文件名称 文件编号 编 制 人 签 发 人 1
目的
办公用品管理规定 GSFW-XZGL-01 胡武凯 查卫江 版 本 号 编制部门 签发日期 第1页 共6页 V2.0 行政管理部 2004年5月15日 1.1 倡导成本节约行为，减少浪费，规范公司的办公用品的购买和使用管理 1.2 实现公司自动化办公设备的使用制度化、条例化，为自动化办公设备操作人员提
供操作标准和依据，减少、避免因使用不当而造成的损失，提高工作效率
2
职责
2.1 行政管理部负责所有办公用品的采购、使用管理，为员工提供必须的办公用品。 2.2 公司员工领用办公用品时，需在行政管理部登记备案，记入各部门办公费用。 2.3 公司每人的个人办公用品金额每月不超过5元，在使用过程中要节约使用。 3
适用范围
适用于公司全体员工。 4
要求 4.1
办公用品范围
公司员工个人办公使用的各种办公用品、各部门业务所需的办公用品和公司打印机、复印机、传真机等办公设备及其耗材等物品。 4.2
办公用品采购
4.2.1 行政管理部根据办公用品的库存与需求情况，汇总形成《办公用品采购申请
表》（见附件1 GSFW-XZGL-01-JL-01），经行政管理部经理签字批准后，统一采购办公用品。《办公用品采购申请表》中的“使用统计”指上月实际办公用品使用量的统计数据，“安全库存”是指为保证员工使用的必备的合理库存量，“库存量”是指目前库房中的实际库存量，“统计采购量”＝“使用统计”＋“安全库存”－“库存量”，（预计）采购量指根据“统计采购量”并结合实际情况进行调整的最后确定需要采购的数量。 4.2.2 除了极个别情况，行政管理部不接受各部门的临时采购申请。 4.2.3 对于临时性的大批量采购，需经行政管理部经理同意后方可采购。 4.3 一般性办公用品的使用
4.3.1 各部门个人需要使用办公用品时，到行政管理部领取，并在行政管理部登记
备案，费用计入部门费用（销售人员还需要核算到个人）。
4.3.2 各部门使用纸张时，到行政管理部领取，并在行政管理部登记备案，费用计
入部门费用（销售人员还需要核算到个人）。
4.3.3 墨盒和硒鼓由行政管理部统一购买，费用将摊销到纸张上，摊销后纸张的费
用为0.15元/张。
4.3.4 考虑降低费用和减少浪费的因素，请大家节约用纸，尽量双面使用纸张，但
要注意考虑资料保密。
4.3.5 各部门在使用过程中发现复印机、传真机和打印机上无墨或其他故障时，应
及时通知行政管理部，由行政管理部负责解除故障。
4.4 办公设备使用
4.4.1 计算机主机
4.4.1.1 不得自行拆卸主机箱和各种板卡及输入输出设备；
4.4.1.2 机箱如发出除风扇和硬盘工作以外的其它异响，应及时通知网管予
以解决：
4.4.1.3 不得在湿度大于75度、温度高于40~C或低于10~C的环境下使用主
机；
4.4.1.4 不得移除或破坏主机箱表面的标志物(如：保修签、配置单、编号卡、
商标等)，也不得自行在主机箱表面悬挂物品。
4.4.2 计算机显示器
4.4.2.1 应避免显示器暴露在强光下；
4.4.2.2 除专用擦拭用品外，禁止以任何物体碰触显示器屏幕； 4.4.3 打印机
4.4.3.1 打印机出现卡纸现象时，应先切断打印机电源，清除夹纸后，再接
通电源使用。
4.4.3.2 不得自行拆卸、改装和修理打印机；
4.4.3.3 如发生其他异常现象，请及时通知网络管理员。
4.4.3.4 各部门可以根据需要使用公司任何打印机。打印机平时不放置纸张，
使用时请自备纸张；
4.4.4 传真机
4.4.4.1 公司提倡使用电子邮件系统。
4.4.4.2 行政管理部负责将收到的传真及时通知给接收人，由接收人自行到
传真机处领取传真。
4.4.5 投影仪
4.4.5.1 投影仪由行政管理部负责保管，需要使用投影仪时到行政管理部办
理借用手续。
4.4.5.2 不得将任何固件、液体落入投影仪内；
4.4.5.3 使用完后，应先在投影仪菜单栏（或关闭按钮）关闭投影仪，等投
