管理科学
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推进精细化管理提升办公室工作质效
张爽
（绥滨县电业局，黑龙江绥滨156200）
摘要:阐述了推进办公室工作精细化管理，创新办公室管理理念、管理方法和管理手段，实现由被动工作向主动创新、由忙碌繁杂向
由“过得去”向“零差错”、由满足一般化向抓精品转变，各项工作按照“精、准、细、严”的精细化管理标准来组织落实，才能全面规范有序、
提高办公室整体服务效能。
关键词:精细化管理；方式方法；提高质效办公室作为机关的行政中枢，处在承上启下、联系左右、协调内外、沟通各方的核心地位。随着科学化、精细化管理理念在企业工作
当前，做好办领域的不断引入，办公室工作面临更多的压力和挑战。
公室工作，必须紧紧围绕中心工作，把握办公室工作的内在规律，大力推进科学化和精细化管理，加强自身建设，增强创新意识，使办公室各项工作的流程更加优化，职责更加明晰，考核更加科学，制度更加严密，督办更加有力。企业办公室是企业的参谋部、工作督查部、后勤保障部，是企业的“中枢、窗口”，做好企业办公室工作，对于提高企业工作效率具有重要意义。
1推进办公室精细化管理是企业发展的必然要求
办公室的主要职能是为领导决策服务、为企业中心工作服务、为机关基层工作服务，地位非常重要，其职能作用发挥得如何，在一
办公室的特殊职能决定了定程度上决定和影响着企业工作的成效。
办公室工作以下几方面的特点：一是工作任务重、事情杂。办公室不仅承担着大量的文稿起草、综合协调、会议筹备、信息反馈、督促检查、接待安排等日常性的工作任务，同时，还要承担许多临时性、应
“上班先到、下班后走、白天做杂事、晚急性和额外性的任务，经常是
上做正事”。二是工作难度大、要求高。如在参与政务方面，由于办公室人员大量时间陷入在事务性工作中，深入实际不够、掌握素材不多、调查研究不足，无法为领导及时、准确、全面地提供调研材料，参谋助手的作用发挥有限。三是工作影响面广、责任大。“办公室工作无小事”，办公室工作地位特殊，工作头绪繁多而又责任重大，一旦把握不好，处理不当，就可能小事变大事，甚至影响机关的正常运转，影响领导的威信，影响单位的形象。办公室工作的上述特点，决定了办公室工作必须走科学化、规范化、精细化的道路。
2全面推进办公室工作科学化、精细化管理一是完善工作制度。制度是管理的基础，既是一种约束，更是一种保障。只有具备完善的制度，用制度管人、靠制度管事，才能真正实现管理的精细化和办公室各项工作的高效运转。要紧密结合办公室工作实际，对办公室原有学习、会务、值班、保密、学习、请示报告、卫生管理、财务管理等各项工作制度进行认真梳理,进一步完善各项工作制度，不断增强制度的针对性和操作性，扩大制度的覆盖面。要加强制度创新，如针对领导体制和工作机制的变化，制定企业领导碰头会相关制度，对议题提报内容、提报程序、列席人员、汇报内容要求等方面做出规定，进一步提高会议决策的质量和效率。对相对成熟的工作制度，要编印成册，办公室全体人员人手一本，使日常办文、办会、办事有章可循。要认真分析总结制度运行过程中发现的问题，及时补充修订。
二是优化工作流程。流程是工作运行的准则和程序，是促进工作有序运转、提高工作效率的重要途径。按照精简程序、理清环节、分清责任、明确标准的基本要求，对内减少中间环节、提高工作效
提高工作质量，健全和优化办公室各项工作率，对外进行过程控制、
流程。如完善发文过程中的拟稿、会商、核稿、签发、打印、用印、分发等7个环节，优化来文来电过程中的签收、分办、登记批办、组织传阅、承办、催办、注办、处置办毕公文等8个程序。办公室每年要收发大量文件和电报，其中还包括许多紧急文件和电报，时效性强，涉及环节程序多，稍有疏忽，就可能会酿成大错。这些工作制定出流程图，严格按照流程来操作，就能避免工作的粗放式和随意性，对参谋辅政、督查落实、综合协调、后勤保障、机要保密等业务工作流程也要进行细化梳理，制作流程图，使每项工作流程都明确关键节点，每个节点都明确工作时限、责任人等要素，做到有目标、有责任、有评
有记录，环环紧扣，确保工作链条高效有序运转。价、
三是明确岗位职责。明确相应的职责，才能正确行使职权。办公
责任重，任何一项工作、一个细节出室作为综合协调部门，任务多、
现问题，都会牵动全局，造成不良影响。因此，必须按照“定岗、定责、定标准”的要求，健全完善办公室工作的责任体系，文稿起草、信息调研、督促检查、会议承办、机要保密等，都要制定详细的工作职责和岗位细则，既要制定各局处室的工作职责，又要制定每名工作人员的工作职责，做到职责清晰明确，有效避免职责交叉、重叠或空
优质高效的完成本职白。办公室全体工作人员严格按照工作职责，
工作，形成“人人争先进、个个创一流、事事优质服务”的良好局面。
3强化组织领导，确保精细化管理工作取得新成效一是落实领导责任。推行精细化管理工作，各单位领导、中层干
发挥带头作用，系统整理各局处室的管理制度、部要切实履行职责、
工作流程和工作职责，把精细化管理工作任务落到实处。全体工作人员要积极参与办公室精细化管理工作，严格按制度和程序办事，形成人人支持精细化管理工作、落实精细化管理工作要求的良好氛围。
二是强化考核评议。要根据岗位职责的要求，改变过去重过程轻监督、重结果监督轻过程监督的做法，制定考核办法，奖优罚劣，积极进行绩效考核，建立全过程的监督体系。实施责任分解，按照科学性、激励性和可操作性原则，将每项工作目标细化、量化，从时间、标准、效果等方面具体化，建立责任明确、权责统一的责任体系。坚持定量考核与定性考核相结合，综合考核与分类考核相结合，办公室内部考核与外部服务对象评议相结合，不断增强考核的可信度。要把考核结果与行政问责、奖优评先等有机结合起来，推动办公室各项工作取得实效。要加强执行制度的监督检查，将制度规范的约束力、凝聚力转化为工作的高效率。要建立办公室各项工作的活动台帐，详细记录每个人的工作业绩，定期通报工作情况，总结推广先进典型。
三是加强干部队伍建设。建设一支政治觉悟高、组织纪律严、业务本领硬、工作作风优的干部队伍，是做好办公室工作的根本保证。在工作中要大力提倡团结协作的精神，强化集体意识，既各尽其职、各负其责，又相互支持、互相补台，切实增加整体合力。工作中要做到雷厉风行、立说立行，对于既定目标、各项工作任务的贯彻落实，必须坚决迅速，不折不扣，确保成效。工作中要强化服务意识，牢记服务是办公室工作的根本职责和永恒主题，加强对领导的跟随服务，对部门的统筹协调服务，对基层和群众的满腔服务，不断提高服务质量和水平。
总之，面对新的形势和任务，切实发挥好“参谋助手、服务保障、统筹协调”的重要作用，要精心安排、准确判断、细化操作、严格执行，把精细化管理贯穿于服务企业重大决策的全过程；要精雕细刻、精细管理，认真组织企业的各类活动，把精细化管理体现到企业的重大活动中；要将办公室各项日常工作做得井井有条、细致周密、操作有序，把精细化管理落实到服务企业的日常工作中。紧紧依靠推行精细化管理的强大动力，更好地提升企业各项管理工作的质量水平，更好的承接使命、完成重任。