生产中心 接待活动流程及标准 行政部-办公室 核准： 文件编号： JH-XZ-Ⅱ-006-2014 版本：V1.0 页码：4页 编制：
生效日期：2014-8-13 公司公务活动工作中的接待工作，本着不铺张浪费，热情接待，节俭适宜的原则，结合生产中心的实际要求，对公务活动中的接待流程及标准规定如下： 一、接待办法及标准 1、来宾分类
按照接待对象、目的及场合，将接待来宾分为以下三类
A类：特别重要或者重大的接待。指的是国家、省市及各级政府部门的重要领导，来宾单位的主要领导，由武汉总公司主要领导、各中心分管领导及有关部门负责人陪同接待。
B类：比较重要或者重大的接待。指的是与各中心有业务关系的客户、潜在的投资人，以及各级政府部门的相关人员，由各中心分管领导及有关部门负责人陪同接待。
C类：一般性接待。指一般性设备、原材料厂家的来访、参观，由相关部门负责人或者指定人员接待。
D类：总公司各中心与生产中心的联络。指各中心业务员及相关人员到厂进行学习和培训，由相关部门负责人进行食宿安排。 2、就餐标准（不含烟、酒水、礼品）
日常用餐和陪餐要按照确有必要的原则，并严格执行财务管理的有关制度和规定。用餐标准分为以下三类： A类：最高130-150元/人均； B类：最高100-130元/人均； C类：按照公司员工餐标准； D类：按照公司员工餐标准；
3、来宾的住宿费原则上自理，部分和情况特殊者，由办公室请示生产中心领导同意后，予以处理，否则谁安排谁支付。 二、接待程序
1、计划与准备
（1）在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，对来宾接待，应了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准报领导审批。 （2）行政部根据来宾情况按计划通知公司相关部门，通知参加接待活动的领导、陪同人员、落实会客时间及场所。
（3）行政部根据来宾情况提前按接待标准预定好接待用餐的酒店，按照以上规定及标准酌情安排酒水、香烟、用餐标准；提前按接待标准预约好来宾休息的酒店，酌情在房间内准备相关资料水果、香烟等（接待标准，吃住行也可以由接待部门直接处理）。
（4）如有需要相关接待部门可根据情况配合安排来宾游览、购物、娱乐等其他项目。
（5）因特殊会议需要，行政部负责准备安排会议室花卉、水果、烟茶、投影设备、领导桌牌、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，并安排相关人员摄影摄像等。
（6）根据接待要求，行政部安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从行政部和主接待人员协调安排，统一调度。 （7）行政部根据情况提前购买车票及机票。 2、具体实施标准： * A类来宾接待标准
陪同人员：董事长、总经理、总监、副总经理、各中心经理
（1）迎接：董事长、总经理、总监、副总经理、各中心经理在高速路口、机场、车站迎接
（2）参观：董事长、总经理、副总经理、各中心经理陪同，由主接待人员沿途介绍公司基本情况以及远景规划，到达项目地后详细介绍项目相关信息。 （3）座谈：公司人员确保座谈环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。根据需要制作领导桌牌、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好投影设备、摄影摄像设备。 （4）用餐标准：行政部根据情况预定酒店。
（5）休息宾馆标准：行政部根据情况预定酒店。
（6）行政部根据情况、来宾意愿和兴趣提前计划参观路线。 （7）行政部根据上级情况购买礼节性礼品。 * B类来宾接待标准
陪同人员：副总经理、相关部门经理
（1）迎接：由相关部门经理到公司驻地门口迎接，引导来宾。
（2）参观：副总经理、相关部门经理陪同，由主接待人员沿途介绍公司基本情况以及远景规划，到达项目地后详细介绍项目相关信息。
（3）座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。 （4）用餐标准：行政部根据情况预定酒店。 （5）休息宾馆标准：行政部根据情况预定酒店。 （6）行政部可根据上级情况购买礼节性礼品。 * C类来宾接待标准
陪同人员：相关对口的部门经理及人员
（1）参观：相关对口的部门经理及人员陪同，由主接待人员沿途介绍公司基本情况以及远景规划，到达项目地后详细介绍项目相关信息
（2）座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室 （3）用餐标准：公司员工餐 （4）休息标准：员工宿舍 * D类来宾接待标准 陪同人员：相关部门负责人
（1）迎接：由相关部门安排车至汉川汽车站迎接
（2）参观：相关对口的部门经理及人员陪同，由主接待人员沿途介绍公司基本情况以及远景规划，到达项目地后详细介绍产品相关信息 （3）座谈：相关对口的部门经理办公室 （4）用餐标准：公司员工餐 （5）休息标准：员工宿舍
3、接待礼仪
（1）仪表：面容清洁，衣着得体 （2）举止：稳重端庄，从容大方 （3）言语：语气温和、礼貌文雅 （4）态度：诚恳热情，不卑不亢
（5）迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候于公司门口，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序
（6）接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。 （7）过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”
（8）上楼梯时：要告诉客人上几楼，让客人先上、先下
（9）座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事 （10）送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。 4、注意事项
接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。
接待流程图：
了解来宾信息及来访需求 来访接待通知单（内部联络单） 总经理审批（行政部备案） 参观/学习/业务工作 来宾进公司接待 来宾接机/车/船 食宿及其它安排 接待结束，送别来宾