27替代手工记账的任务:广义上讲,替代手工记账(俗称甩账是指将各种基本的会计数据输入计算机,采用电子计算机设备和会计软件对输入计算机的
会计数据进行处理,生成会计信息并存储在磁性或光盘等介质上,根据需要输出各种会计凭证、账簿、报表,即采用电子计算机替代手工记账、算账、报账这一过程。狭义的讲,是指从手工会计数据处理方式向计算机数据处理方式的过渡阶段,即脱离手工会计核算工作的过程。
28替代手工记账的条件(一个前提,三个基本条件:前提是计算机与手工会计核算应该应并行三个月以上,计算机与手工核算的数据相互一致,软件运行也安全可靠;其次要求打印输出的证账表格式必须正确,签名盖章必须齐全。配有适用的会计软件和相应的计算机硬件设备;配备相应的会计电算化工作人员;建立了严格的内部管理制度。
29替代手工记账的过程:是会计工作从手工核算向电算化核算的过渡阶段,是会计电算化工作中非常重要的阶段。具体实施先,单位要做出总体实施方案;
整理手工会计业务数据;建立会计账户体系并确定编码;规范各类账证表格式和会计核算方法与过程;会计核算软件初始化;计算机与手工并行。实施过程中,由于计算机与手工并行工作,会计人员的工作强度相对较大,各单位需要合理安排财会部门的工作,提高工作效率。
30整理手工会计业务数据:按规范要求做好会计数据输入前的准备,这是一项非常重要的工作。重新核对各项凭证和账簿,做到账证、账账、账实相符(按照会计科目的统驭关系,凭证及各级明细账、总分类账之间,总分类账与下级明细分类账、相关辅助明细账之间,各类明细分类账、总分类账与实物库存记录之间应完全相符,金额和数量也应完全一致;整理各账户余额(如果是在年初建账,只需整理各账户期初余额,如果是在年中某月建账,须整理出以前各月各账户的发生额;清理往来账户和银行账户(及时处理和冲销呆账、坏账,核对清理未达账项。
31会计档案:实行会计电算化后,会计档案包括存储在计算机中的会计数据以及计算机打印出的书面形式的会计数据。
32会计数据:1、会计凭证、会计账簿、会计报表,记载会计业务的原始凭证等数据;2、会计电算化系统开发过程或会计电算化系统实施过程中的各种开发资料,如开发的需求分析书、系统设计书、实施过程中的参数设臵情况表等;3、其他会计资料。
33电算化会计档案管理要求:1、保存打印出的纸质会计档案;2、系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管;3、制定与实施会计电算化档案管理制度;4、会计电算化档案的安全和保密措施。
34会计电算化档案管理制度:1、存档的手续。各种审批手续,比如打印输出的账表,必须有会计主管、系统管理员的签章才能存档保管;2、各种安全和保密措施;3、档案管理员的岗位责任制度;4、档案分类管理办法;4、档案使用的各种审批手续;5、各类文档的保管期限及销毁手续;会计凭证、账簿、报表等会计档案保管期限应按《会计档案管理办法》执行。
35编制记账凭证的方法:1、手工编制完成记账凭证后录入计算机;2、根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证。采用这种方式应当在记账前将会计凭证打印出来并由经办人签章。3、由账务处理模块以外的其他子业务系统生成会计凭证数据。采用这种方式编制记账凭证时,应当在记账前将会计凭证打印出来并由经办人签章。
36与手工会计核算流程相比,电算化会计核算流程具有的特点:1、记账只是一个“记账”功能按钮,由计算机自动完成相关账簿的登记。2、同时登记总账、明细账和日记账。3、各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据,记账只是“数据搬家”,不产生新的会计核算数据。
37系统初始化:将通用会计软件转变成适用于某单位的“专用”会计软件,并将手工会计业务数据移植到计算机中的一系列准备工作,这是使用财务软件的基础。系统初始化工作的好坏,直接影响到会计电算化工作的效果。
38初始化的内容:1、操作员及权限;2、建立账套;3、会计期间;4、记账本位币;5、会计科目;6、录入科目初始数据;7、辅助核算项目;8、外币币种及汇率;9、凭证类别等。
39凭证的分类方式:1、记账凭证;2、收款凭证、付款凭证、转账凭证;3、现金凭证、银行凭证、转账凭证;4、现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证;5、自定义凭证类别。凭证分类不影响记账的结果,一般而言,可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。业务量较少的单位可以不分类,即只设臵“记账”凭证一种类别。
40某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制,系统提供五种限制类别:1、借方必有。制单时,此类凭证的借方限制科目只是有一个发生额。2、贷方必有。3、凭证必有。4、凭证必无。5、无限制。制单时,此类凭证可使用所有合法的科目。限制科目由用户输入,可以是任意级次的科目,科目之间用逗号分开,数量不限,也可以参照输入,但不能重复输入。
41会计核算软件日常账务处理内容:在总账系统中,初始设臵完成后,便能进行日常业务处理。日常业务处理的任务只要包括:填制凭证、审核凭证、记账、结账、查询和打印输出各种凭证和账簿。
42记账的要求:1、第一次记账时,若期初余额试算不平衡,记账操作无法进行;2、上月未记账,本月不能记账;3、未审核凭证不能记账,记账范围应小于或等于已审核凭证的范围;4、作废凭证不需审核可直接记账;5、记账过程一旦断电或其他原因造成中断后,系统将自动调用“恢复记账前状态”
恢复数据,然后再重新记账;6、记账一般采用向导方式,使记账过程更加明确,记账工作由计算机自动进行数据处理,不许要人工干预;7、记账操作每月可多次进行。
43结账:指计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额,并终止本期的账务处理工作。因此,每月都要进行结账操作,每月只结账一次。
44结账前要进行下列检查(哪些情况不能结账:1、检查本月业务是否全部记账;2、月末结转凭证是否全部生成并已记账;3、检查上月是否已结账;4、核对总账与明细账、主体账与辅助账、总账系统与其他子系统的数据是否一致;5、检查损益类账户是否已经全部结转完毕;6、如果与其他子系统联合使用,则检查其他子系统是否已结账;6、结账前要进行数据备份,结账后不得再录入本月凭证,并终止各类账户的记账工作;7、计算本月各账户发生额合计和本月账户期末余额,并将余额结转至下月月初;8、结账必须按月连续进行,上月未记账,则本月不能结账;9、结账职能由具有结账权限的人进行。
45怎么编制会计报表的(流程:第一次使用会计报表功能时,应当进行报表初始化,初始化后就可以编制会计报表;新建财务报表、报表格式定义、报表公式定义、报表数据处理等。