然后在新建的文档中进行修改,修改完成后再拷贝到原稿中去。
更改公式中的字号
这个操作很简单,只需双击该公式,切换到公式编辑器环境,然后选择“尺寸”菜单中的“定义”选项,此时打开如图9.5所示的“尺寸”对话框,图中左边是字符样式,其对应右边的是该字符样式的字号大小。用户只需在右边输入框中输入需要字号即可,一般用“磅”作单位,其对应的单位换算是中文的5号字对应为西文的10.5磅,中文的6号字对应西文的8磅,依此地类推。但其默认的字符字号都比普通正文的字号大,文档中默认字号为五号(即10.5磅),所以一般公式的的字符在没有更改字符尺寸大小的情况下都会比正文的的字符大。
图9.5 【尺寸】对话框
另外,上面所说的是更改整个公式甚至更改此后用此Word模板打开的所有公式的字符大小,如果要更改公式中某个字符的字号,可以先选中要更改字号的字符,然后单击公式编辑器界面中的“尺寸”菜单中的“其他”选项,打开一个“其他尺寸”的对话框,在“尺寸”输入框中输入所需的字号磅值,再单击【确定】按钮即可。
不显示公式或图片
如果在文档中出现不显示公式或图片的情况,这是系统资源低或内存不足的情况,在一些公式比较多的文档中,最容易死机(那怕你的机器有多好,本人就试过使用的是PⅢ733、128M也出现此情况),所以在排版或编辑时,要每隔一小段时间就要存盘;或者可以重新启动计算机,以获得更高的系统资源。如果所在的文档太大,可以把文档分化为两个文档,这样死机的机会就会少得多。
为什么不能打开公式
当在编辑文档的时候,选中了所有的文档,然后按Ctrl+4键或者Ctrl+Shift+F9键以后,为什么文档中所有的公就全变为图片的格式,再也不能使用公式编辑器打开了?
因为在文档中Word把公式当作一个域来链接的,按上述两种快捷键是取消域的链接,所以就使用所有公式变成了图片的格式。取消了公式中域的链接,如果已经保存并退出了该文档,就再也没法复原了,就只有重新键入公式了。
6
域的使用技巧
在Word中,插入域可以有以下的多种作用:
(1)使用插入域的方法得到页码、时间和某些特定的文字内容或图形等。
(2)利用域还可以完成一些复杂而非常实用的功能。如自动编写索引、目录等。例如,编制索引和目录就是域。
(3)域是文档中可能发生变化的数据或邮件合并文档中套用信函、标签的占位符。最常用的域有 PAGE 域(插入页码)和 DATE 域(插入日期和时间)。
(4)域包括域代码和域结果两部分。域代码是代表域的符号,域结果是利用域代码进行一定的替换计算得到的结果。域有些类似于Excel中的公式,具体来说,域代码类似于公式,域结果类似于公式计算得到的值。
(5)域的最大优点是可以根据文档的改动或其它有关因素的变化而自动更新。例如,生成目录后,目录中页码会随着页面的增减而产生变化,这时可通过更新域来自动修改页码。因而使用不仅可以方便地完成许多工作,更重要的是能够保证得到正确的结果。
(6)Word将许多域内置为菜单命令,一般通过菜单命令可以插入域,这样用户可以不与域直接打交道就能得到域的效果。
1 理解域的功能
域是Word非常有实用价值的功能之一,要想更好的使用Word,充分利用域功能绝对是必不可少的。但枯燥无味的域格式,对想用域而不熟悉域的用户来说,真是望而却步。由于域功能的运用比较复杂,用户在日常使用过程中经常会碰到一些疑难问题,下面的内容,让用户理解一些域的功能:
1.用“合并字符”功能输入域代码
如果用“组合字符”功能输入域代码,方法如下: (1)可以随意输入一些数字,如“12”。
(2)选中它们后,单击【格式】|【中文版式】|【合并字符】命令,在【合并字符】对话框中单击【确定】按钮,退出对话框。
(3)选中合并的字符并右击它,在出现快捷菜单中选择【切换域代码】命令,此时即可得到该合并字符的域代码,显示为“
”,此时就可
以修改域代码,来得到相应的效果,不满意还可以插入若干空格或增大字体修改满意为
止。此方法虽间接了点,对于不熟悉域的新手来说,可以避免域格式不正确引起的错误。
2.实现上下标对齐
如要实现一般上下标功能,用Word“组合字符”功能很容易实现,而特殊性的上下
