洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。
（五）、反复检查，认真修改
初稿写出后，要认真进行修改。写文章，需要下功夫。自古以来，好文章都要经过反复修改的，写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能通过。
1、关于主题的修改。看主题是否明确，主题论述是否集中，主题挖掘是否深刻。
2、关于观点的修改。修改公文要考虑到观点是否正确，表达有无问题。 3、关于材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过适当的材料表现出来。
4、关于结构的修改。修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，使全文更加严谨。
5、关于语言的精练。主要是修改不通顺的语句，不规范的字及标点符号。 修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。
6
三、公文的文面格式、用纸格式、排印格式、装订格式
编号 文件名称
7
NO 00ｘｘ
秘密 缓急
X X X 文件
X X字〔2006〕X号 签发人：X X X ??X X X
省人民政府
??X X X
省人民政府
X X X省人民政府
关于开展X X活动的通知
各市县、自治县人民政府： （正文）
附：《宣传提纲》3份
1、（一份） 2、（一份）
3、（一份）
X X X省人民政府
年 月 日 （公章）
（此件发至XX级）
主题词：????抄报：
??抄报：
抄报：
抄送：????X X X 省政府办公厅 ??X X X 省政府办公厅
X X X 省政府办公厅
年 月 日印发 ??????
发文字号
文件标题
主送单位
8
室与其他任何一个同级机关联合行文，均只用党委或党委办公室的公文版头。这是由党的机关的领导地位决定的。
发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准；规范化简称应由该机关的上级机关规定，由本机关自定的，一定要明示其他机关，不能只是自己使用而别人不认同。
2．份号
份号，即份数序号，是同一件公文印制份数的顺序号。在党的机关，用特定版头印发的秘密公文均应标注份号，不是用特定版头印制的秘密公文，有条件的也应标注份号。份号从NO.000001号开始，用6位阿拉伯数字标注于公文首页左上角。
秘密公文印制份号的目的是：便于对秘密公文进行管理和利用。凡是秘密公文，一定要做好保密工作，防止失泄密事件发生。
3—4．密级与保密期限
密级，即公文的秘密等级。公文中的密级分为绝密、机密、秘密3个等级。秘密可划分为国家秘密和商业秘密，其中，国家秘密划分为绝密、机密、秘密3个等级，商业秘密划分为“商业机密”、“商业秘密”2个等级。有秘密事项的公文应确定密级。用特定版头印发的公文，密级用3号黑体字标注。党的机关的公文，密级标注在份号下方，两字之间空1字；行政机关的公文，密级标注在公文首页右上角。如需同时标注秘密等级与保密期限，党政机关的公文，都用3号黑体字顶格标注在版心右上角第1行，秘密等级中间不空格，并与保密期限之间用“★”隔开。比如：“机密★3年”。
9
5．紧急程度（等级）
紧急程度（等级），是对公文送达和办理的时间要求。用特
种公文不标注主送机关；通报可标注可不标注主送机关，即一般情况下不标注主送机关，但表彰先进、批评错误、通报人大和政协选举结果，可标注主送机关。
10．正文
正文：也就是公文的主体，用四号宋体固定行距25磅，正文采用的格式可以是条款式，也可以是小标题式，还可以是图表式，无论什么样式，都是为内容服务。
正文是公文的主体，用来表述公文的内容，位于主送机关下方；不标注主送机关的公文，正文位于成文日期下方。县级及基层党的机关不标注主送机关的公文，正文在标题之下空1行排印。数字、年份不能回行。
正文中的结构层次序数应准确掌握和使用，即：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。常见的错误有：①第一层次用“（一）”；第三层次的“1.”写成了“1、”，把小圆点写成了顿号。②第一层次用“一、”，第二次用“（1）”，跳跃了两级。在正文层次不多的情况下，第一级用“一、”，第二级可用“1.”，但不能用“（1）”。为简化层次，正文中尽量不用多层次结构。
11—12．附件及附件名称
附件，是公文的组成部分，对主件正文起说明、注释、补充、证实、参考等作用的文字材料或图表，置于主件之后，另起一页开始排印，并与主体装订在一起。
公文如有附件，应在正文之后、发文机关署名之前排印附件
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名称。党的机关的公文附件不空行、行政机关的公文附件空1行，左侧空2字，用3号仿宋体字排印“附件”2字或“附”字，