制度管理控制表
制度名称 制度编号 版本 2009 2011 2013 新订 /修订 修订 修订 修订 编写 部门 审核 公文管理规定 **** 0400-2013 分管领导审核 签发人 签发日期 2009.5. 2011.12 2013.9.3 年度评估时间 2010.12 2012.12 2014.9 2012年4月，中办、国办印发《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14本次修订原因 号），自2012年7月1日起施行。此条例首次对中国共产党机关和国家行政机关的公文处理工作进行了统一，公文版式按照《党政机关公文格式》（中华人民共和国国标GB/T 9704－2012）国家标准执行。2012年12月，集团公司修订发布了《******集团公司总部公文处理办法》（***规章〔2012〕121号）。参照上述公文处理法规及有关规范，结合公司工作实际，对公司《公文管理规定》进行修订。 1.对公文、公文处理等相关定义及有关管理职责进行界定。 2.修订“公文种类”。公司常用公文种类增加了“意见”，原“会议纪要”改为“纪要”，并对文种适用范围进行了修订；增加公文常用公文四类形式及适用范围。 3.修订“公文格式”。取消“主题词”要素，增加“发文机关署名”要素。根据新的本次修订主要内容 公文格式规范修订其它格式要素要求。 4.修订“行文规则”。明确上行文、下行文、平行文、呈批（报）件等应遵循的规则。 5.修订“收文办理”。明确和完善收文初核的重点内容、收文拟办规则、公文传递规则、公文办理时限要求等。 6.修订“发文办理”。完善公文拟制、转发文件、公文会签、公文核稿、公文签发、公文印制等具体要求。 7.增加“公文管理其它有关要求”。明确文件翻印、文件汇编、文件解密、文件撤销和废止、文件归档和销毁等具体要求。 解释部门 办公室 1
公文管理规定
一、目的
为实现公司公文管理规范化、制度化、科学化，提高公文质量和运转效率，结合公司工作实际，特制订本规定。
二、适用范围
本规定适用于公司本部。各单位应当参照执行。 三、名词术语定义
（一）本规定所称公文，是指公司在管理过程中形成的具有特定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规章和措施，请示和答复问题，安排生产经营活动，布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。
（二）本规定所称公文处理，是指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
四、管理职责
（一）公司办公室是公司公文处理的管理机构，负责本部行政公文处理工作，并对各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。党委、纪委、工会、团委等机关的公文由党群部门归口管理，其公文处理参照本规定进行。各部门负责职责范围内有关收文的承办和有关发文的起草、会签、校对等工作。机要文件应由专人保管和处理。
（二）公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。 （三）公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密、商业秘密的安全。
五、公文种类
（一）公司常用公文包括以下种类：
1.决定。适用于对重要事项作出决策和部署，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销所属单位不适当的决定事项。
2.通知。适用于发布、批转所属单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文，传达要求所属单位办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免和聘用干部。
3.通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。 4.报告。适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。
2
5.请示。适用于向上级单位请求指示、批准。 6.批复。适用于答复所属单位的请示事项。
7.意见。适用于对重要问题提出见解和处理方法，答复对方征求对某项工作的意见。 8.函。适用于不相隶属单位或部门之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
9.纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。 （二）公司常用各类公文主要包括以下四种形式： 1.文件式公文。适用于重要公文以及普法性公文。
2.信函式公文。适用于一般性且非普法性公文，主要用于上级单位对下级单位，或者两个不相隶属的单位之间使用。
3.便函式公文。适用于临时性事务文书，用印但不编文号。
4.特殊形式公文。如：适用于公司内部向领导请示和报告工作、反应情况、答复询问和重要事项提出建议及处理办法的呈批、呈报件等。
六、公文格式
