将电子询盘转化为真实订单：一个较好的回复询盘样本
Dear buyer: （买家您好,）
It is good to hear from you again.You inquired about my bamboo baskets on September 15,1998.I sent you a company catalog at that time.I can send you a second catalog if you need?
（很高兴再次收到您的查询：您在去年9月15日曾向我们查询过竹篮，那时我们曾寄过公司目录给您，如您需要我可再寄一次给您。）
You are not the only importer in Brazil that has asked us about bamboo baskets. I have also received inquires from ABC company,Universal Co Ltd in Brazil,but they always inquired another kind of baskets.I will introduce this kind of basket for you if you need.Would you like me to help you by making a special sample for you Brazil market?
（您并不是巴西唯一向我们查询过竹篮的进口商，我们也曾收到来自巴西ABC、Universal等的进口商的查询，但他们总是查询另一种竹篮，如您有需要，我可以向您介绍那一类的竹篮，您是否希望我为您的巴西市场做些特别的样品给您？） We are a professional bamboo products manufacture with 14 years experiences in China,offering over 1,500 various kinds of bamboo products and monthly output up to 5 millions pieces.We are the best manufacturer that you can trust in China.The details for the product(as the attached photo)you inquired as
following :FOB XXX,Min.Order:2,000,Price:USD1.80/pc,Delievery Time:30 days after the receipt of send you a smaple with catalog together. I look forward to see your reply!
（我们是有十四年专业竹制品经验的中国制造商和提供超过1,500种多样的竹制品，月产量达五百万个，是您最值得信赖的中国竹制品供应商。您询问的产品如附图资料如后：XXXXXXXXXXXX。我明天会寄一份目录给您，若您能提供您的快递帐号，我们将把样品一同寄给您！ 期待尽快收到您的回复。）
点评：
（1）给买家提供最初查询您产品的回忆参考点，这样有助于买家回忆起他是在什么时候，通过什么方式，对什么产品产生了什么样的兴趣或问题。因为固有的熟悉感会增加买家与您合作的兴趣与信心。买家一天中会发出许多查询，如果您的回复与其它回复相比无任何出众地方，只能陷于一大堆无聊的产品报价，不会吸引买家。这种回忆的参考点有时间，事件或物件等。在本例中，供应商使用的是时间和事件：“您在去年9月15日曾向我们查询过竹篮，那时我们曾寄过公司目录给您”；
