文件编号： 生效日期： 快递收发管理制度 编制 审核 版本/次 A/0（共 2 页） 批准 一、目的：为了规范快递物品的收发管理，节约公司的快递成本，避免造成公司资料的丢失及浪费。
二、使用范围：本公司所有员工均属之
三、定义：快递物品是指公司员工因工作需要，向外部寄送文件、资料、样板、货物以及其他物品等。
四、 组织与权责：
1、行政部前台：负责公司快递物品的收发管理
2、其他部门：协助前台进行部门快递物品的发送，审核及接收。 五、流程图：附表 流程图1（收件流程图） 快递员送达快递 邮件到公司前台 前台或值班人员接待、核对单据与实物相对前台通知指定邮件收件人，则其交待邮他人代收、代签 前台通知指定邮件收件人领取，并确认签字 前台当天整理单据并输入电脑，月底汇总核算上报财务部 流程图2（寄件流程图）
寄件人填写《快递发送申请表》 部门负责人审批 人力资源部行政主管审核 前台收取《快递发送申请表》、《快递单》、物件
前 台确认单据填写是否清晰 前台询问合适快递公司，寄出 前台整理当天单据并输入电脑，保存，汇总
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六、流程执行说明：
1、快递的接收：行政部前台或当天值班人员在收到邮件时，了解清楚付费情况后，一定要将邮件跟《快递单》据内容（特别是托寄内容）核对无误后，在《快递单》收件人签名处签上本人的名字，并注明日期和时间，然后在《邮件签收登记表》上登记邮件情况；通知指定邮件收件人拔打分机号码到前台领取，指定邮件收件人在《邮件签收登记表》上签字接收，特殊情况下，指定邮件收件人不在公司，可拔打手机号码或腾讯腾留言告知对方，指定邮件收件人若交待告知部门同事、前台或值班人员帮忙代领，代领取人必须在《邮件签收登记表》上签字确认，以备查验核对。以上两种情况在此协调过程中造成邮件遗失，短少或调包等后果，所有经手人（包括前台、保安、当天值班人员、批定邮件收件人、代领取人）必须承担责任，公司将给予每人每次50元处罚。
2、快递的发送：因工作需要，需向外部寄送文件、资料、样板、货物及其他物品者必须填写《快递发送申请表》经部门负责人审批后，交人力资源部行政主管审核，方可将《快递发送申请表》、《快递单》、快递物件一起交往行政部前台处，由行政部前台联系快递公司统一发送。（各需求部门于每日17:00前提出需求），《快递发送申请表》未经部门负责人审批，人力资源部行政主管审核的，行政部前台或当天值班人员可拒接受理，且快递费用可酌情不予报销，或本人承担相关费用。各需求人员必须在《快递单》上详细注明收件人姓名（必须用全名），地址，所寄物品名称，如资料登记不清或不完整者，行政部前台或当天值班人员有权要求当事人将资料完善，对于无故拒不按要求填写，且前台或当天值班人员要求无效者，行政部前台有权拒发该物品，并将情况报备相关负责人处理。 七、快递付费要求：
1、针对各外发加工工厂，双方是指（我司、对方）寄出邮件一律由双方自付邮费；特殊情况下收取邮件会出现工厂帐上扣，但指定收件人（生产跟单员、QC等相关人员）必须先同外发加工工厂协商一致达成共识，并在《快递单》、《邮件签收登记表》上签名确认并注明清楚情况，以备查验核对，由前台或值班人员配合执行，若在不负责任的情况下发生的一切费用由所有经手人（包括指定寄件人或收件人、前台或值班人员等）承担。
2、公司给各总代理、加盟商寄出邮件一律由对方自付邮费；特殊情况下，寄出或收件时由公司
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先垫付后帐上扣除（原因是对方收付或寄出时价格较贵），但指定寄件人或收件人必须先同各客户协商一致达成共识，并在《快递申请单》、《快递单》、《邮件签收登记表》上签名确认并注明清楚情况，以备查验核对，由前台或值班人员配合执行，若在不负责任的情况下发生的一切费用由所有经手人（包括指定寄件人或收件人、前台或值班人员等）承担。
3、行政前台处每月有300元快递备用金，收件或寄件超过100元以上的，指定收件人或寄件人自行到财务借款直接报销。
八、行政部前台每月汇总邮件发送、收件（工厂帐上扣）、收件（客户帐上扣）合计总表进行快递费用核算，每次汇总上报财务部时间不超过当月15号。 九、附件
1、《快递发送申请表》 2、《快递单》
3、《邮件签收登记表》
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