文件与资料管理程序
制 订：
批 准：
文件编号：XX-QP-001 文件版本：A/0 版 文件页数：共 10 页 制订单位：文控中心 制订日期：X-X
XXX 有限公司文件名称 1.总则 . 文件与资料管理程序
文件编号 版本/次 页 码 制订日期 文件类别
XX-QP-001 A/0 版 2 OF 09 X-X 程序文件/2
确保公司管理体系在运作中能够有效落实，对公司管理体系之所有文件予以控制；通过 相关文件的编号、版本、类别、分发、回收、修订和批准等活动进行规划，防止作废的文件 非预期使用，保持在现场操作中的文件版本是最新、最有效的。 2.范围 . 适用于公司所有与管理体系有关文件(包括适当范围的外来文件)的管理与控制 。 3.权责 . 3.1 内部文件与资料之制订，废止与收发管制权责表：
文件阶层 一阶文件 二阶文件 三阶文件 四阶文件
核准 总经理 管理代表 管理代表 管理代表
制订 管理代表 部门主管 部门主管 部门主管
收发管制单位 文控中心 文控中心 文控中心 文控中心
3.2 外部文件资料,由文控中心收集,经管理代表审查,核准后由文控中心收发管制. 3.3 文件审核过程中发现问题,如有手改现象,由审核人在手改处签名确认. 4.定义 . 4.1 一阶文件：质量手册：说明质量系统原则与管理重点之系统指导文件； 4.2 二阶文件：程序文件：供管理者控管跨部门作业流程之文件； 4.3 三阶文件：工作文件：规范作业者行为工作标准或指导书； 4.4 四阶文件：质量记录(各类表单):用来记录执行结果之表格或报告书； 4.5 外来文件：特指与产品有关的国际、国家、行业标准以及客户的技术资料等。
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XX-QP-001 A/0 版 3 OF 09 X-X 程序文件/2
5.3 文件制订、修订、作废作业 5.3.1 文件制订作业 文件需要制订时,由制订权责部门填写“文件借阅、更改、补发、报废、申请单”进 行文件制订、修订，经相关部门会审，权责主管核准，文控中心按文件编号原则对 新文件进行编号。 5.3.2 文件修订作业 A 若文件不符合现实要求需修订时,由权责部门提出修订原因,填写“文件借阅、更改、 补发、报废、申请单”交原制订部门研议修订，修订内容填写于“文件修改记录表” 中，并附于修订后之文件后面。 B 修订后之文件经审查与核准后由文控中心发行。 5.3.3 文件废止作业：文件废止作业时,需由提出部门填写“文件借阅、更改、补发、报 废、申请单”交原制订部门废止，原编号列入管制，不得重复使用。 5.3.4 工程图面制订,修订及废止作业按《工程图面管制办法》执行。 5.4 文件审核与核准作业：文件
制订、修订及废止之审查及核准作业依照 3.1 作业。 5.5 文件编号原则 XX------ □□------□□□
文件流水号 文件类别/代码 公司代码 5.5.1 公司代码：公司代码用大写英文字母“XX”表示 XXX 有限公司。 5.5.2 文件类别： 序号 1 2 3 4 文件类别 质量手册 程序文件 检验标准、 作业指导书 质量记录 文件代码 序号 文件类别 文件代码
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5.6 一、二、三阶文件版本/版次及页次管理 5.6.1 第一次制订之原版以 A/0 表示,A/0 版第一次修订为 A/1 版, 经过 5 次修订后改为 B/0, 单页修订抽 换为准，不必整本改版。依此类推. 5.6.2 一二三阶文件总页次数包括正文和附件两部分,表单不计入总页数,由该文件引出之 表单附于后面, 以表单编号管制，由其余文件引出之表单而该文件也用到者,不再附 于文件后面。 5.7 文件发行、回收管制作业 5.7.1 一二三阶文件收发管制,由文控中心按“文件借阅、更改、补发、报废、申请单”注明之各部门需 求份额，填写“文件(发放、回收)记录表”,并在发行文件封页及正文和附件上加盖发行章(如 附件四)。 5.7.2 修订及废止时,旧版本失效之文件于新文件发行时回收,回收份额与发行份额数量一致,内容完整,若有 遗失,记录于“文件(发放、回收)记录表”备注栏。 5.7.3 对外发行文件,由适当对外单位签收,回收亦由签收单位负责,并交文控中心统一处理。 5.8 文件保存、销毁作业 5.8.1 文件保存作业 A、 现场使用之文件须置于现场场所,非现场使用之文件由各部门自行集中管理。 B、使用部门不得影印正式发行之文件(四阶文件不限制影印)。 C、文控中心须在增加新文件或文件有修订版本版次后 3 日内发行“文件清单和质量记录清单”,供 使用部门核对其文件资料是否为最新版本，如有文件变动时，请使用部门在“文件清单和质量记录 清单”上自行做好记录。 D、文件若发现有遗失、破损、字迹模糊、份数不足等需要补发时，由需求部门填写“”注明申请原 因，经单位主管审查，经理核准后由文控中心予以补发，损坏文件回收并记录于“文件(发放、回 收)记录表”上。 E、任何人不得于一二三阶文件上加标记或书写任何字符。 F、文控中心由专人管理，文件管制须纳入内部质量稽核项目中以确保文件资料之正确使用。 G、各单位看板需引用文件时，在看板上标明文件编号及版本版次，文件修订时应随文件而改变。 H、文件之借阅，填写“文件借阅、更改、补发、报废、申请单”经权责部门主管审查，管理代表 核
