关于酒店统一和规范行文文件名称 格式的规定 （暂行办法） 文件类型 下发文—酒店制度类 文件范围 全体员工
一、总则
为规范酒店各类文件的管理，保证酒店各类文件流转及管理规范化，结合实际情况，制定本规定。适用于酒店所有部门及人员。
二、行文规则
１、各部门严格按照文件种类性质行文； ２、部门报行政办领导文件，冠以姓名职务；
３、部门间部门相互递发的文件，一般情况下冠以部门的名称； ４、行政办下发文件，其种类用“决定、决议、通知、报告、备忘”等；部门之间行文，其种类用“通知、备忘”等；
５、部门报行政办领导文件，如需审批后发有关部门的，应标明抄送的部门；
６、部门之间重要行文，应抄报行政办主管领导； ７、部门之间可以联合行文；
８、所有发出文件，均须由承办部门负责人签发；
９、所有须行政办领导(总经理、副总经理)审批的文件，均须审
文件编号 总办:2011-002 发文日期 2011年03月16日 文件性质 普通文件-非加密 批后执行；
１０、所有行政部门经理级人事任免，均有行政办发出。 三、文件格式
文件一般由店标、事宜、呈送（报）人（部门）、抄报人、抄送部门、承办部门、日期、标题、文号、正文、附件等组成。具体形式附后。
四、文件处理
１、文字要符合行文规范，并做到观点明确，条理清楚，文字简练，无错别字，提高文件质量；
２、部门文件由秘书或专人收发，（将负责人名单上报行政办），收发文件设专门签收单；
３、经主管领导审阅的文件，原件留存行政办公室，复印备份件发给承发部门。
五、文件的存档和销毁
１、已处理完毕的文件，行政办公室和部门要进行分类存档，做到查找方便，当年文件于次年1月31日前归档完毕；
２、对于无保存价值的文件，每年进行清理后经部门负责人审定后予以销毁，不得作为废纸处理；
３、涉及到财务、工程、人事、保安等技术档案（资料、报表、凭证、图纸等），有关部门每年整理档案，必要时交行政办公室长期保存。
４、上条例有行政办公室负责解释。
备 忘
事宜： ×× ××× 领导批示： 由： ×× ×× 至：××××× 抄报：×× ×× ×× 日期：2011 年×月×日
编号：（部门英文缩写，如E.O）20110316 （前四位为年份，后四位为部门发文编号）① ②
（正文）③
如有附文则标明《附件名称》
妥否，请批示。 或“特此通知”④
（此处为亲笔签名） ×××∕职务
请 示
事宜： ×× ××× 领导批示： 由： ×× ×× 至：××××× 抄报：×× ×× ×× 日期：2011年×月×日
编号：（部门英文缩写，如E.O）20110316 （前四位为年份，后四位为部门发文编号）① ②
（正文）③
如有附文则标明《附件名称》
妥否，请批示。④
（此处为亲笔签名） ×××∕职务
文件名称 文件类型 文件范围 制度（程序） 下发文—酒店制度类 文件性质 普通文件-非加密 文件编号 （部门英文缩写，如E.O）2011×× （制定范围）各部门负责人 发文日期 2011年×月×日 ① ②
（正文）③
如有附文则标明《附件名称》