（2）给买家适当的增加些许压力，目的在于促进买家回复的速度与认真程度，有些目的甚至在于迫使买家不得不进行采购行为。在本例中，供应商告诉买家你的竞争对手或同行正在与我取得联系，并且我一直协助你的同行抢占你的巴西市场。如果供应商原先的合作客户是A级买家，那么对这位新买家就具有带动作用；如果是同级，这位新买家就会更加迫切的进入竞争状态中来；当然你不能告诉你的买家“我们原先一直和比你规模小的买家合作”，这样会使他觉得对你的信心不足。原句是：“您并不是巴西唯一向我们查询过竹篮的进口商,我们也曾收到来自巴西ABC,Universal等的进口商的查询”；
（3）告诉买家作为供应商你是做什么产品的？你能做到如何？买家凭什么完全的相信你？这就是企业介绍与实力规模证明。在本例中，供应商用一系列数据证明了自己的规模与实力，如：“十四年专业竹制品经验”、“提供超过1,500种多样的竹制品”、“月产量达五百万个”；
（4）回复时切记服务理念，回复的出发点不是供应商要向买家索取什么，而是表明供应商能为买家做什么。本例中，供应商热忱与负责的服务态度使买家能够感受到与其合作的良好基础。如：“如您需要我可再寄一次（目录）给您”、“如您有需要,我可以向您介绍那一类的竹篮”、“您是否希望我为您的巴西市场做些特别的样品给您？”；
（5）主要问题：所答即所问，所答非所问很多供应商认为网络营销首先就会遇到一个问题，即样品寄送的问题，在上一次邮件中我们也和大家分享了很多样品寄送的经验，大家可以发现，不同的供应商有不同的样品寄送原则，需要大家根据实际情况灵活应用，这位供应商就很聪明，买家要样‘品’，那我就免费寄一份样‘本’给你看，也算所答即所问。但样‘品’呢，怎么说？反正供应商没表示是否免费寄送，只要你给了快递帐号，我就会一同寄送，如果你要不给快递账号呢？我也没说不送（但后来，他告诉笔者，还是送了，轻工艺品，不看样品不成）。这也算所答非所问吧。
（6）不寄样本行不行？行！网络沟通无极限，虽说样品不能电子传送，但样本总归是能够电子传送吧，而且方便，快捷，成本较低。我们说不仅是回复时可以传送样本，而且平时就应该使用这种方式做推广。在本例中，加上上面附的图和后来附的资料，就是一个完整的产品样本。如果你还有其它样品可以推荐，也完全可以一并附上。
（7）把询盘转化为订单的一个秘诀就是吸引买家尽快回复你的回复，通过一封简单的买家查询在你和买家之间迅速建立起沟通的渠道。本例是如何做到的呢？ A、我可以再寄样本给您，如果你回复我；
B、我可以向您介绍您的同行采购的那种产品，如果您回复我； C、我可以为您做些特别的样品，如果您回复我；
D、如果你想知道1,500种样品如何，我可以向您介绍，但你要先回复我； E、如果你想要样品，请回复我； F、期待尽快收到您的回复；
一封完整的感谢信：感谢+公司介绍+负责人的签字或署名
如何筛选高质量的客户：
公司网上访客多当然是好事，但每天忙于处理询价要花费大量时间，学会如何筛选有用的信息就非常必要。
首先，对查询分类，重点处理那些针对性很强的、可以称得上是询盘的电邮。从买家查询的内容来看，你能判断出来哪些是真正的询盘。比如，他会要求你就某一种产品进行报价，具体到数量、规格、包装、产地、质量标准、到货港口，对这样的查询，就要认真对待，因为这可能是一个真的买家要买货。
其次，敢于舍弃。如果以为每个询盘都是要向你买货未免过于天，有的询盘过于宽泛，也许
只是客人调查市场行情的一种手段。因此，如果你不放弃这些泛泛的信息，每天只是回复客户就会让你穷于应付，无暇顾及其它。
最后，不能忽略这一类电邮--客人提出要你目录册里没有的产品，询问你是否可以提供。“这种信息对于我们的价值不亚于一个实实在在的定单。”新汉伦纸业有限公司的张志闵先生说。该公司从事纸品包装的生产和出口，经常有客户在电邮中附上自己要求的图样，提出纸质、颜色、款式、规格等特殊要求，询问公司能否制作，针对这类询盘就要给予特殊的重视。因为一方面客户发这类询盘时往往是因为以前供应商无法满足需求，对你而言这就是一个很好的机会；另一方面就算最后你没有拿到这张订单，但在邮件往来的过程中你可以了解到新产品的市场需求和各项技术指标，而这是你平时花大价钱也很难搞到的东西。
