元格或工作表设置数据有效性检查即可。先选择需要进行该设置的单元格，然后在“数据”菜单中找到“有效性”命令，单击执行它。在弹出的对话框中选择“设置”选项卡。再从“允许”下拉列表框中选择要设置的类型，如“整数”、“小数”、“日期”等。如果对数据输入的大小或范围有要求的话，还可以对“数据”项进行设置，如图 2-2 所示。图 2-2 检测数据有效性当然还可以在“出错警告”和“输入法模式”选项卡中为单元
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