浅析提高办公室工作效率的途径(2)

　　（二）管理人员不足，工作压力大
　　独立学院具有赢利的性质决定了管理者会从成本上考虑，人为地减少工作人员的数量，节约学院的运营成本，这就增加了在职工作人员的工作强度。另一方面，全国现有独立学院326所，在校生达186.6万人，承担全国三分之一本科人才培养的重任。随着办学规模的扩大，学院办公室所承担的日常管理工作大幅度增加，加上学院办公室作为学院有关部门任务下达的终端、各项信息收集的初端，工作量大、任务之繁重可见一斑。
　　（三）管理人员素质亟待提高
　　目前，独立学院办公室存在管理人员素质不高，来源途径多种多样，学历参差不齐的现象。一方面，高校在引进高层次人才的过程中，承诺对于配偶进行合理的安置，部分人员被安排到行政管理机构，如图书馆、办公室等，而这些人员由于学历不高，专业不对口，影响到办公室工作人员的整体素质；另一方面，学院没能定期对办公室管理人员进行相应的技能培训。诸多原因导致办公室管理人员的素质不高，无法满足学院快速发展对工作人员能力的要求。
　　（四）分工不明确，权责不清晰且缺乏协调
　　独立学院是我国高等教育发展史上的一种全新的尝试，它的管理体制与传统的院校有些差别，因此，不能照搬原先的管理制度；另外，由于国家教育发展的需要，独立学院的规模快速膨胀，院系逐渐增多，内外联系变得更加频繁且多变，这导致独立学院的各项管理权限、职责划分不够及时，将严重制约办公室工作管理的有效性。在办公室工作中，由于分工、工作季节性等原因，在某一段时间内，经常会出现一部分人工作很忙，而另一部分人却相对较轻闲的局面。正是由于缺乏协调，经常会形成抱怨，甚至引发内部的不团结、工作间的不配合现象。 　　三、提高独立学院办公室工作效率的途径
　　根据本文对办公室职能的定位和目前办公室管理中存在的主要问题的分析，提高独立学院办公室的工作效率，应该从以下方面入手：
　　（一）变被动为主动，提高服务意识
　　首先，办公室人员要增强自己的服务意识，要清楚地认识到自己工作的价值是通过服务体现出来的，要变被动的服务为主动服务，主动承担起自己的参谋助手职能，认真调查、收集、筛选、分析对学院发展有价值的信息，供领导研究，为领导献计献策。同时，也要主动地为全体老师和全体学生服务。其次，要提高服务的本领，办公室的工作涉及面广、工作量大，如何在繁杂的工作中做到有条不紊，让师生满意，这就要求管理人员必须十分清楚所负责的业务，掌握相应的服务技巧，优化服务程序，使服务工作既及时周到又不出差错。
　　（二）建立制度，形成良性运作机制
　　办公室工作要适应高等教育改革的需要，就必须加强制度化建设，使员工有章可循，有章可依。一是完善日常工作制度，明确权责分配。要做到事事有人管，人人有事干，同时也必须强调协作精神，做到分工不分家，有事大家帮，员工之间能够互相支持和帮助。二是制定完备的工作程序，照章办事。面对如此繁锁的日常工作，如果没有一个合理的工作程序，很容易导致事倍功半、效率低下，所以学院必须对办公室的工作程序有一个明确的规范，对接待事项、印章使用及管理、文件管理、档案管理等都要明确其操作程序和流程，才能做到有条不紊，忙而不乱。三是员工要提高监督与自我监督意识，灵活督察方式。有良好的规章制度还需要通过有效的监督将它执行到位，否则再完备的制度也只是一纸空文，所以办公室负责人要把颁布的学院管理文件落实到位，用制度来约束人。四是鼓励先进，惩罚落后，调动职工工作积极性。能否调动员工的积极性，是提高整个学院办事效率的前提，因此领导要善于激励，赏罚分明，并将它上升到规章制度，在工作中通过某种外部的激励，激发被管理者的工作积极性。
      （三）鼓励创新，摸索新的工作思路