XXXX有限公司
电气/五金零配件
管理规定
受控印章： 管制文件、不得影印 文件编号： XX/WI-SD006 文件版次： A/0
分发部门： 设备动力部、仓储部、质量管理部
批 准 审 核 编 制 签名:____________ 签名: ____________ 签名: ___ 日期: ____________ 日期: ____________ 日期: _ ___
文件编号 XXXX 有限公司 XX/WI-SD006 设备动力部 生效日期： 第1页，共4页 电气/五金零配件管理规定 制定部门 版本/修订：A/0 页 码 1 目的 对五金/电气零配件的采购、储存、使用过程进行规定，确保五金/电气零配件的请购、采购、出入库、储存、使用过程等环节得到规范管理，做到有迹可循，避免重复请购，减少浪费，降低生产成本。 2 适用范围 适用于生产、检验检测设备及其配套设备的五金/电气零配件的管理。 3术语 无 4职责 4.1 仓储部负责五金仓库里的五金/电气零配件的保管、储存、出入库、建帐等的管理，和待核销出库物资资料的提供。 4.2 采购负责根据《请购单》执行采购，实现既价廉物美又保证质量、准时到货的目标。 4.3 设备动力部和各部门配合仓库进行请购及质量验收等，及出库物资核销检查。 4.4 财务部负责监控仓储部五金电气零配件帐物卡的准确性。 4.5 仓储部、设备动力部、生产部、质量管理部、技术部等部门每月月底对各自部门库存的五金/电气零配件进行一次盘点，盘点由财务部负责牵头，仓储部和设备动力部监盘。 5工作流程图 无 6 内容 6.1 五金/电气配件名称和编码的管理规定 6.1.1 设备动力部负责牵头编制、审核、提报、发放、检查、更新“公司五金/电气零配件清单”，明确每个五金/电气零配件在本公司的标准名称、行业通用名称、规格型号、单位、生产厂家（必要时）、安全库存量、库存部门（或场地）等，经主管领导审批后发放给公司各相关部门参照使用，公司内部请购、入库、出库、领用、退库、报销、入帐等各环节一律使用公司标准名称，不得使用其他名称，以免造成名称混乱。 6.1.2 设备动力部负责牵头编制、审核、提报、发放、检查、更新“不用以旧换新的五金/电气零配件清单”，经主管领导审批后发放给公司各相关部门参照使用。 6.1.3 仓储部负责对每个五金/电气零配件进行物料编码，录入 ERP 系统。 6.2 五金/电气零配件的请购管理规定 编写人/日期 修改标志 审核人/日期 修改次数 批准人/日期 修改人/日期 文件编号 XXXX 有限公司 XX/WI-SD006 设备动力部 生效日期： 第2页，共4页 电气/五金零配件管理规定 制定部门 版本/修订：A/0 页 码 6.2.1 列于“公司五金/电气零配件清单”的五金/电气零配件库存量低于安全库存量时由仓储部负责提出采购申请，请购资料必须包含五金/电气零配件名称、规格型号、技术要求、性能要求、材质要求、用途、生产厂家（必要时）、数量、到货日期，样品（必要时）等的详细资料； 6.2.2 没有列于“公司五金/电气零配件清单”的请购按公司采购管理制度执行。 6.2.3 仓储部要对所有的《请购单》进行审核，审核请购数量和请购五金/电气零配件名称、规格型号、技术要求、性能要求、材质要求、用途、生产厂家（必要时）、数量、到货日期，样品（必要时）等的资料是否符合规定要求，不符合要求时应退回请购部门重新完善，请购审批过程遵照公司相关管理规定执行。 6.3 五金/电气零配件的采购管理按公司采购管理制度实行。 6.4 五金/电气零配件的收货入库管理规定。 6.4.1 采购回来的五金/电气零配件入库前要经过质量验收，原则上谁请购谁负责验收，验收项目包括：名称规格型号、技术要求、性能要求、材质要求、用途、生产厂家（必要时）、数量、到货日期等。 6.4.2 仓储部请购而仓管员对于规格型号、技术要求、性能要求、材质要求、用途等项目无法进行验收的由使用部门安排专业人员进行验收。 6.4.3 所有的五金/电气零配件经过验收合格后才能办理入库手续，验收人员必须签名确认，五金仓管员开具“入库单”并签字后收货入库。 6.5 五金/电气零配件储存管理规定 6.5.1 原则上五金/电气零配件只能在五金仓库库存，考虑到部分易损易耗件更换比较频繁，出于工作效率和工作量的考虑，允许各使用部门/车间对部分更换比较频繁、价值较低的易损易耗件五金/电气零配件从仓库批量领出库存在车间，具体库存名称规格型号和数量以“公司五金/电气零配件清单”为准。 6.5.2 有库存五金/电气零配件的部门每月月底进行一次盘点，由财务部负责牵头，仓储部和设备动力部监盘，于下月 5 日前仓储部将盘点报告（须上述三部门负责人一同签名）交主管领导审批后生效。 