入目录。卷内目录设定的材料名称与实际名称不一致时，可按材料的实际名称自行修改。
七、填写案卷封面项目和备考表。路政案件案卷封面式样见附件九；其他类案卷封面见附件十，备考表式样见附件十一。路政案件案卷封面项目按下列方法填写。其他类案卷封面项目按附件十括号内的说明填写。
案卷封面第二栏（空白）：填写归档单位的名称。如“河源市公路局”、“龙川县公路局”、“龙川县地方公路站”。案由（事由）：属于路政处罚、路政强制、公路赔（补）偿案件的，填写案由；属于路政许可的，填写路政许可事项。如“违法建筑案”、“损坏公路设施案”、“埋设电缆许可”、“跨越公路架设供电线路许可”等。
案号：填写路政案件案号。路政案件统一使用立案（受理）时编定的案号。
相对人（申请人）：公民填写姓名，法人和其他组织填写单位全称。 案发（许可）地点：填写案件发生地的地点；路政许可的，填写许可地点。地点一般表示方式为“公路线路名称＋案件起点公路桩号＋（左／右侧）；超限运输许可申请的，填写起止地点和经过的公路线路。’，。如“G106K2437+556公路”、“Gl06K2437+556右侧”、“河源—G205—广惠高速—广州”。立案（受理）时间：适用简易程序处理的案件，填写案发日期；适用一般程序处理的案件，填写立案日期；路政许可的，填写受理日期。
结案（批准）时间：适用简易程序处理的案件，填写作出行政决定的
日期；适用一般程序处理的案件，填写结案日期；路政许可的，填写路政管理许可证颁发日期。
案件承办人：填写承办该案件的两名以上路政执法人员姓名； 归档时间：案件结案后，档案管理人员对案件材料立卷归档的时间。 保管期限：填写案卷具体的保管年限。各类档案的保管年限详见附件八。
正卷／副卷：根据路政案件具体案卷，在案卷封面右上角方框内填写“正卷”或者“副卷”。
八、装盒。在同一属类、同一年度、同一保管期限内按案卷号顺序，将整理好的案卷装入档案盒内，盒内所装案卷数量，视档案材料的多少，可以“一宗一盒”,“一宗多盒”，也可以“多宗一盒”。 九、填写档案盒脊背项目。档案盒脊背式样见附件十二。属类名称：填写盒内案卷文件共同的二级属类或大类，用中文书写。如“路政许可”、“公路赔（补）偿”、“路政统计”。对“一宗一盒”和“一宗多盒”的路政档案，可以加注具体案名，即先写属类名称，加中括号竖向填写具体案名。如“公路赔（补）偿［某某某损坏公路设施案］”、“路政许可［某某公司穿越公路埋设管线］”。
分类号：根据本办法第七条规定的属类代号，用英文大写字母和阿拉伯数字填写。分类号应与属类名称一致。
年度：填写盒内案卷文件的归档年度。装入同一盒的案卷文件应为同一年度。
起止案卷号：同一属类下的起止案卷编号，编号形式为“（第一卷的
案卷号）一（最后一卷案卷号）”。
保管期限：填写盒内案卷的保管期限。装入同一盒的案卷文件应为同一保管期限。
十、编制案卷目录：按属类、年度、保管期限，分别制作路政档案案卷目录，多年装订为一本。案卷目录式样见附件十三、附件十四。 第十三条 路政档案的检索。路政档案室应在完成档案的归档整理后制作两套纸质目录和电子目录。一套用于日常的检索利用，一套移交同级公路管理机构档案综合管理部门。
五、路政档案的保管与利用
第十四条 路政档案的保管。路政档案由路政管理部门负责日常的保管利用。
路政管理部门将永久保管的路政档案归档五年后向同级公路管理机构档案综合管理部门移交，并同时移交电子文件和电子目录。移交时应编制移交清单，交接双方对照清单清点核对后，签字确认。 第十五条 各级公路管理机构须设臵适应工作需要的路政档案用房，为档案的安全保管和提供利用创造必要的条件，配备必要的专用设备，如计算机、彩色打印机、复印机、刻录机、扫描仪、防磁柜等。档案用房要配备档案箱柜和温湿度调控设备及其它必要的设备。库房要符合防火、防盗、防潮、防尘、防光、防霉、防高温、防虫鼠等要求。
第十六条 档案库房管理要做好库房的温湿度记录，注意调节和控制库房的温湿度，定期进行库房的安全检查，确保档案的安全。发现档
案有破损、虫蛀、褪色等现象时，要及时报告单位分管领导，并采取修补、复制等措施进行抢救。
第十七条 根据档案利用工作的需要，逐步建立起本地区的路政档案信息管理系统，实现上下级之间、部门之间的信息传递、信息查询和上级对下级的监督检查，为档案的利用提供方便。
第十八条凡查阅已归档的路政档案，应履行查阅审批手续。路政管理部门内部查阅，应按规定办理相关手续。路政管理部门以外人员因公查阅路政档案，应持公务介绍信和本人工作证、身份证，经单位分管领导同意，方可查阅。
查阅路政档案时，原则上不得带离现场。正卷材料可以复制，并由档案管理人员将复制内容登记备案。
经批准抄录、复印的归档文件，由路政档案室核对无误后，加盖路政档案室印章，可与档案原件同效。
档案管理人员不得擅自将副卷内容透露给查阅人。案卷归还时，档案管理人员应认真清点，签字核收。
第十九条 因行政复议、诉讼需提交案件档案材料给复议机关或者法院的，可提供正卷材料；副卷材料原则上不予提供。因特殊原因须提供副卷材料的，应经本单位分管领导同意。
第二十条档案管理人员要熟悉室藏档案的情况，积极主动地做好档案的提供利用工作；根据需要，选择编辑路政重要信息汇编、基础数字汇编、专题材料等具有实用价值的编研资料，为路政管理业务和档案利用者服务。
第二十一条档案管理人员应采取有效措施，按制度对档案进行经常性检查，保证档案完整安全。玩忽职守造成档案损坏、丢失的，应按损失大小，情节轻重给予行政处分。
六、路政档案的鉴定与销毁
第二十二条 路政档案室应按规定对保管期满的档案进行鉴定。鉴定工作应在各级路政管理部门分管档案工作的领导主持下，由本单位档案综合管理部门和有关业务部门共同组成鉴定小组进行鉴定。 第二十三条 鉴定小组对到期档案应逐卷进行鉴定，提出存毁意见，并将鉴定情况进行登记。
对被鉴定仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对被确定无继续保存价值的档案，要逐件编制清册，报本单位分管领导审批后销毁。 第二十四条 销毁到期档案时，档案鉴定小组应指定两个以上的专人进行监销。监销人应根据销毁清册，对待销毁档案材料进行认真的核对，确认无误时，方可进行销毁。档案销毁后，监销人应在销毁记录上签名，以示负责。销毁过程中形成的所有材料（含销毁清册）移交同级公路管理机构档案综合管理部门，归入全宗卷。
七、附则
第二十五条 若路政管理内容发生变化，需要对归档材料目录进行增删和重新排序的，由省公路管理局商省档案局同意后进行调整。 第二十六条 本办法自2009年1月1日起实施。