2、目录号和顺序号用三位数字，例001；案卷号用四位数字，例0001。
3、文号要求填写完整，完全按照文件上的文号填写，不能简化。
4、成文日期格式视文件的本身的具体日期而定，格式有：年年年年，例1990，适合文件只能确定为哪一年度的；年年年年月月，例199001，适合文件只能确定到哪年哪月；年年年年月月日日，例19900101，适合文件能确定具体的年月日。
5、页号为卷内每份文件的第一页所在的页码（整理档案时所编页码）。
6、页数为卷内的每份文件共有几页。 7、其他项目无特殊要求。 三、电子目录报送格式
可以是EXCEL格式，也可以是采用同力软件录入的数据库（ACCESS）。
不接收WORD格式的电子目录。