青岛益友锻压机械有限公司 管 理 制 度 文 件 编号：YYGL-011-001 标题: 会议管理制度 第一章 总则
发布日期： 执行日期： 版本号：1 编制： 1 受控章 第1页共10页 批准： 修改码：0 审核： 第一条 为进一步规范会议内容和程序，提高公司的办公质量和工作效率，建立、健全决策机制，提升公司运营水平，特制订本制度。
第二章 会议要求
第二条 会议应根据实际工作需要召开，着眼于有效沟通、协调公司内部各方面关系、解决问题、安排部署工作。
第三条 会议应注重质量，提高效率。会前应做好充分准备，做到充分沟通，心中有数；对议而不决的事项提出解决的原则与方法；各类会议力求精干、高效，工作进展和安排应明确、具体、量化，杜绝空谈和形式主义。
第四条 讲求实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会人员要按照职责分工传达、贯彻，落实，力求取得具体成果。
第五条 严格会议纪律。会议主办部门应加强会议管理，做好会议安排；与会人员应认真准备、准时参会，不得缺席或指定他人代表，确因个人紧急事务需要请假的，须向会议主持人请假，同时指定专人代为参会。
第六条 本制度适用于公司及各部门的工作会议和专业会议，如公司管理层工作例会、总经理办公会、周例会、公司销售例会、公司专项会议、部门例会等。
管理层是指公司副总经理或相当级别以上的人员。 第三章 公司各类会议及其安排 第七条 公司管理层工作例会
（一）公司管理层工作例会每月召开一次，原则于每月的第一个工作日上午召开，遇节假日。
（二）公司管理层工作例会出席人员为公司领导成员，列席会议人员为各部门负责人；会议由总经理主持，总经理因故不能出席时，授权公司其他领导成员主持。
（三）公司管理层工作例会的主要内容是：
青岛益友锻压机械有限公司 管 理 制 度 文 件 编号：YYGL-011-001 标题: 会议管理制度 1、会议主持人通报重要事项；
发布日期： 执行日期： 版本号：1 编制： 2 受控章 第2页共10页 批准： 修改码：0 审核： 2、各部门负责人报告本部门上月工作情况，对照上月会议安排，逐条逐项检查落实完成情况，提出需要公司协调解决的问题和工作建议，提出本月工作安排方案；
3、与会人员讨论有关事项；
4、会议主持人安排和部署下周公司整体工作并宣布议定事项。
（四）公司管理层工作例会由企管部负责组织和记录，议定事项形成《公司管理层工作例会会议纪要》，由企管部起草，经企管部经理审核后，由总经理或主持会议的其他公司领导签发。
第八条 总经理办公会
（一）总经理办公会不定期召开，由总经理根据需要决定召开，总经理办公会议题由公司领导成员提出，或由公司各部门提出建议后，由总经理确定；公司领导成员对议题如有意见或建议，可在会前提出。
（二）总经理办公会研究决定公司重大事项，主要内容：
1、审议公司的发展战略、中长期规划、年度计划，审批重大投资项目、资产重组和对外合作项目；
2、审议决定公司年度财务预决算和内部利润分配方案及弥补亏损方案； 3、审议公司业绩考核、薪酬分配方案和基本工资制度； 4、研究公司内部管理体制、组织机构设置与调整方案； 5、研究公司重大改革方案和部署； 6、审议通过公司重要规章制度；
7、研究决定公司生产经营和管理中的重大问题；
8、讨论公司年度工作报告，听取公司各部门的工作汇报； 9、总经理认为应研究审议的其他问题。
（三）总经理办公会参加范围为：公司管理层成员；根据会议议题，公司相关部门负责人参加。总经理主持会议；总经理办公会议出席人员为公司领导成员，
青岛益友锻压机械有限公司 管 理 制 度 文 件 编号：YYGL-011-001 标题: 会议管理制度 列席会议人员为各部门负责人。
发布日期： 执行日期： 版本号：1 编制： 3 受控章 第3页共10页 批准： 修改码：0 审核： （四）总经理办公会议定事项形成《总经理办公会纪要》，由企管部根据会议记录起草，报总经理签发。
（五）总经理办公会讨论的有关文件原则上会前要送达与会人员阅研。 （六）总经理办公会的材料、记录、纪要均为公司涉密文档，由企管部妥善保存，并于下一年度的二月底前归档。查阅会议材料、记录、纪要须经公司企管部经理批准。
第九条 公司周例会
（一）会议时间：时间原则上定为每周一下午13：30，遇事顺延。 （二）会议主持人：公司总经理、行政副总或总经理指定的其他人员。总经理若因公出差无法主持时，则由副总经理或指定人员代行主持。
