国际电子文件管理系统需求研究进展及启示
杨安莲
2012-12-21 16:44:55 来源：《档案学研究》(京)2009年4期
【英文标题】Progress and Inspiration of Research on Requirement of International Electronic Document Management System
【作者简介】杨安莲，南京政治学院上海分院军事信息管理系，上海200433
【内容提要】 本文对美国和欧盟最具代表意义的、内容最新的两份电子文件管理系统需求报告进行分析，总结了电子文件管理系统需求研究的最新进展和特点，提出了系统需求的分析原则，以期对我国电子文件管理系统需求的研究和确定提供借鉴。
This essay analyses the two most representative and newest electronic document management system requirements reports in the USA and EU. It summarized the recent advance and characteristic of the research on electronic document management system requirement, and also brings forward principle of system requirement analysis. We expected that this essay can give some help to the research and determination of the electronic document management system requirement.
【关 键 词】电子文件/系统需求/比较研究Electronic document/System requirement/Comparison
一、美国国防部的《电子文件管理软件设计评价标准DOD 5015.2—STD》
美国国防部的《电子文件管理软件设计评价标准DOD 5015.2—STD》（以下简称《DOD 5015.2—STD》），第一版颁布于1997年，2002年6月进行了修订，2007年4月再次发布新版。
2002年版《DOD 5015.2—STD》主体内容为四章，将电子文件的功能需求分为三类：强制功能需求、可选功能需求和密级文件管理需求。
2007年版《DOD 5015.2—STD》主体内容为六章，除了原有的三类功能需求描述外，增加了两项内容：一是对基于《隐私权法》和《信息自由法》的文件系统的功能需求描述；二是针对文件系统之间信息传输和互操作能力的功能需求描述。尤其值得注意的是，针对文件系统之间信息传输和互操作能力的功能需求描述部分，对电子邮件、扫描文件、PDF文件、照片文件、网页文件等多种类型
的文件从文件级和案卷级的角度分别提出了需求。
2007年版《DOD 5015.2—STD》中，系统强制功能需求涉及12个方面内容，共152项，内容每一方面又划分为若干更加具体的分需求，标准对每一个分需求作出了详细说明。通过与2002年版对比（见下表），可以发现，2007年版《DOD 5015.2—STD》增加了移交美国国家档案与文件管理署（NARA）保存的归档文件和系统集成两项内容，从而使内容更为全面。
《DOD 5015.2—STD》自1997年首次公布后，几乎成为北美地区政府机构文档管理软件功能需求的事实标准，经过两次改版，其内容更为丰富和完善。通过比较分析，可见2007版《DOD 5015.2—STD》主要有以下几个特点：
一是体现了对信息法律的遵从性。电子文件管理首先是对信息的管理，必须遵从国际和各国关于信息的法律法规规定。2007版《DOD 5015.2—STD》专门增加的对基于隐私权法和信息自由法的文件系统的功能需求描述，充分体现了这一原则，要求电子文件管理系统的功能设计必须保持与各国相关法规的相符性。
二是反映了文件管理需求类型的多样化趋势。2007版《DOD 5015.2—STD》增加了对多种类型的文件的管理需求描述，这是新版的一个重大改动。这说明伴随人类电子文件管理实践的发展，电子文件管理内容不断丰富，管理领域不断扩大，从而导致了电子文件管理的需求不断扩展，这就要求电子文件管理系统的功能设计要保持动态更新，不断适应管理实践发展的需要。
三是保持了军事领域的专业性特点。《DOD5015.2—STD》关注的是军事机构这一特殊文件形成与利用群体的电子文件管理问题，其从设计之初就有明确的对象指向性。从其强制性需求的设计，到2002年关于秘级文件管理需求的增加，无不反映了军队这一特殊集团对电子文件管理问题的特殊要求，始终一致地保持了军事领域的专业性特点。
二、欧盟《电子文件管理通用需求》（MoReq2）
1996年，欧盟执行委员会第一届DLM（Document Lifecycle Management）论坛上倡议制订电子文件管理功能需求标准。2001年，英国康维尔管理咨询集团负责起草的欧盟《电子文件管理通用需求》正式面世，2008年2月该《需求》出台了第二个版本（以下简称MoReq2）。
MoReq2整体内容包括13个章节和9个附录，其主体内容是从第三章到第十二章的电子文件管理系统需求部分，需求内容可划分