广州尚逸家居用品有限公司管理文件
文件名 制定部门 档案信息管理制度 办公室 制定时间 编 号 AD[2011]008 实施时间 第 页 共 页 目的：为保持公司各类文档资料完善性、机密性，以便随时提供参考，特制定本制度。 范围：公司的年度规划、年度计划、统计资料、财务及审计资料、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告等具有参考价值的文件材料。 权责：总经理、各部门负责人、办公室 内容 一、档案信息的分类： 1、公司规划：公司发展规划、年度经营计划等，由办公室统一归档或由总经理直接保管。 2、财务、审计资料：财务账簿、财务报表、信贷、会计凭证、工资表等原始资料由财务部统一归档；有必要的资料，须直接报总经理备档。 3、经营资料：包括公司兼并、重组、投资等决策性资料，重要合同、协议等文件由办公室或总经理统一归档。 4、信息资料：包括与公司经营有关的国家法律法规、政策等信息资料由办公室统一归档。 5、市场资料：市场信息资料、包括加盟政策、管理规范、意向信息、加盟商资料、市场分布图等与业务相关的信息资料，由各业务部门分别保管归档；并向办公室报备份资料，每月及时更新归档。 6、行政资料：指公司会议纪要、决定等文件由办公室统一归档。 7、人事资料：公司全体员工的人事档案、员工统计报表、员工奖惩情况等资料由办公室统一归档。 8、音像资料：包括公司重要经营活动、策划组织的活动及其它培训的音像、相片、实物等资料办公室统一归档。 9、其它部门资料：由各部门自行归档，并向办公室报备份资料，每月及时更新归档。： 二、管理规范： 1、档案管理指定办公室负责，办公室必须对所有制度性、决策性文件进行归档，保证原始 制定人 审 核 批 准 资料、单据齐全完整及安全。 2、各部门档案应指派专人管理或接收档案，负责本部门的档案管理与查阅工作，并将档案
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文件名 制定部门 档案信息管理制度 办公室 制定时间 编 号 AD[2011]008 实施时间 第 页 共 页 管理人的姓名回报办公室。 3、各部门所发任何书面文件资料，统一于发行前递送正本至办公室并办理发放。 4、信息管理：各部门文员要统一收集、整理相关之信息，及时上报部门主管，并以文件形式知会相关部门，必要时，可呈报总经理。拓展部、营运部是市场信息的集中部门，部门文员应作好信息记录，不属本职范围内的要及时传达至相关人员。拓展部、营运部必须根据市场变化及时提供相关信息报表（同类产品动态表、市场宣传对比表、价目对比表、终端反馈表、市场政策对比）。 5、总经理信箱：总经理电子信箱： @163.com，各部门日常性工作报表的，均可以电子版发入此信箱，各类提案、投诉也可直接发至本信箱。 6、中央档案管理：各部门的文件资料以及光盘、磁带等、应定期于每月30日由该部门文件保管人统一以U盘汇总后交办公室存档，并附所建文件名称编号及部门电脑所储存的路径，以建立本公司的中央档案。 三、档案的借阅 1、公司人员借阅非密级档案，可直接向办公室办理登记手续后借阅，借阅期一般不及得超过一周；档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，及时归还。 2、密级档案借阅，必须向办公室办理手续，经总经理批准后方可借阅；密级文件必须注意安全和保密，当日借当日还，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失或带离公司。如确属工作需要摘录和复制，必须由总经理批准方可摘录和复制。 3、一般部门内部档案的调阅由所属者的部门负责人批准即可。 四、表格或表单的类别编码原则： 2
文件名 制定部门 + 五、规范： 档案信息管理制度 办公室 制定时间 编 号 AD[2011]008 实施时间 第 页 共 页 代码 A C E G I K M O Q S Y W 文件表单名称 公司重要执照、证照类 签呈 会议通知单 用印申请 物品申购单 货品申购单 工作说明 人事表单、表格 规章、制度、标准、 光盘 录影带 图书类 代码 B D F H J L N P R T V X 文件表单名称 对外发函 内部联络函 会议记录 合同 文件借阅单 工作职务 工作周报表 培训教材 程序 磁带 5S、ISO专用文件 其他 装订1、文件以左边装订为准。 2、左边装订文件资料及其附件，应对准左上角装订，对齐、订牢。 3、文件如有破损应及时粘贴补正。 4、重要文件应加塑料封套。 六、存档： 1、各类档案统一由办公室进行归档处理。 2、特别重要的文件与档案由总经理直接保管。 3、所有存档的文件分别按所属部门和文件机密程度，整理编号和保存单进行整理和编辑， 并在档案保管保存本上做好记录，存档保存。 4、所有档案文件全部保存在带锁的文件柜内，特别重要的由总经理保管。 七、保存期限与销毁： 1、永久保持文件；公司章程、规划、指令、决议、诉讼、契约、证书、统计会计文件、证照、历史性文书。 2、保存3年的文件档案：提案、人事任命、会计帐册、解约书、往来公文、重要信函。
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文件名 制定部门 档案信息管理制度 办公室 制定时间 编 号 AD[2011]008 实施时间 第 页 共 页 3、保存1年的文件档案：无关紧要的或临时性文件。 八、销毁： 1、保存期满，或者在保存期内无必要继续保存的文件档案，应予以及时废除或销毁。 2、废除及销毁时由办公室填单总经理同意后进行。 3、销毁采取粉碎或焚烧方式。 九、责任： 1、凡公司所有内部及外部往来的任何文件及档案，应一律予以收录存档。 2、部门内各人员留存档案应以年度为装订单位，不得跨年度装订，并将每一种文件依其属性做单一归纳存档管理。 3、公告、函、签呈、联络函等公文表格，应以统一公文夹做归档管理，以求统一。 4、部门档的归纳，应依存放的种类，于档案外以电脑打印的“档案标签”粘贴于该档案夹外侧面，如应档案太多，需增加档案夹存放时，应冠以序号方式。 5、部门内档案文件归档工作，除依本办法执行外，更需于每份档案内页的第一页，装订本档案夹内所有资料内容索引，以利查阅使用，并将该页定期交至所属文件保管人，更新后及时更换，再汇总交办公室，建立中央档案管理制度。 6、各部门档案应于存放前将文件资料以流水序号，以利日后查阅。 7、各部门应定时将所有档案存放位置，以表格方式填写表单，表单由部门最高负责人及办公室存档备查，以作为公司所有档案管理的索引。 8、档案管理人员如对其管理的文件有遗失或外流的情况，应主动报部门负责人核查，并负相应责任。 9、办公室有权对各部门档案保管情况进行检查督促。 10、 所有违规行为都将进行严肃处理，严重者将追究法律责任。 十、表格 1、《档案借阅申请单》 2、《档案销毁明细》 3、《中央档案索引及明细》 十一、本制度不全之处随时修订、执行。
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