（三）会议参加人：副总经理、各部门经理。 （四）列席人员：视需要可让其他有关人员出席。 （五）会议内容：
1、各部门经理分别向总经理提交上周工作总结及下周工作计划。 2、各部门负责人对上周工作计划落实情况进行汇报。对完成有困难或需要多个部门协作的工作进行集体协商，并寻找具体解决办法。会议主持人根据部门提报计划，安排、布置本周工作任务，明确各项工作的具体承办人、完成时间及指导部门间相互配合。
3、对工作中出现的问题及时跟踪改进，对工作中的失误找出原因并及时改正、总结。
4、会议记录人：企管部经理或企管部其他人员。 第十条 公司专项会议
（一）公司专项会议是公司领导依据公司工作部署和要求，按照工作分工或受总经理委托，就专项工作召开的办公会议。
（二）专项会议由总经理或其他公司领导成员召集和主持，有关部门负责人
青岛益友锻压机械有限公司 管 理 制 度 文 件 编号：YYGL-011-001 标题: 会议管理制度 参加。
发布日期： 执行日期： 版本号：1 编制： 4 受控章 第4页共10页 批准： 修改码：0 审核： （三）会议由专项工作主办部门负责组织和记录，企管部配合。会议议定事项形成《专项会议纪要》，由专项工作主办部门起草，经企管部审核，报主持会议的公司领导签发。
第十一条 公司销售例会
（一）公司销售例会每月召开一次，于每月的 日至次月 日之间召开，具体日期由销售副总决定。
（二）公司销售例会由销售副总主持，销售部人员、客服部人员参加，总经理、其他副总列席。销售副总因故不能出席时，授权销售经理或销售主管主持。
（三）公司销售例会的主要内容是： 1、会议主持人通报公司总体市场情况；
2、销售部经理总结公司当月销售工作情况，提出本月工作安排方案； 3、各销售人员汇报上月工作情况，提出本月工作方案； 4、与会人员讨论有关事项；
5、会议主持人对下一工作月度销售工作进行预测，研判行业发展趋势及销售工作的对策，宣布下月销售工作安排；
6、总经理（参加时）通报重要事项并提出工作要求。
（四）公司销售例会由销售部负责组织和记录，议定事项形成《公司销售例会纪要》，由销售部起草，经销售部经理或销售主管审核后，报销售副总或其他会议主持人签发，副本送企管部备案。
第十二条 部门例会
（一）部门例会，由各部门自行安排，或由各部门负责人根据工作需要决定，但必须服从公司统一安排，开会时间、参会人员等，不得与公司会议冲突。
（二）部门例会由各部门负责人主持，该部门全体员工参加。 （三）部门例会的主要内容是：
1、负责人传达公司会议精神，通报公司近期总体工作安排和面临的问题；
青岛益友锻压机械有限公司 管 理 制 度 文 件 编号：YYGL-011-001 标题: 会议管理制度 发布日期： 执行日期： 版本号：1 编制： 5 受控章 第5页共10页 批准： 修改码：0 审核： 2、每名员工汇报上月工作情况，提出工作中遇到的困难和问题、解决建议和本月工作安排；
3、与会人员讨论有关事项；
4、部门负责人提出部门下周工作要点、具体安排和有关要求。
（四）部门例会由部门负责人指定一名员工负责记录，会议记录应载明会议主持人、议题、发言概要、工作要点及时限要求。
第十三条 公司及部门其它临时性会议，另行安排确定。 第四章 会议计划与统筹
第十四条 每月28日前，企管部应与各部门协调确定下月计划召开的各类公司级会议，统一报行政副总审核后报总经理审批，会同公司管理层工作例会、部门例会，编制《公司月度会议计划》，于月底前发放给公司领导和各部门负责人。
第十五条 凡企管部已列入《月度会议计划》的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时会议时，会议主办部门应提前2天完成会议提议和报批手续，并报请企管部调整会议计划。未经企管部同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。
第十六条 会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：总经理办公会、公司管理层工作例会、公司销售例会、部门会议。
第十七条 因处置突发事件而召集的紧急会议不受本规定限制。 第五章 会议准备
第十八条 会议通知遵照以下规定：
（一）已列入《月度会议计划表》的会议，月中无调整的，不再另行通知，由会议主办部门按计划表直接通知参会人员；
（二）属下列情况之一者，按“谁主办，谁通知”的原则进行会议通知： 1、未列入月度会议计划而临时提拟的会议；