对机关文书档案实行质量管理的一些思考

　　对机关文书档案进行质量管理，就是要求机关参与文书档案产生、整理、保存和使用的各级、各部门领导和具体工作人员，能够运用专业技术和科学管理的方法，建立起一整套文书档案形成全过程的质量保证体系。其基本特点是：领导的高度重视、训练有素的相关人员参与、全过程质量监控、现代专业技术和科学管理手段的有效运用。
　　一、文书档案在产生过程中，需要注意三个要点
　　１．明确的“立档意识”。在进行某一项公务活动时，无论领导也好，具体工作人员也好，都要有明确的“立档意识”。领导在工作之初，就应明确交代有关承办人员对工作过程中产生的重要资料要起草好、修正好、补充好、整理好。具体承办人员要随时收集有关资料，每办完一项工作后，就按立档规则进行初步整理立卷，并及时移交档案管理部门存档。
　　２．产生过程中要求“准、全、精”。“准”，即文字资料与实际工作情况要相符，根据实际情况有所变动的观点、项目、要求等，要及时进行修正、补充。“全”，即涉及相关工作的资料要尽可能做到全面，每一个重要环节，每一个必要文件、图纸、必办的审批手续等没有遗漏。“精”，即形成的资料既要完整，又不能太多、大杂，把不必要的东西尽量清除，力求简洁、明了。
　　３．及时“补记”过程情况。在实际工作中，往往还有这样的情况：由于种种原因，在办事过程中，没有形成文字资料或没有完整的文字资料。这时，就应以“记事”的方式，尽最大力量进行客观的记载，并争取领导对此记载的认可或审定，及时归档，可以起到一定的“补救”和参考作用。
　　二、文书档案在整理、保存中需要把握三个重点
　　１．有序性和整体性。有序性，即在整理每一份文书档案时，都要做到按照活动发生、发展、结束的时序进行。整体性，即在反映一个公务活动的案卷中，不仅每个类别或专题的资料要齐全，而且，组合起来反映整个公务活动的整体案卷要完整，每个分卷之间的关系要清楚。要从全局的高度考虑立档资料的取舍、主次和详略。使人通过查阅，就能了解有关公务活动的全貌。因此，机关单位的机要保密部门平时就要与从事公务活动的业务部门保持密切的联系。经常对业务部门初级文书档案的建立提出积极的建议，以便在文书档案产生之初，就尽可能地得到完整的、必要的资料，避免事后弥补的麻烦。
　　２．专业性和较高的科学性。目前，我国的文书档案管理系统已具有较高的科学化、专业化水平，有了一套较规范的整理、保存和利用的手段。但是，随着计算机网络系统的介入，对专业化和科学化又提出了更高的要求。为此，文书档案部门一定要运用现代科学化的、专业化的手段，按统一的、规范的标准进行整理和保存。把文书档案的整理和保存纳入机关计算机网络系统之中。力争形成全系统，乃至全国整个文书档案界一个标准、一个模式，以便于整理、保存和利用。
　　３．历史性、现实性和未来性。一是要抱着尊重历史的态度去对待每份文书档案。在整理时，要充分考虑到它产生的历史条件和局限性，务必保持其历史的真实面目，绝不能随意进行增、删、改动。二是我们整理、保存的出发点和归宿都是为了研究历史及今后的利用。因此，要在充分尊重历史的前提下，考虑得要扎实、久远，防止出现人为的损坏，造成几代人、甚至永远无法弥补的损失。要有充分的前瞻性，为后人利用前人的档案创造尽可能周到的条件，做好基础性工作。
　　三、文书档案使用中需要坚持三个原则
　　１．保密的原则。保密是文书档案管理、使用的基本原则。这一点在提供使用中要首先把握好。文书档案的对外开放使用，特别是对国外、境外的开放，凡是涉及到一旦扩散，可能影响到党和国家最高利益的、或影响到本地区和本单位正当利益的，一定要慎之又慎，要按照严格的审批制度和程序进行。从事文书档案管理工作的人员，头脑中要始终绷紧保密这根弦，不能有丝毫马虎。