准后交文控中心办理。
文件编号 版本/次
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页
码
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制订日期 文件类别
5.8.2 文件销毁作业 由各部门回收旧版本文件,统一交文控中心销毁,文控中心保留一份原版文件并加盖 “作废章”(如附件四)存档。 5.9 外部文件资料 5.9.1 外部文件资料由文控中心收存并加盖“外来文件章”(附件四)经管理代表审核后予 以保存。 5.9.2 对外文件发行 对需发行之外部文件资料,文控中心填写“文件 分发回收)记录表”经管理代表审核后进 行发行，发行需加盖红色发行章，并做发行记录。 5.9.3 外部文件资料版本管制 A、外部文件资料有版本标识者,以外部文件资料版本管制. B、 外部文件资料无版本标识者,无修订日期有制订日期者,以制订日期作版本管制. 例：某文件无版本标识,有制订日期为 09 年 8 月 16 日,其版本为“090816” C、外部文件资料无版本标识，有修订日期，有制订日期，以修订日期进行版本管制. 例：某文件无版本标识，有制订日期，有修订日期为 09 年 8 月 16 日，其版本为 “090816” D、外部文件资料无版本标识，无制订日期，无修订日期，以收文日期进行版本管 制。 例：某文件无版本标识，无制订日期，无修订日期收文日期为 09 年 8 月 16 日，其 版本为“090816” E、每半年由文控中心向相关机构询问国家，国际标准文件版本状况，以保证文件为最 新版本。 5.9.4 外部文件资料之编号管制 外部文件资料编号经文件来源，收文年份及收文顺序流水编号： □ □□ □□□
文件流水号 年 份
文件来源 A、文件来源：文件来源按以下代码编号： a------------公司购买之图书，杂志 b------------客户提供之承认书 c------------客户提供样品资料 d------------厂商介绍、广告资料 e------------工程图纸 f------------其它资料 B、年 份：以最后两位阿拉伯数字表示：如 2010 年用“10”表示。 C、文件流水编号：从 001 开始流水编号。
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5.9.5 外部文件资料之回收 收至最新版本之外部文件时,由文控中心将旧版本文件资料回收,除文控中心保留一份 存档外,其余全部销毁。 5.9.6 外部文件资料保存，销毁作业依“5.8 文件保存、销毁作业”进行。 6.相关文件/资料 相关文件 资料 6.1 质量记录管制程序---------------------------------------( XX-QP-002) 6.2 内部审核程序 --------------------------------------------( XX-QP-20) 7.使用表单 7.1《文件修改记录表》 7.2《外来文件清单》 7.3《文件(发放、回
收)记录表》 7.4《文件清单》 7.5《文件借阅、更改、补发、报废、申请单》 7.6《质量记录清单》 8.附件 8.1 附件一 8.2 附件二 8.3 附件三 8.4 附件四 (文件制作流程) (文件封面制作式样) (文件内页制作式样) (文件受控章)
(文件作废章)
(外来文件章)
XXX 有限公司文件名称 附件一：文件管制流程图 文件管制流程图 文 件与资料管理程序
文件编号 版本/次 页 码 制订日期 文件类别
XX-QP-001 A/0 版 7 OF 09 X-X 程序文件/2
文件制订/修订/废止申请
编 NO
号
YES 审 核 YES
NO 核 准
颁
布
(作废)
(制订、修订) (修订) 分 发 回收旧记录
(制订、修订)
记录 、 管制
销
毁
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文件编号 版本/次 页 码 制订日期 文件类别
XX-QP-001 A/0 版 8 OF 09 X-X 程序文件/2
附件二：文件封面制作式样：
外框线距 A4 纸 边距 20MM
文件名称 字号
××××××制订： 文件编号：××-××-××× 文件版本：××× 文件页数：共×页 制订单位：×××× 制订日期：××-×-×
批准：
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XX-QP-001 A/0 版 9 OF 09 X-X 程序文件/2
附件三：文件内页制作式样： 文件编号 版 本/次 页 码 制订日期 文件类别
XXX 有限公司
文件名称 ××××××× (空一行) 1.××××××××××××××××××××××××××××××××× ×××××××××××××× 1.1××××××××××××………… 1.1.1××××××××××
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(空一行)