标功能就爱莫能助了,如上标中的“+0.12”中的“0”的下标中的“0”似乎很不听话,不能上下对齐。这时可将其选中,鼠标右击,出现快捷菜单,选“切换域代码”,摇身一
7
变“Ф100{EQ\\O(\\S\\UP7(+0.12),\\S\\DO4(0))}”,这时只要在“(+0.12)”中“+”前插入若干空格,再配合减小字体(如8号)联手出动,则“0”与“0”已经对齐了,若还想增大或压缩两行间距,则把“7”或“4”改为其他数。 只要在相关地方插入若干空格和缩小字号,即可实现。
这时,用户会发现域原来并非那么神秘。
3,设置域显示的灰色
通常情况下,Word会将用户选定的域采用灰色背景进行显示(在打印时灰色背景不会打印出来),这主要是由于\域底纹\选项在发挥作用。如果用户不希望采用这种显示方法,则可执行【工具】|【选项】命令,选择【视图】选项卡,在【域底纹】框中选择【不显示】选项即可取消其显示。
4.域显示了错误信息
如果文档中的域显示的是错误的信息,则很可能是用户没有对域进行更新所致,因此,可选定该域,然后按下F9键进行更新。如果信息仍未更新,则可能是用户对域进行了锁定,此时用户应单击此域,然后按下Ctrl+Shift+F11组合键解除对域的锁定,最后再按下F9键进行更新,域结果框就会显示出最新的信息。
5.打印出错误的日期
当用户使用【插入】|【日期和时间】命令,在文档中插入日期和时间时,除非选择了自动更新日期和时间,否则Word将不能对插入的日期和时间进行更新。
要使Word能够自动更改日期和时间,则应执行【插入】|【日期和时间】命令,然后选中【自动更新】复选框。采用此方法插入的日期实际上是一个域,我们只需单击该域并按下F9键,Word就会将其更新为当前日期和时间,十分方便。
另外,如果用户将日期作为域插入到文档中,但未对其进行更新,则打印出来的日期也可能不正确。用户如果希望每次打印时都打印出当前的日期,则可令Word在打印时自动进行更新,其方法为:执行【工具】菜单中的【选项】命令,然后单击【打印】选项卡,最后复选【打印选项】框下的【更新域】选项即可。
如果要跟踪创建、最后打印、最后保存文档的时间,请先单击【插入】|【域】命令,
PrintDate或SaveDate选择【类别】列表框中的【日期和时间】选项,然后插入CreateDate、
域。可以使用这些域的选来实现只打印日期或时间,也可以二者都打印。
6.试图更新域或编辑域代码时,发出“嘟嘟”声
当用户试图更新域或编辑域代码时,Word发出“嘟嘟”声,一般是因为该域已经被锁定,解除对域锁定的方法是:单击此域,然后按下Ctrl+Shift+F11组合键。
另外,Word在改写工作模式下,不允许键入的字符覆盖域字符({}),在编辑域的代码时应确信没有选用改写模式。
7.使Word不再出现“请键入??”的提示
一般来说,利用ASK或FILL-IN域在文档中实现由Word提示用户输入文本内容的功能,用户若不希望这一功能继续发挥作用,则可按下ALT+F9键以显示文档中所有的域代码,然后执行【编辑】|【查找】命令,单击【特殊字符】按钮并从给出的特殊字符
8
列表中选择【域】选项,最后单击【查找下一处】按钮,查找带有ASK或FILL-IN文字的域,找到之后再将它们删除即可。
注意:如果文档中采用的是ASK域,则还应同时查找ASK域中指定的书签名。例如,如果ASK域为{ASKClient“请键入客户名:”},则请查找类似于{Client}之类的书签和{REFClient}之类的域。解除书签或域的链接,可以保留域结果,或者将其删除。如果准备删除ASK域并且解除书签或者REF域的链接,则在更新文档中的域之前,应该解除所有的书签或者REF域的链接。
8.打印出域代码而不是域内容
用户如果希望在打印时打印出文档的域代码而不是它所代表的域信息,则应单击【工具】|【选项】命令,然后选择【打印】选项卡,选中【域代码】复选框,单击【确定】按钮即可。
9.大括号({ })中的文本表示法
