文书、档案立卷归档管理标准(3)

   9．有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责，备考表应置卷尾。
    10．案卷封面，应按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
    11．装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对损坏的文件应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用打活结方法装订。
  （六）归档档案的查阅管理办法：
    1．材料归档后，由档案管理人员根据保密需要设定密级，密级分一级、二级、三级秘密，密级设定经总经理签字后生效。
    2．董事长、总经理可查阅所有密级档案资料。
    3．副总经理可查阅所负责工作范围内二级、三级秘密档案资料。
    4．部门负责人可查阅所负责工作内三级秘密档案资料。
    5．若需越级查阅档案资料，需经总经理批准。
    6．所有档案只能查阅，不得借出，特殊情况需经总经理批准。
  （七）查阅、借用档案的注意事项：
    1.查阅档案的人员，必须携带本人工作证、身份证，在查阅时不准边阅边议档案内容，更不准向无关人员泄露档案内容。
    2.查阅档案时不得涂改、拆散、抽出、增添、圈划、污损；
    3.未经批准，不得复印档案材料，摘抄复制的材料应办理登记手续并负责保管好，不得给无关人员阅看，用完必须自行销毁；
    4.查阅档案需到档案室进行，原则上不得带走；特殊情况需借出的，必须在当日归还。
    5.借用的档案，必须保证绝对安全，要严格保密，妥善保存，不准转借，不准交无关人员和本人翻阅，用完及时归还。