Q/JSZY Q/JSZY-HY/GL-7.11-2015 （）（） 江苏中烟淮阴卷烟厂企业标准 （） 档案借、查阅制度
2015-04- 8 发布 2015-04-15 实施 江苏中烟淮阴卷烟厂 发布
Q/JSZY-HY/GL-7.11-2015
前 言
本标准根据江苏中烟工业有限责任公司淮阴卷烟厂的管理特点，依据GB/T19001—2008《质量管理体系 要求》 、GB/T24001—2004《环境管理体系 要求及使用指南》、GB/T28001—2011《职业健康安全管理体系 规范》标准的要求制定。
本标准是对原《档案借、查阅制度》（A-2008/2）的替换。对原标准中的处罚部分进行了修改。本标准于2015年4月 8日批准，于2015年4月15日实施，自本标准实施之日起原文件Q/JSZY-HY/GL-7.11-2008《档案借、查阅制度》（A-2008/2）自行作废。
本标准由江苏中烟工业有限责任公司淮阴卷烟厂提出。 本标准由江苏中烟工业有限责任公司标准化委员会归口。 本标准起草部门：办公室
本标准主要起草人： 贾 刚 丁蕴莉 本标准审核人： 梁会宽 本标准批准人: 关 军 本标准由办公室负责解释。
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Q/JSZY-HY/GL-7.11-2015
档案借、查阅制度
1 范围
本标准规定了档案借阅的程序和要求。 本标准适用于对档案借查阅工作的控制。 2 职责
2.1 厂办公室综合档案室负责提供档案借、查阅服务。 3 管理规定
3.1 因工作需要查阅档案者，必须填写档案借、查阅登记表，查阅档案后，根据档案工作需要，填写【档案利用效果表】（附录A）。
3.2 查阅一般档案,可直接到档案室通过档案员调档查阅，也可与档案室电话联系调档咨询。还可以通过档案软件的WEB系统，在网上提出利用申请。档案员必须做好借查阅记录。
3.3 查阅带有密级档案或查阅党委、领导班子会议记录等重要档案，需经办公室负责人批准后，由档案人员调档以供查阅，此类档案一般不借出档案室，确因工作需要借出，须经分管领导批准后，办理借阅手续，方可借出。
3.4 外单位来人查阅档案者，须持有单位正式介绍信，经厂办公室负责人批准，履行登记手续方可查阅。
3.5 未经允许，查阅者不得摘抄、复制、翻拍档案资料。
3.6 借阅档案人员必须爱护档案资料，不得随意折叠、拆散，抽取档案。尊重档案史实，不得在案卷上涂改、勾画、加注。
3.7 档案一般不借出厂，确因工作需要借出的，须由借阅人所在部门负责人同意，并经办公室负责人批准后，办理借阅手续。档案借阅时间一般不超过三个月。需继续使用的，办理续借手续。续借一般不超过二次，特殊情况需经办公室负责人批准。
3.8 借出的档案不得转借他人，如有其他人员调阅同一档案，应履行调卷变更登记，不得私自授受。 3.9 借阅档案，不得带入公共场所。
3.10 借阅档案应于规定期限内归还。对于超过借阅期限，经催还后，在10个工作日内仍不予归还的，将给予100元——500元经济考核。并责成当事人立即归还所借档案。若造成档案遗失、损毁则按3.12条款进行处理。
3.11 档案借阅人有义务保持档案完整和安全，不得有遗失档案、损毁档案的行为。
3.12 档案借阅人有上述3.5、3.6、3.8、3.9、3.10、3.11项行为的，将视档案的重要程度和情节轻重给予经济处罚或试岗、待岗、厂内下岗、解除劳动合同的处理。 3.12.1 有上述3.5款摘抄、复制、翻拍档案行为的，责成当事人立即归还所借查阅档案，现场销毁摘抄、复制、翻拍档案形成的资料，并处以500-1000元罚款 ，情节严重的给予试岗、待岗处理。
3.12.2 有上述3.6款行为的，处以1000-2000元罚款，情节严重的给予试岗、待岗、厂内下岗处理。 3.12.3 有上述3.8、3.9款行为，导致档案泄密或给企业造成不良影响的，给予试岗、待岗直至解除劳动合同的处理。
3.12.4 有上述3.11款遗失、损毁档案行为的，处以1000元-2000元罚款，情节严重的给予试岗、待岗直至解除劳动合同的处理。 4 本标准涉及到的绩效考核指标
4.1 档案借查阅记录登记的完整性和准确性。
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Q/JSZY-HY/GL-7.11-2015
5 记录
本标准所形成的记录如下： 记录编号 Q/JSZY-HY/GL-7.11-1
记录名称 档案利用效果表 保存部门 办公室 保存期限 长期（30）年 备注 3