按 ALT+F9 组合键。如果 { } 及其中的文本由图形或日期等其他信息所取代,则 { } 及其中的文本为域代码更改此域代码可能会引起此域显示错误的信息或一个错误。
10.不显示域代码,但看到的是代码
如果不显示域代码,但看到的是代码而不是结果信息,可能是由于用键盘键入了域字符({ })。如果这样,此域将不起作用。插入域的正确方法是:按下 Alt+F9 组合键以显示域代码,然后按下 Ctrl+F9 组合键以插入空域字符,然后键入指令。
|域】TC 和 TA 也可以通过单击【插入】【命令来插入域。由于 Word 将 PRIVATE、
等特定域的格式设置为隐藏文字,因此在显示隐藏文字时,能看到这些域代码。
11.文档中的信息发生意外的变化
如果文档中的信息发生意外的变化,可以按 Alt+F9 组合键。如果此信息是由某个域插入的,则此信息将由域代码取代。域相当于文档中可能发生变化的信息的占位符。如果有新的信息,则Word 在每次更新此域后显示新信息。如果不希望信息发生变化,请锁定此域或断开此域的链接。
2 域的典型应用
域是Word的精髓,它的应用是非常广泛的。正确使用域可以实现许多比较复杂的功能,这里介绍一些典型的应用。
Word XP已经将一些常用的的域做成菜单命令,用户可以直接插入这些域而不必同【域】对话框打交道。本节将介绍一些经常使用的域。
1.利用(RD域)生成目录
Word中一个非常有用的功能就是可以自动生成目录,这样既不用费力地去手工做目录、核对页码,也不必担心目录与正文不符。但前提是必须将各级标题用样式定义(最好是用Word的内建样式:标题1,标题2,标题3...... 如果是自定义样式,则需要设置其大纲级别)。目录实际上就是用TOC域完成的。
9
在创建目录时,也可以用引用文档域——RD域来创建,RD的作用是在创建目录时,识别要包含的文件。RD域在文档中不显示结果。其格式为:
{RD“FileName”}
“FileName”是需要创建目录的文件。如果路径名或文件名中包含空格,那么必须要用引号将其括起来。
依次用RD域引用所有的文件,要注意必须和目录的排列顺序一致。例如: {RD E:\\JavaScript 程序开发手册\\第一章.doc} {RD E:\\JavaScript 程序开发手册\\第二章.doc} 然后再插入目录就可以了。
Word中的目录是用TOC域实现的。在生成的目录中按快捷键Shift+F9,或按鼠标右键,在右键快捷菜单中单击【切换域代码】命令,就可以看到域代码。如果用的是内建样式,则域代码如下:
{TOC\\o“1-3”}
表示用标题1~标题3制作目录。
若用的是自定义的其他样式,则可以用: {TOC\\t“样式1,1,样式2,2”}
样式1和样式2分别是自定义的标题样式,1和2表示它们的目录层次。
既然目录是用域实现的,那么它就可以进行更新。也就是说,当正文中对标题进行了修改,或由于增删文字导致标题对应的页码发生了变化,只要对目录域进行更新,就可以保证目录与正文是完全相符的。
要更新目录,首先将光标定在目录中,然后按F9键,或单击鼠标右键,在右键快捷菜单中单击【更新域】命令,就可以对目录进行更新。
2.引用文档或图片
在Word 文档中插入了诸如公式、图表、图形等对象时,虽然可以直接将其以实际形式插入在文档中而能够直观地显示出来,但却同时降低了文档的显示速度。实际上,在编辑文档的过程中,可以利用域代码来代替插入的对象,方法是:
(1)单击【工具】|【选项】命令,选择【视图】标签,选中【域代码】复选框。一旦需要显示域代码的具体内容时,可以按下Alt+F9组合键进行转换。
(2)需要在文档中插入其他文档或图片时,用户一般会直接将其插入,但如果被插入的内容做了修改,就不得不重新将其插入;另外,文档中插入太多内容时会使文档“膨胀”。这时,可以考虑使用Include域。
有两种引用域,分别用来引用图片和文档。其实,你可以不用记住域代码是什么,它们的使用非常简单。
(1)如果是插入对象文件,选择如图9.6所示的【链接到文件】复选框,就可以以引用域的形式插入;在Word中,相应的选项为【插入为链接】,如图9.7所示。
10