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礼貌原则下传递负面信息商务信函的用词策略
作者：张雪原
来源：《赤峰学院学报·哲学社会科学版》2013年第10期
摘 要：礼貌原则是商务英语信函写作的基本要求。如何更加有效地在传递负面信息的商务信函中体现礼貌的原则，如何从用词角度来补偿这类本质上威胁收信人面子的行为，以及达到照顾双方积极与消极面子的目的，对于商务活动的成败以及双方贸易关系的维持有着至关重要的作用。
关键词：负面信息；商务信函；词汇策略
中图分类号：H315 文献标识码：A 文章编号：1673-2596（2013）10-0221-02
商务交往过程中存在许多的拒绝言语行为，在这些行为中充分体现了不礼貌及其冲突本质。通常情况下，写信人在英文商务信件表达拒绝信息时有两个目标需要达到：第一个是其主要目标，即传递坏消息，第二个是次要目标，即和读者保持良好的关系。写信人要时刻清楚他自己任何不恰当的拒绝行为都可能意味着客户流失以及公司的经济损失。英文商务信件以上的特点说明写信人在写作过程中必须时刻保持警惕，避免拒绝信息的不当传递。因此，在布朗和列文森的面子理论的基础与指导下，本文主要从词汇学角度出发，探讨礼貌原则在英文商务拒绝信件中的使用。
传递坏消息的商务信函易给收信人造成损失，因而会伤害收信人的正面面子。所以，在具体表达方式上，坏消息商务信函中的措辞应尽量使用模糊语， 避免直接使用否定的词汇。在确保信息准确性的前提下，通过多种用词策略来体现礼貌原则。 一、使用正面的词语和表述
商务信函中经常会涉及有关负面信息的表达和传递。为了尽量减小由负面的、否定的信息对交际双方关系带来不利的影响，最大限度维护对方，即坏消息接收方的面子，我们应尽量减少使用那些具有强烈否定意义的相关词汇。如cannot， forbid，fail，impossible，refuse，prohibit，restrict and deny等，这些词汇的使用在口气上相对生硬，表达上过于直接。对于坏消息的接收方而言，它所带来的消极影响也被进一步放大。在处理外贸关系中，如何给对方留下一个良好的印象是写信人首要考虑的基本要素，也是交流获得成功的基础。比较下列两个句子：
（1）Please do not expect us to send you the forms you requested if you carelessly omitted the identifying numbers.