（一）公文一般由份号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等部分组成。
（二）对涉及国家和公司秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”、“秘密”、“核心商秘”、“普通商秘”级公文应当标明份数序号。密级前不得添加单位名称，保密期限使用阿拉伯数字标注，如“普通商秘★1年”，保密期限与国家相关保密规定最长期限一致的，可不标注。
（三）对紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。
（四）对于发文单位应当使用单位全称或规范化简称；联合行文，行政机关之间联合行文，主办机关排列在前；党的机关或党政机关之间联合行文，可以用主办机关名称，也可以并用联署机关名称。
（五）发文字号应当包括：单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。对公文的发文字号一般标注在发文单位之下，横线上方居中；函件的发文字号标注在横线下方右侧。
（六）对上报上级单位的公文，应在横线上方左侧标注发文字号，右侧标注签发人
3
姓名。其中，请示性公文应当在附注处注明联系人及电话。
（七）对公文标题应准确简要地概况公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中可使用的标点符号有书名号、引号、顿号、连接号和括号等。公文标题编排于红色分隔线下空两行位置，分一行或多行居中排列，回行时做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。
（八）对转发文件的标题，当被转发文件的文种为“通知”时，应省略转发通知中的“通知”；当被转发文件的文种为其它文种时，可保留一级。
（九）主送单位应为公文的主要受理单位。对主送单位应使用全称或规范化简称、统称。公文首页必须显示正文。主送单位过多导致首页无法显示正文时，应将主送单位移至版记。
（十）公文如有附件，应在正文之后，成文日期之前注明附件的顺序和名称。附件只有一个时，不编顺序号。附件应与正文一起装订，格式、文字等要求与正文相同。特殊情况下附件不能与正文一起装订，需要另发的，应在附件说明处标注。
批转、转发、印发类公文，被批转、转发、印发的内容不按附件处理，在公文正文中不加附件说明，直接在正文后另页编排，首页不标注“附件”及顺序号。
（十一）对公文应当标注发文单位署名，使用发文单位全称或规范化简称。联合发文的所有发文单位均应依序逐一署名。其中，对“纪要”等特殊文种，不署发文单位名称。
（十二）公文除以“纪要”和电报形式发出的以外，应加盖发文单位印章。对联合行文，应当加盖所有发文单位的印章，主办单位的印章排列在前；对联合发文的盖章顺序，应与文头单位排列顺序相同。
（十三）对成文日期，应以领导人签发的日期为准。其中，联合行文以最后签发单位领导人的签发日期为准，任免文件以会议讨论通过的日期为准。对日期中的数字应使用阿拉伯数字，不编虚号。
（十四）版记一般包括分隔线、抄送单位、印发机关和印发日期等。
1.抄送单位应当是除主送单位外需要执行或知晓公文内容的其他单位。对抄送单位名称，应当使用单位全称、规范化简称或标准化统称。
2.印发机关应为公文的印制主管部门，一般为发文单位的办公室或文秘部门；对没有设立专门文秘部门的发文单位，发文单位即为印发机关。印发日期即为公文的送印日
4
期。
3.对信函式公文的版记不标注分隔线、印发机关和印发日期。如有抄送单位，以及特殊情况下需要在版记处标记主送单位时，标注抄送单位、主送单位，标注方式同文件式公文。
（十五）对公文页码的编排，当公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。信函式公文首页编排但不显示页码，从第二页开始标注。
（十六）公文中各组成部分的标识规则，参照《党政机关公文格式》（中华人民共和国国标GB/T 9704－2012）国家标准执行。
（十七）公文用纸采用国际标准A4型，左侧装订。 七、行文规则
（一）公司行文规则应当遵循确有必要、讲求实效、注重针对性和可操作性原则。凡党和国家的法规、法律已有明确规定的，不得再制发文件。凡现行文件规定仍然适用的，不得再发文。
（二）对行文关系应依据隶属关系和职权范围逐级行文。特殊情况下必须越级行文的，应抄送被越过的单位。
除党政联合行文等特殊情况下外，原则上不得党、政交叉行文。
（三）同级或不相隶属的单位可联合行文。对联合行文应明确主办单位。上下级单位不得联合行文。同一单位内的不同部门原则上不联合行文。
（四）向上级单位行文时，应遵循以下规则：
1.原则上应主送一个上级单位，根据需要可同时抄送相关上级单位和同级单位，但不得抄送下级单位。
2.文种可使用“请示”、“报告”或“意见”。
3.“请示”应一文一事。对下级单位报来的请示事项，如需以本单位名义向上级单位请示，应当提出倾向性意见，不得原文转报。
不得在“报告”等非请示类公文中夹带请示事项。
4.除领导直接交办事项外，不得以本单位名义向上级单位领导报送公文，不得以个人名义向上级单位报送公文。
（五）向平级或不相隶属的单位行文时，应遵循以下规则：
1.公司系统内平级或不相隶属的单位之间的重要行文，应抄送共同的上级单位。
5