6.5.3 五金仓库和各部门要指定专人专管并设立专帐管理存放的五金电气零配件，存放的场地都要分区分片、配件要摆放整齐、挂牌挂卡标识，并做好防腐防潮防盗、环境卫生等工作，具体要求等遵照公司相关管理规定执行。 6.6 五金/电气零配件领用出库管理规定 6.6.1 列入“不用以旧换新的五金/电气零配件清单”的五金/电气零配件的领用遵照公司相关管理规定执行，没有列入“不用以旧换新的五金/电气零配件清单”的五金/电气零配件领用都要执行“以旧换编写人/日期 修改标志 审核人/日期 修改次数 批准人/日期 修改人/日期 文件编号 XXXX 有限公司 XX/WI-SD006 设备动力部 生效日期： 第3页，共4页 电气/五金零配件管理规定 制定部门 版本/修订：A/0 页 码 新”的原则，各部门在领用前将更换下来的“旧货”带到五金仓领用“新货”，一对一换领，不得多领，也可以“先领用新货施工后再还旧货”，五金仓管员负责如数追回“旧货”，对于欠而不还者汇报给主管领导处理；“以旧换新”的五金/电气配件也要按照公司相关管理规定填写《领料单》领用。 6.6.2 回收的废旧五金/电气零配件仓储部要单独建帐管理，每月末将库存废旧五金电气零配件汇总，提出处理意见报主管领导审批后进行处理。 6.6.3“旧货”可以是同品名/规格型号，也可以是品名/规格型号其中一项不同或全部不同，以施工/使用过程是否彼此更换为判断依据。 6.6.4 其他关于填写领用单据、领用审批手续、各经办人员签字规定等遵照公司相关管理规定执行。 6.7 五金仓帐务管理、盘点管理、退货退库管理等遵照公司相关管理规定执行。 6.8 五金电气零配件跟踪核销的管理规定 6.8.1 规定“以旧换新”领用的这部分五金电气零配件由设备动力部设备主管组织人员每月 30日前对“以旧换新”的执行情况进行核查，核查的方式为随意选择 5 个单品当月的所有领用记录，然后清点“旧货”数量和当月的领用数量对比，数量一致为“执行合格”，数量不一致则为“执行不合格”，设备主管下月 5 日前将上月“以旧换新”核查记录和结果书面提交上级主管领导审核，核查结果为“执行不合格”时相关责任部门要承担责任接受处理。 6.8.2 对列入清单且领用不需“以旧换新”的五金/电气零配件由仓储部负责在该物资出库的当天将《出库单》复制一份给设备动力部备案核销，对未列入清单中的五金/电气零配件在物资采购到位办理完入库手续的当天由仓储部负责将该批物资的《请购单》和《入库单》复制一份给设备动力部备案核销，领用或使用部门（人员）在使用完毕 3 天内需向设备动力部申请进行核销，设备主管负责跟踪和核销，部门领导负责监督，核销内容包括物资出库状况、实际使用是否与领用或请购的用途一致、使用过程的合理性情况、是否剩余及剩余料是否清理退库，属于请购使用的其请购的合理性等，一单一审，发现问题及时汇报主管领导。对于已经出库而在十天内仍未申请办理核销完结的，于第十天时设备动力部应进行跟踪了解原因及使用进展情况，之后每隔十天跟踪一次，跟踪过程领用或使用部门（人员）须进行配合说明或核销此阶段的使用情况。 6.8.3 允许有库存五金/电气零配件的部门/车间由设备动力部于每月的 10 日、20 日和最后一天对其物资进行一次核销。 6.8.4 设备动力部每月 5 日下班前须向主管领导提交上月份出库物资核销情况的书面报告（即提交：X 月份出库物资核销分析报告），报告内容包括当月核销单数、核销合格单数、核销不合格单数及问题点、编写人/日期 修改标志 审核人/日期 修改次数 批准人/日期 修改人/日期 文件编号 XXXX 有限公司 XX/WI-SD006 设备动力部 生效日期： 第4页，共4页 电气/五金零配件管理规定 制定部门 版本/修订：A/0 页 码 待核销单数及原因，在出库物资使用管理方面存在的问题或建议，其它等。公司将对核销不合格的直接责任人和部门负责人予以处理。 7 相关文件 《五金/电气零配件核销制度》 《列入“不用以旧换新”的五金电气配件清单》 8质量记录 《设备请购单》 XX/RE-SD006-1A-1/1 《请购单》 XX/RE-SD006-2A-1/1 《入库单》 XX/RE-SD006-3A-1/1 《出库单》 XX/RE-SD006-4A-1/1 《领料单》 XX/RE-SD006-5A-1/1 《核销申请单》 XX/RE-SD006-6A-1/1 《五金电气零配件安全库存清单》 XX/RE-SD006-7A-1/1 《 月份出库物资核销分析报告》 XX/RE-SD006-8A-1/1 《 月出库物资核销情况汇总表》 XX/RE-SD006-9A-1/1 《以旧换新五金/电气零配件核查表》 XX/RE-SD006-10A-1/1 编写人/日期 修改标志 审核人/日期 修改次数 批准人/日期 修改人/日期