（3）常用文种：有二三十种,包括公约、条约、协定、议定书,外交声明、公报、宣言，照会、备忘录，外交信函、电报，国书、颂词、答词，全权证书、批准书、委托书、领事任命书、领事证书，护照、签证等。狭义的外交文书仅指照会、备忘录、函件3类。
用法：
（一） 照 会
照会分正式照会和普通照会两种。
正式照会由国家元首、政府首脑、外交部长、大使、代办、临时代办等人签名发出，并用第一人称写成。一般不盖机关印章。普通照会由外交机关（外交部）或外交代表机关发出，行文用第三人称，加盖机关印章，一般不签字。但有的国家要求加盖印章后再由使节或受权
的外交官签名。正式照会和普通照会的区别还在于它们使用范围不同。 正式照会用于：
1．重大事情的通知。如国家领导人的变更，大使、领事的更换，承认、断交、复交等事项的正式通知。
2．重要问题的交涉。如建议缔结或修改条约，建议召开双边、多边国际会议，互设领事馆，委托代管本国财产，国家元首、政府首脑的访问以及其他有关政治、军事、经济等重要问题的交涉。
3．隆重的礼仪表示。如表示庆贺、吊唁等等。
4．为了表示对某一件事的特别重视，也有使用正式照会的。
普通照会用于进行一般交涉、行政性通知、办理日常事务、交际往来。由于外交文书日趋简化，普通照会的使用范围也越来越广，政府之间关于重要国际问题的来往，现在也多使用普通照会。
普通照会以同样内容普遍分发给当地各外交代表机关的，亦称通告照会。例如，外交部用以向外交团发送各种事务性通知、规定、条例等照会，以及各外交代表机关用以通知大使、临时代办离任、返任，外交官到离任、例假日等。这类通告照会可复印，受文机关可写“各国驻××国外交代表机关”。
（二） 对 外 函 件
对外函件（包括外交函件）形式简便，使用范围较广。国家领导人、外交人员以及各部门各机构写给外国相应人员与机构的书信都可采用这种形式。根据内容情况，凡属重要者，视为正式函件，凡属事务性者，视为便函。一般说来，领导人和外交代表之间的亲笔签名信即属外交函件。
（三） 备 忘 录
备忘录是外交代表机关之间使用的一种外交文书，用来说明就某一事件、问题进行交涉时在事实上、立场上、法律方面的细节，或用来重申外交会谈中的谈话内容。可面交或送交对方，无客套语、致敬语，开头就叙述事实。在会谈或交涉中为了对方便于记忆谈话的内容或避免误解，可预先写成备忘录面交对方，也可在谈话后将要点用备忘录送交对方。为了叙述事实或陈述、补充自己的观点、意见或驳复对方的观点、意见，如果用照会过于郑重时，可使用备忘录。有时为
了提醒某一件事，作为一种客气的催询，也可送交备忘录备忘录也可 以作为正式照会或普通照会的附件。
面交的备忘录，不编号、不写抬头、不盖章；送交的则要编号、写抬头、要盖章。有的标上“备忘录”三字。
（四）电报
国家领导人、外交代表，各部门和机构亦常用电报同外国相应人员及单位进行文书往来。电报多用于祝贺、慰问、吊唁及各种事务性联系。抬头应写清受电人国名、地名、职衔、姓名，发电人亦应具职衔和全名或机构名称。
电报可直发收电人，亦可发有关国家外交部转或通过驻外使馆转交。 司法文书
（1）适用范围及特点：侦查、检察、审判、公证等司法机关在处理各类案件的各个环节、步骤上形成与使用的专用文书
特点：其制作须严格遵循法律规定。确定生效之后的判决书、裁定书等，在执行上具有强制性。司法文书作为书面依据和凭证，代表国家意志，适用法律，惩罚罪犯，保护公民，调整国家、集体(团体)、个人之间的法律关系，保障社会秩序。 （2）特殊要求：
1.具有统
一、固定的行文格式，目的在于明确反映参与人的身份事项、案由、案件的事实、证据、理由、结论。审理的组织方式和人员等基本内容，体现法律程序要求的特定项目，以保证司法文书的合法性、完整性、准确性和有效性。
2.具有实事求是、严肃庄重、准确精练、逻辑严密的语体风格。
3.内容主要包括叙事、举证、说理和结论等，要求符合哲理、事理、法理、文理四者统一的原则。
4.结构相对固定，除标题、首部、尾部外，正文多数按照事实、理由、结论的顺序排列。
5.书写要求用钢笔黑墨水写，字迹端正、标点正确、数字正确，文中的发案时间、有关人员年龄、金额及实物数字等均用阿拉伯数码。 （3）常用文种：判决书、裁定书、诉状
司法文书的种类很多，按参与诉讼活动的不同职能的机关分：
侦查机关，主要有控告、检举书,控告、检举笔录，自首书,讯问、勘验、检查、搜查笔录，立案报告，案件侦查终结报告，提请批准逮捕书，逮捕证，通缉令等；
检察机关，主要有起诉(免于起诉)决定，批准(不批准)逮捕决定，起诉书，抗诉书，补充侦查意见书等；
审判机关，主要有诉状，开庭通知书，案件审理终结报告，调解书，判决书，裁定书，执行通知书，审判庭笔录,合议庭评议笔录,宣判笔录，刑事判决布告等；
在公证机关形成的有证明书、委托证明书等公证书。
计划文书
适用范围及特点：是对未来一定时期内的工作目标、任务、措施和实现步骤等而作出的预测和设想，并把这些设想写成系统化、条理化的书面材料。这类文书虽未列为国家正式公文，但党政机关、社会团体、企事业单位及其他各种组织经常用到，使用的频率较高。
特点：
1、超前性
2、创新性。
3、指导性。
4、客观性。
特殊要求：
1、基础材料要准确。
2、任务指标有余地。
3、使用朴实的语言。
常用文种：计划、规划、方案、纲要、要点、打算、设想、预测和意见 会计文书
适用范围及特点：
特殊要求：
常用文种：
科技文件材料
适用范围及特点：在科研、设计、生产、建设等工作中，以特定的图形、符号、文字、数字和音像，描述自然现象、专业技术活动与传递科技思想的最初记录。是科学技术档案的前身。