影仪风扇停止转动后再关闭投影仪电源。严禁在投影仪风扇停止转动之前关闭投影仪电源，也严禁直接关闭投影仪电源或拔下电源线。
4.4.5.4 使用完后，用防尘罩将投影机仪罩好，并将投影仪装入专门的箱包
中，及时归还给行政管理部。
4.4.6 复印机
4.4.6.1 操作使用复印机时应谨慎小心，切勿用力过大； 4.4.6.2 勿使任何固件(订书针、曲别针等)落入复印机内； 4.4.6.3 复印时如发生其他异常现象，请通知复印机责任人处理； 4.4.6.4 复印机平时不放置纸张，使用时请自备纸张。 4.4.7 扫描仪
4.4.7.1 不得将涂有胶水未干的稿件放入扫描仪扫描； 4.4.7.2 不得使用超过其标称值的分辨率进行扫描；
4.4.7.3 不得用硬物碰触载物玻璃板，或放置重量大于1000克的物体在载物
玻璃板上；
4.4.7.4 电压出现连续波动时，应关闭逻辑电路电源开关； 4.4.7.5 物扫描时，确保实物不会损坏载物玻璃板； 4.4.7.6 两次开关扫描仪的时间间隔不得小于10秒；
4.4.7.7 下班时必须关闭扫描仪，以免感光管长期充电过早老化；
4.5 办公用品的费用核算
4.5.1 原则上部门使用的办公用品计入各部门费用。
4.5.2 公司打印机、复印机和传真机的墨盒和硒鼓的费用平均分摊到所使用的纸张
上。计入了墨盒和硒鼓费用后，每张纸的费用为0.15元。
4.6 员工在使用办公设备时，要小心爱护，发生故障要及时报告行政管理部。如不按
规定使用造成损坏的，由使用人负责； 4.7 本制度自下发之日起生效。
4.8 本制度的解释权归属公司总裁室。各部门根据本部门实际情况制定的内控细则，
须报送公司总裁室批准备案，并不得与本制度相抵触。
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相关规定 无 6
质量记录
6.1 GSFW-XZGL-01-JL-01 办公用品采购申请表
附件1 GSFW-XZGL-01-JL-01 办公用品采购申请表
办公用品采购申请表
序使用安全统计采（预计）物品名称 品牌 库存量 号 统计 库存 购量 采购量 单位 单价合计(元) (元) 总计 年 月 日 审核签字 出师表 两汉：诸葛亮
先帝创业未半而中道崩殂，今天下三分，益州疲弊，此诚危急存亡之秋也。然侍卫之臣不懈于内，忠志之士忘身于外者，盖追先帝之殊遇，欲报之于陛下也。诚宜开张圣听，以光先帝遗德，恢弘志士之气，不宜妄自菲薄，引喻失义，以塞忠谏之路也。
宫中府中，俱为一体；陟罚臧否，不宜异同。若有作奸犯科及为忠善者，宜付有司论其刑赏，以昭陛下平明之理；不宜偏私，使内外异法也。
侍中、侍郎郭攸之、费祎、董允等，此皆良实，志虑忠纯，是以先帝简拔以遗陛下：愚以为宫中之事，事无大小，悉以咨之，然后施行，必能裨补阙漏，有所广益。
将军向宠，性行淑均，晓畅军事，试用于昔日，先帝称之曰“能”，是以众议举宠为督：愚以为营中之事，悉以咨之，必能使行阵和睦，优劣得所。
亲贤臣，远小人，此先汉所以兴隆也；亲小人，远贤臣，此后汉所以倾颓也。先帝在时，每与臣论此事，未尝不叹息痛恨于桓、灵也。侍中、尚书、长史、参军，此悉贞良死节之臣，愿陛下亲之、信之，则汉室之隆，可计日而待也
。
臣本布衣，躬耕于南阳，苟全性命于乱世，不求闻达于诸侯。先帝不以臣卑鄙，猥自枉屈，三顾臣于草庐之中，咨臣以当世之事，由是感激，遂许先帝以驱驰。后值倾覆，受任于败军之际，奉命于危难之间，尔来二十有一年矣。
先帝知臣谨慎，故临崩寄臣以大事也。受命以来，夙夜忧叹，恐托付不效，以伤先帝之明；故五月渡泸，深入不毛。今南方已定，兵甲已足，当奖率三军，北定中原，庶竭驽钝，攘除奸凶，兴复汉室，还于旧都。此臣所以报先帝而忠陛下之职分也。至于斟酌损益，进尽忠言，则攸之、祎、允之任也。
愿陛下托臣以讨贼兴复之效，不效，则治臣之罪，以告先帝之灵。若无兴德之言，则责攸之、祎、允等之慢，以彰其咎；陛下亦宜自谋，以咨诹善道，察纳雅言，深追先帝遗诏。臣不胜受恩感激。
今当远离，临表涕零，不知所言。