合肥精都机电仪表有限公司 信息沟通和协商控制程序 文件编号： HFJD-ESP721-2014A 实施日期： 2014.08.15 版本：A 状态：0 本文件属合肥精都机电仪表有限公司所有，禁止在未经授权的情况下将其复制或提交给第三方。 1 目的
建立有效的参与协商和沟通机制，保证员工充分参与质量、环境和职业健康安全事务的协商与管理，保证内外部信息得到及时、有效地交流。 2 范围
本标准规定了公司质量、环境和职业健康安全管理体系内部沟通及信息管理的职责和程序。 本标准适用于质量、环境和职业健康安全的协商和内外部信息交流的管理。
3 职责
3.1 综合部负责质量、环境和职业健康安全运行中信息的协商和沟通的综合管理，负责统筹内外部信息的传递、处理，并做好相关信息的汇总工作。 3.2 各职能部门应确保信息传递和沟通的及时、准确。 4 定义 无
5 程序
5.1 内部沟通和参与协商方式
可采取会议、评审、书面材料、修改通知单、内部刊物、布告栏、电子邮件、声像、内部局域网络等方式进行传递和沟通。
5.1.1 以综合部为牵头部门，定期组织质量、环境和职业健康安全工作例会，定期组织相关部门进行安全检查。
5.1.2 员工参与风险源确定、方针目标方案制定、参与事件调查以及影响健康安全的变更和建议等事宜。 5.1.3 由综合部和承包方等相关方进行影响环境和职业健康安全的外部事宜（包括变更）协商工作。 5.1.4 在员工中确定一名职业健康安全代表，参与有关活动，就有关员工对职业健康安全方面的建议与综合部协调研究，并形成决议。 5.2 信息的管理
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5.2.1 信息管理系统
5.2.1.1 为了保证信息处理及时、有效，形成闭环管理，综合部负责全公司信息系统的归口管理工作。 5.2.1.2 各部门配备兼职资料管理人员，负责本部门信息的收集、反馈和处理。
5.2.1.3 各职能部门兼职资料管理人员业务上受综合部指导，负责本部门信息的管理工作，并对信息的畅通、及时处理负责。 5.2.2 信息的分类
5.2.2.1 按信息的时序分为常规信息和异常信息：
a) 常规信息是指日常性的信息反馈。
b) 异常信息是指在产品、服务或活动中由于突发事件而造成的各种影响。 5.2.2.2 异常信息按影响程度分为A、B、C三级： 5.2.2.2.1 A级信息：
a) 影响产品性能、危及人身安全、相关方强烈抱怨，不符合法律法规，有损公司信誉和公司形象的信息；
b) 影响大、损失较严重的质量、质量、环境和职业健康安全事故的信息； c) 由于放松管理使体系处于（或可能）失效的信息；
d) 在信息流转过程中无法预见或在短期内频繁出现的B级信息。 5.2.2.2.2 B级信息：
a) 影响产品正常生产、危及健康安全的信息； b) 产品、服务、活动中相关方要求及时解决的信息；
c) 质量、质量、环境和职业健康安全的不合格项及采取纠正措施的信息。 d) 在协调过程中无法解决，或频繁出现的C级信息。 5.2.2.2.3 C级信息：
a) 仅涉及本部门影响较小的质量信息； b) 一般的不合格或有差异信息； c) 相关方偶然抱怨且涉及面较小的信息。 5.2.3 信息的收集和反馈
5.2.3.1 各级兼职资料管理人员收集到信息后，按信息分级记录，需要时填写《工作联系单》进行反馈、传递和处理。
5.2.3.2 当需要传递的信息在《工作联系单》栏目内不足以反映时，应另附详细说明。
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5.2.3.3 各职能部门在其规定的职责活动内所发生的记录，按其本身的要求均为信息传递的表现方式。 5.2.3.4 各部门每月组织一次内部信息交流会，向员工传达公司的相关内外部信息，听取员工意见和建议，以达成共识，增强意识。 5.2.4 信息的分析和处理
5.2.4.1 各部门兼职资料管理人员每月将重要的、重复发生和不能解决的信息经本部门经理批准后报综合部，为制定纠正和预防措施提供信息依据。
5.2.4.2 相关部门按规定的时间上报各种常规信息，综合部对收集到的常规和异常信息做好汇总、分析工作，提出有待解决的问题及改进要求，传递相关部门进行纠正预防，并对纠正预防的结果进行验证。 5.2.4.3 当发生A级信息时，责任人员应立即呈报综合部，也可越级上报总经理，紧急状态执行《应急准备和响应程序》。
5.2.4.4 当出现A、B级信息时，综合部会同有关部门分析问题产生的原因，组织落实纠正和预防措施。 5.2.4.5 当对责任的归属有争议时，可向综合部反馈，综合部应核实信息内容，提出处理意见。 5.2.4.6 各职能部门每年对信息进行分析，并提出建议性的措施报综合部，综合部负责综合分析后，提交管理评审。
5.2.5 信息处理时限的规定
5.2.5.1 C类信息应在当天处理完毕。
5.2.5.2 B类信息提出部门四小时内完成情况分析和信息传递。责任部门应在五天内完成原因分析和纠正/预防措施的落实。
5.2.5.3 A类信息提出部门四小时内完成情况分析和信息传递。责任部门应在七天内完成原因分析和纠正/预防措施的落实。
5.2.5.4 对于安全事故，任何人员和部门应立即报公司有关领导或报综合部。发生部门或发现部门负责在二十四小时内补填《工作联系单》。
5.2.6 各级资料管理人员应定期对有关信息记录分类、归档、保管。详按《记录管理程序》执行。
5 记录
工作联系单
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