相关的业务知识，难以适应工作需要单位的合同管理人员来进行合同的保管的行为。
2、建筑工程合同有效管理的注意事项
①探索新型管理模式，保持同一项目合同之间的有机联系。首先，可以尝试集中统一、区别管理的模式，对母公司合同管理系统而言，要集中管理权属公司本部以及子公司的档案，各子公司将合同定期向母公司移交；同时对子公司或其他相关单位的有关合同实行目录管控，建立合同之间的有机联系，实现信息资源的共享。另外，建立责任传导机制，解决合同管理分散问题。由于合同的产生过程不在档案管理部门，所以要确保各个项目上的合同文件能够完整的收集起来，并将其立卷、装订、移交的责任进行分解，明确地传导给项目管理机构和合同管理部门，通过责任分解和奖惩制度，确保这部分合同档案的齐全完整。
②建立健全合同打理制度是做好建筑工程合同档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段合同资料的有序管理，保证归档合同和资料的准确、齐全、规范，建设单位在项目从工程立项开始，就应按照国家合同管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的合同管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标代理机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及合同人员在工程合同形成过程中各自所应承担的职责，规范合同资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与合同跟踪管理同步。
③加强对工程合同管理人员和有关技术人员进行培训的力度。随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展，建筑合同管理工作的特点也有了新的变化，从而提高合同干部队伍的管理水平也更加重要。合同管理人员的业务包括服务意识、服务质量、服务水平。合同管理人员要增强服务意识，认清合同工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程合同管理工作。合同管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把合同管理质量关。
④建立健全规章制度，完善依法治档体系。建筑施工企业大都呈现出投资主体、企业性质、组织结构和市场结构的多元化特征，加上固有的分散、流动特点，再靠传统的行政命令手段去推动合同管理工作显然不行。为此，一方面应继续加强《档案法》和适用规章制度的宣传，让依法治档是维护国家利益、企业利益和职工权益的认识深入到合同管理人员心中；另一方面，要抓紧清理健全相关的制度，建立与多元化特征相匹配的制度体系，制定现在缺失的制度，修订或废除不相宜的制度，建立起符合实际、相互联
系、共同遵守的合同档案管理规范。
⑤及时做好合同的传递和变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使合同的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对合同的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解合同的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保合同的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效合同信息。
3、合同管理措施：
制订合同管理制度，加强合同保管，加强合同执行情况的分析和跟踪管理，协助建设单位处理与项目有关的索赔事宜及合同纠纷事宜。 （三）信息管理
所谓信息管理，主要指工程信息的及时传递和反馈，以此在保证工程质量的基础上，加速工程进度，并对造价控制和合同管理起到正面的促进作用。具体标准方面应确保安全生产文件不过夜，设计变更批复和报告时间低于72小时，质量信息文件的反馈少于24小时。
一是配备专职人员负责工程信息管理工作，除合同协议书、施工设计图纸、技术规范及相关技术文件外，施工环节中的动态信息包括质检、试验原始记录及路线环境信息等也应分类整理并存档。二是依据工程进度编制图表、台账，汇总填报各类原始数据。三是将工程各时期、各段的质量、进度情况及问题纳入监理报告汇总内容，为计划编制提供可靠依据。四是完善信息记录与档案管理工作，尤其是针对隐蔽工程的变更处理、构造物的基坑等可能出现质量纠纷且难以详查的问题做好现场拍照记录，分类存档，为合同管理的后续工作提供可靠保障。
三、建筑工程的“一协调”——全面地组织协调
随着工程监理在原有施工监理的基础上两头延伸、顺势而为，全过程全方位监理正逐步达成真正意义上的项目管理目标。传统的“一协调”很泛、很广，概念与责任为模糊、混淆，也缺乏相应的法律依据。因此，新形势下的建筑工程“一协调”应视为建设工程五方主体包含建设单位、勘察单位、设计单位、监理单位以及施工单位（含供应商）之间的工作关系协调。
《中华人民共和国建筑法》即明确规定，项目参与五方对于工程建设任务均应承担有相应法律责任。要及时、全面地掌握项目建设现场管理与资料状况，监理工程师无疑就成为与建设、勘察、设计及施工四方主体协调联系的中心；同时项目监理并非是孤立
的单体行为，而是以公司整体管理体系履行合同约定与相应法律规范规定的权力义务的法人行为，要协调好项目间的横向联系、项目与职能部门间的纵向联系，项目监理就必须理顺内部关系，做到思想统一、步调一致，切实地履行监理单位权力与义务。此外，目前部分建设单位逐步委托监理工程师参与或代行业主与政府建设行政主管职能部门如质监、安监、规划等各方关系的协调，尽管不属于监理职能的法定义务，但也可视为监理业务协调关系的延伸。就此来说，将建筑工程“一协调”的主体范围拓展至项目建设五方主体，有助于进一步明晰监理协调的对象与范围，对于合同权利、义务的履行以及监理工作的展开，均存在有明显的推动作用。