如何应付网上杀价：
网上买家绝对是有备而来，他不会没有访问过其他供应商的网站而只对你情有独钟。他们会在掌握了众多供应商的情况后，再从中挑选产品质量、价格、付款条件最合适的人，或者通过供应商急于成交的心理用一家的价格去打压另一家，或者让各供应商自相残杀，他再从中获利。那么如何应对这样的情势呢？
关键是要了解自己的同行。表面上是买家在压你的价，实际上是你的同行和竞争对手在压你的价！所以深入了解自己的同行就非常重要。我们除了在阿里巴巴上找订单，我们的市场人员还经常在阿里巴巴网站上按照产品分类的目录寻找同类产品的供应商，尝试从买家的角度去看自己的同行和竞争者，比较我们和他们的优劣。这样和买家讨价还价时就可以做到心中有数，有些产品我们知道目前别人还无法做，或做的不如我们，我们就会很强硬；有些产品我们知道别人也在做，而且从产地和描述来看，成本有可能比我们低，这时候我们的价格就会比较灵活，以占领市场为原则。
我们加入“中国供应商”已经有3年多时间了，有收获，也走过弯路，总结这几年的经验，我们觉得网上贸易要求供应商对市场关注程度更密切，对价格的变化更敏感。你只有像买家一样了解市场，才能判断买家对你开出的低价在市场上是确实存在呢还是他压价的一个策略。
现在我们是根据市场行情制定一个底价，无论客人的定单有多大，低于底价肯定不会做，当我们发现我们在某类产品上缺乏竞争力时，我们很快就会淘汰这类产品。同时，无论是网上市场还是传统市场，最终把你和你的竞争者区分开来的还是产品的质量和创新，质优自然不怕压价。
如何给予买家专业回复：
1、 安排专人接收和回复询盘，操作人员请假前要安排好替岗人员；
2、 开通宽带，保持随时在线的状态，一般无特殊情况，客户的每次询价提问确保在一天内完成，并尽量尽量争取在两小时内完成。同时要确保报价准确，如果需要，报价时连同电子样本、报价单一起发出，如果无法立即给予准确的答复，可以先回信告知买家已收到询盘，告知买家无法立即回复的原因，并承诺在某个确切的时间点之前给买家准确的答复。
3、 回复时重点告诉买家你能为他做什么,扼要介绍公司并强调优势所在,完整填写公司名称、创办年份、总资产、年销售额、奖项、联系人、电话和传真等，让买家感觉你是一家很正规的公司。
4、 建立详细的产品图库，最好请专业人员拍摄产品图片。对每份产品进行详细表述，包括产品名称、规格、型号、最小定单量、关键人、价格、国际认证和技术参数等信息；
5、 同一产品能有针对不同地区或特点客户的多种报价。一般来讲中东和东南亚地区的客户对价格特别敏感，要求第一次报价就有竞争力，而美国的客户对产品的附加值和服务比较关心，报价时就要考虑这部分的成本，同时要向客户说明你的报价里包含了哪些附加服务；
6、 收到买家询盘后要建立档案，本来我们对这块工作不太重视，后来在杭州的百年客户培训上看到其它公司的做法很受启发。现在我们的操作人员收到询盘后的第一件事就是到我们的档案库里去进行比对，如果这家客户以前给我们发给询盘，我们就会把2封询盘结合起来回复，有时候买家也会糊涂的，如果你提醒了他，他会觉得你很专业，对你的印象就特别好。如果比对后发现这家客户以前没有给我们发给询盘，我们就会把他当成新客户记录到档案中。
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为什么买家宁愿从外贸公司那里购货
大家都知道，如果客户直接从工厂采购，价格肯定会比通过贸易公司低，但为什么客户还是宁可花高一点的价格向外贸公司购货呢？
1、成本：虽然从工厂直接采购的价格会比通过外贸公司要低，但一个客户往往需要多种产品，有时候很难从一家工厂那里都能得到满足。那么为了满足自己的需求，他就必须配备足够的人手和不同的工厂打交道，这其实增加了他的人力成本，也抵消了从低价采购当中得到的好处，这在日用品和百货用品中非常常见。
