学籍管理办公室主要工作职责
一、学籍管理
1.负责普通本专科新生入学资格审核、新生学籍注册及在校生学年注册；
2.办理学生休复学、转专业、转学、退学、重新编级等学籍异动手续；
3.负责本科学生专业分流及转换管理。 二、成绩管理
1.负责普通本专科、辅双学生各类成绩的审核、管理和归档； 2.实施学业预警制度，组织学生学分清理及反馈。 三、辅双管理
1.负责校内辅双及各类联合办学辅双报名资格的审核； 2.负责辅修双学位教学计划的审核。 四、毕业管理
1.负责普通本专科、辅双学生电子注册图像的采集；
2.负责审核普通本专科、辅双毕业班学生毕业资格和学士学位资格，确定各类证书发放名单；
3.负责各类证书的制作、发放及证书信息的归档工作； 4.办理毕业证明书、开具各类在校生应届毕业生的学籍学历证明。
五、其他方面
1.负责拟定有关学籍管理方面的管理制度并组织落实； 2.学校和处里安排的其他工作。
学生办事流程 1、 休复学及申请降级
学生在教务处网站下载并填写《学籍异动审批表》家长签意见提供县级以上医院证明（仅限因病休复学者）学生所在学部（院）年级辅导员、分管学生工作副书记签意见校医院公共卫生科或医务科鉴定教务处学籍管理办公室办理相关手续《学籍异动表》送达学部（院）学生工作办公室及校档案室、财务处、学工部
说明：
⑴休学及申请降级手续仅限于大四上学期（含）及之前学期；
⑵办理休复学及申请降级手续依据《湖北工业大学普通高等教育本科学生学籍管理规定》进行；
⑶因病休复学及申请降级的学生需要医院证明、鉴定，其他学生不需要； ⑷办理休复学及申请降级手续时对学生成绩、学籍状态等做出实时处理； ⑸办理休复学及申请降级手续一般在受理当天办理，最长不超过三个工作日做出回复；
⑹因参军入伍或中外合作办学保留学籍必须在教务处办理保留学籍手续，否则不能享受相关优惠政策；
⑺《学籍异动审批表》下载地址（教务处主页—管理资料—常用资料与表格）：http://dean.hbut.edu.cn/
2、转专业
学生凭转专业通知到转入学部（院）教学办办理相关手续学部（院）教学办将公示后拟批准的转专业学生报教务处汇总学部（院）教学办组织相应考试、面试学生到教务处网站下载填写《转专业申请表》找转(入)学部（院）部（院）长签署意见及加盖学院公章，并将申请表提交转入学部（院）教学办教务处网站发布转专业通知说明：
⑴转专业只针对大一、大二在校本科生及大一在校专科生,提交转专业申请表的时间一般在第二、四学期第16周，具体时间以教务处网站通知为准； ⑵转专业需依据《湖北工业大学普通全日制学生转专业实施细则》进行； ⑶转专业学生在第三、五学期第一周内到学籍管理办公室领取转专业文件并到转入学部（院）报到；
⑷《转专业申请表》下载地址（教务处主页—管理资料—常用资料与表格）：http://dean.hbut.edu.cn/
3、大类分流
学生登录教学管理平台查询学籍更改情况学部（院）将大类分流名单报教务处学部（院）根据大类分流实施细则及学生志愿确定分流名单并公示学生根据学部（院）大类分流实施细则填写志愿学部（院）制定大类分流实施细则第四学期末教务处根据学生成绩计算学分绩点并反馈给相应学部（院）教学办 ⑴大类分流学分绩点计算不包含公选课；
⑵大类分流具体进行工作由各学部（院）教学办负责。
4、退学
说明：
⑴退学手续应由学生本人办理；
⑵办理退学手续需依据《湖北工业大学普通高等教育本科学生学籍管理规定》进行；
⑶办理退学时对学生成绩、学籍状态等做出实时处理； ⑷办理退学一般需要7个工作日下达红头文件；
⑸《学籍异动审批表》下载地址（教务处主页—管理资料—常用资料与表格）：http://dean.hbut.edu.cn/
需要办理肄业证的同学可向教务处提出申请。退学决定（退学决定以学校红头文件形式下达）到大学生活动中心三楼学生科领取《学生离校手续通知表》并办理离校手续教务处学籍管理办公室办理相关报批手续学部（院）学生所在年级辅导员、分管学生工作副书记、部（院）长签意见家长签意见教务处批准后，公示一周因病、出国留学等理由主动申请退学，需学生本人下载并填写《学籍异动审批表》按学籍管理规定给予退学处理的，由学生所在学院起草文稿并说明引用条款