机关公文写作基础处理规则(3)

抄送:抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称,统称.公文如有抄送,在主题词下一行;左空1字用3号仿宋体字标识"抄送",后标全角冒号;回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号.如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关.
版记示意图
印发机关和印发时间:位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置;用3号仿宋体字.印发机关左空1字,印发时间右空1字.印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识.
版记中的反线:版记中各要素之下均加一条反线,宽度同版心.
版记的位置:版记应置于公文最的一页,版记的最后一个要素置于最后一行.
印刷份数:格式没有明文规定,根据约定俗成,一般是在最后一条反线下一行,用3号仿宋体字,置于小括号内,右空1字.
6.页码
用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,如"-1-","-2-",一字线距离版心下边缘7mm.单页码居右空1字,双页码居左空1字.空白页和空白页以后的页不标识页码.
7.公文中表格
公文如需附表,对横排A4纸型表格,应将页码放在横表的左侧,单页码置于表的左下角,双页码置于表的左上角,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边.
公文如需附A3纸型表格( 大表) ,且当最后一页为A3纸型表格时,封三,封四(可放分送,不放页码)就为空白,将A3纸型表格贴在封三前,不应贴在文件最后一页(封四)上.
8.公文的特定格式
信函式格式:发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm,推荐用小标宋体字,字号由发文机关酌定;发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细),距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗),两条线长均为170mm.每行居中排28个字.(首页不显示页码).发文机关名称及双线均印红色.(发文字号置于武文线一行版心右边缘顶格标识.如需标识秘密等级或紧急程度,可置于武文线下一行版心左边缘顶格标识).
信函式格式与便笺头比较
命令格式:命令标识由发文机关名称加"命令"或"令"组成,用红色小标宋体字,字号由发文机关酌定.命令标识上边缘距版心上边缘20mm,下边缘空2行居中标识令号;令号下空2行标识正文;正文下一行右空4字标识签发人签名章,签名章左空2字标识签发人职务;联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称.在签发人签名章下一行右空2字标识成文时间.分送机关标识方法同抄送机关.其他要素参照相关要素说明.
命令(令)格式
会议纪要格式:会议纪要标识由"××××××会议纪要"组成.用红色小标宋体字,字号由发文机关酌定.会议纪要不加盖印章.
(四)公文的稿本
文稿与文本合称稿本.
文稿即起草文件过程中形成的历次稿子,包括草稿和定稿.草稿按形成的先后顺序分为初稿,二稿,三稿等,按用途分为修改稿,修正稿,讨论稿,征求意见稿,送审稿,报批稿等.定稿又称正稿,原稿,底稿.它是印刷文件的标准依据,也是日后工作查考凭证.
文本可分为正本,副本,存本,暂行本(也叫试行本),各种文字文本.
三,常用公文文种及其选用
公文文种即公文的名称,用以表明公文的性质,适用范围和作者职能权限以及制发公文的目的要求等.行政机关的13种主要公文:
(一)命令(令)
适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员.类别有:公布令,任免令,授勋令,嘉奖令,指挥令,否决令,通缉令,特赦令,戒严令,动员令,通令,手令等.
命令(令)一般由标题(包括发文机关,事由,文种),发文字号,正文,签发人,日期等几个主要部分.
(二)决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项.决定可以分为:法则性决定,重大事项决定,机构,人事决定,具体工作决定.
决定一般由标题(包括发文机关,事由,文种),受文单位,正文,发文机关,日期等几个主要部分.如:国务院关于授予巴金"人民作家"荣誉称号的决定.