2、风险：作为一个客户，他需要一个稳定的供应渠道，毕竟他并非一个直接的消费者，所以他要能随时正常的采购来保证正常的供给（给客户的下家）。如果他直接从工厂采购，一旦工厂方面出现问题时，他就面临着如何寻找替代者的问题，而寻找个替代者并非易事，也需要时间，这就存在着整体供应链脱节，而通过外贸公司采购，肯定要稳定的多。 3、市场秩序：大家都知道生态系统保持平衡才能保持发展，否则就会出大问题。大家应该知道到国内采购的客户很多都不是直接用户而是中间商。那为什么国外直接用户不到国内采购呢？主要也是因为以上两个原因。同时还因为在长久的商业历史中形成了一个稳定的工厂-外贸公司-中间商-直接用户这样一个稳定运转的链条，作为客户他本身并不希望破坏这一结构，产生不稳定的因素，毕竟要形成新的链条需要时间和金钱。
4、二者之间服务意识的差别：外贸公司由于长期从事外贸工作，在这方面积累了许多经验，而这些经验恰恰是工厂所缺乏的，工厂在初期最容易犯的错误有以下几点：
1）、吝于供样：试想一下，如果你去买衣服，而商店却把衣服锁在柜子中，你只能看，不能摸，你会买吗？显然不会。同理，如果你不能给客户提供足够的样品供他们挑选并向最终用户推销，客户又怎么会给你下单呢。
2）、反应缓慢：市场变化快，而且竞争激烈，客户通常都是同时向几家供应商询盘的，如果你反应缓慢，无疑你会丧失商机。试想一下，你通过普通邮件给客户寄样，而你的竞争对手用特快寄样，那么客户在收到你的样品之前，可能已经确认了他人的样品，甚至已经下单，你能有机会吗？同时，客户还会对你产生不好的印象，认为你并不重视他们，不珍惜机会，一旦不良印象产生，要想更改就太难了；
3）、急功近利：我经常在向工厂询价时，工厂第一反应是你有订单吗？订单量有多大？这反应了工厂在考虑问题时，只考虑了所得，却在忽视如何去取得，不愿付出取得的代价。其实，很多订单的争取是要通过双方的良好合作去争取的？这是一个漫长的过程。如果你在这样急功近利的思想指导下开展工作，无疑无法取得对方的信赖；
4）、考虑不周：经常碰到这样的情况，向工厂索样，工厂也很快就寄样来了，收到一看，傻了。小小的几块布，没有价格，没有规格，没有编号，甚至连谁寄来的，都不清楚。这样一来，其实就浪费了双方的时间和精力。
而以上这几点恰恰是做外贸最忌讳的，大家平常都在说“客户至上”，以上所述的作法显然无法让客户感受到这点的。如果无法改变目前的作法，是无法取得突破的。
为什么要重视小定单
订单背后存在众多机会，抓住一次，也许就能跨上新的台阶，如果失去一次，可能永远无法实现飞跃。
我们有家客户是加拿大的礼品进口商，他们在中国发现了很多既漂亮、价钱又便宜的产品。但是中国的厂家却要求每次订货数量不能少于2,000-3,000件。他们向我们抱怨说：“这样的量，对沃尔玛没问题，对我们这样的小公司就难了，因为有些款式的产品我们需要时间去推销，不可能一下子订那样多。”他希望中国出口商对小额订单的处理能够灵活一些。
很多出口企业为了避免小订单带来的麻烦，往往对小订单加以限制，或者规定最低订货量，或者在付款方式上有特别要求。比如有一家生产、销售锂电芯的电子公司规定，最低订货数量不得少于1,000只；如果订单金额不到10,000美元，则付款方式必须是T/T预付，不接受L/C即期。企业这样做，当然有其自身的考虑，但是考虑眼前利益的同时，也应当着眼将来，审视一下小订单的发展潜力，说不定能从中发现大的机会。
小额订单为出口商所不喜的主要原因是比较成本高。有一家委托我们代理出口的企业是生产出口玩具的，今年5月接到一批电子玩具的订单。其中一个柜包括15个货号，而每个货号平均数量不过300件。在生产安排上，一个货号要一条生产线，还要频繁调整。另外，工人的薪水是按件计算的，比起批量生产要少拿一半左右，公司收益也低，平均产量较批量生产低了26％。公司主管营销工作的先生说：“订单我们是加班加点做完了，但工人觉得累，公司也觉得累。”
鉴于此，小订单是不是就不值得我们予以重视呢？答案是否定的，小订单背后隐藏的东西其实有很多。