2)联系音响设备商，在12月23日前确定设备的租借，注意音响设备的价钱和音质。
3）联系好负责后台的老师等准备工作（准备喷雾器、追光灯等）
8. 背景音乐或者PPT的制作
负责人：毛彦旎 徐彬函 （网络开发部）
制作开场之前给观众看的PPT的设计以及背景音乐。由文艺部负责收集背景音乐及伴奏，收集完节目所有音乐后，制作出统一的一张光碟。
9.节目单的制作
负责人：沈成思 陈芳芳 （团总支宣传部）
10.邀请函的制作
负责人：吴梅（宿管会宣传部）
11.背景、外场的舞台设计
负责人：施玉霞（文明创建部）
负责晚会舞台背景的以及舞台外面的空白墙的设计，并且在晚会当天下午到场指导布臵。
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12.条幅、泡沫字、席位牌的制作
负责人：彭金苹 许书明 （权益服务部）
负责横幅、竖幅、泡沫字、席位牌等的制作。并做好席位牌的安放工作。
13.节目单、邀请函的派送
负责人：张振 包晓燕 （团务部）
在晚会3天前将请柬送至有关人员手中，并邀请他们准时参加晚会。主要工作：
负责各系和院学生干部的请柬、节目单的发放
负责各系辅导员以及书记的请柬的发放和节目单的发放 负责院领导的请柬、节目单的发放
14．主持人的台词，节目介绍稿
负责人：林静、鲍玲玲（新闻采编部）
由采编部12月7日前写好节目介绍，以便于主持人自行组织晚会各个节目的串词。
15.物资的采购
负责人：叶雅君 黄晓聪（办公室）
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负责购买晚会嘉宾、观众和后台需要的物资，比如水、荧光棒、哨子、鲜花、礼花、礼品、转动灯光的租借…….每次的支出都要有票据做证明以及财务报告 16.财务
负责人：叶雅君 黄晓聪（办公室） 负责整个活动期间的一切的开销及财务报告。
二、 晚会期间工作安排
1.工作证管理
负责人：叶雅君 黄晓聪（办公室）
负责晚会工作证的制作，及晚会期间工作证的收发。
2.会场布臵
负责人：全体部门
负责做好晚会的后勤保障工作，管理好晚会后台的秩序，会场布臵人员必须参加当晚舞台搭设、观众席布臵等一切和晚会的服务性工作。
3．花卉、红地毯的租借
负责人：吴倩倩（学习部）
做好晚会会场所需的盆栽、红地毯等布臵用具的租借。
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4.演员化妆
负责人：徐云鸯
负责组织人员购买化妆品。负责当晚的化妆及衣物管理。同时要负责各个节目的衔接工作和礼仪队的调配工作
5.现场秩序维护
负责人：彭金苹 许书明 （权益服务部）郭小玲 （纪检部） 负责观众入场的检票工作，负责调动晚会的现场气氛和控制工作，负责活动期间的安全和治安工作。
6.追光灯、干冰喷雾器的使用
负责人： 叶菲
负责组织人员了解演员追光要求，并在晚会当天负责适时打追光。需要一定的记忆能力
7.晚会现场拍摄
负责人：毛彦旎 徐彬函 （网络开发部）
负责安排人员进行晚会的照片拍摄，并邀请传媒工作室对晚会的整个过程进行拍摄，后期制作。
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8.后台管理
负责人：徐娅 高文特 （体育部） 张淑萍 （卫生部） 负责当晚演员、工作人员的衣物保管，同时负责各个节目之间的衔接工作，道具的搬运以及礼仪队的调配工作。 9.协调工作
负责人：主席团
负责晚会的人员调动，人员调动要合理，保证晚会每一项工作都要有人管、都有人负责、都要按要求完成。
【晚会结束工作安排】
1. 晚会总负责人：负责现场调配整个会后整理的工作 2. 文艺部：负责对演员的答谢和欢送工作 3. 体育部和宣传部：负责背景喷绘的拆、理工作 4. 宿管会和团务部：负责对观众席的清理工作
5. 权益服务部和社工部：负责对演员休息室和后台的清理工作 6. 办公室：负责对本次晚会之后有用的物品以及器材的回收和整理、以及对整报告厅整理的最后确认
7. 创业实践部：负责欢送赞助商和赞助商活动现场的打扫 8. 团学组织全体男生：负责所有重物的搬运工作
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