一
实习是在盼望中的, 但当它真正到来的时候又令我有些不知所措。在学校里的学习和生活都是悠闲而又快乐着的, 我希望在实习中也可以有幸福与快乐的萦绕与眷顾。
于是, 以周记的形式来记录在实习中心的成长过程, 不管是什么样的状态与境遇我都会很坦然的面对, 因为这将是以后工作、学习乃至整个生命中的一笔巨大财富。
离开了学校,告别了学生生涯,开始了一直追寻的工作生活.虽然不是第一次过上班族的生活,但还是会有兴奋与紧张感。我学的是计算机网络专业,但是这个专业却一直不是我自己所喜欢的。所以在学校期间也没认真去学。如今对于刚要准备踏入社会的我来说,以后要从事什么样的工作,什么样的工作才适合我,这个问题却一直困扰着我好久。
但我还是幸运的,通过网上投简历,再进入层层的面试,最终被我们当地的档案局里录用了,档案局上班时间是从早上八点到十一点半,下午一点半到五点。我是七点半坐公交车到档案局报到的,单位上的人都早早的来上班了。找过办公室邵主任报到后,在邵主任带领下工作第一周先是让我熟悉以后日常的工作环境和对档案局的一些介绍。
二
已经是在新的工作环境中的第二个星期了,在基本熟悉了工作环境之后,邵主任这周给我的培训的主要是让我掌握档案局里的一些具体工作内容和各项流程。馆内各个工作环节:整理档案、缩微操作、修复资料、借阅服务等我都轮流体验了一遍,学到许多在课堂上学不到的知识和技能,思想深处仿佛经受了一次洗礼。
档案局的查档程序是:填写登记表、出示证件检索、到库中取出相应的案卷、复印、盖章、收费、完成。
这周我所在是保管利用科,主要工作是:
1.负责接收、征集全区党政机关、群众团体及有关组织和企事业单位的重要档案资料; 2.负责馆藏档案资料的管理,确保档案资料的完整与安全; 3.负责馆藏档案资料的查阅利用和综合分析工作; 4.负责馆藏档案史料的管理、展览与陈列; 5.负责全区档案资料目录中心的建立和管理工作;
6.负责馆藏档案资料的编纂、研究、鉴定、公布与档案开放工作; 7.负责馆藏档案资料的技术保护和抢救工作。
我主要工作就是接待来馆查询档案的群众,为其提供检索、查询、复印的服务。另外就是协助老师到单位接收档案,做些记录的工作。总的来说大部分时间还是和人打交道。
三
工作第三周了,由于这周正好赶上会计室要移交会计档案,所以我就协助我的邵主任整理档案室,由于档案室地方特别小,我们要进行整理,档案室的保存柜子还是停留在原始的铁皮柜,这样,特别占地方,而且不好管理,档案室每年要形成的档案特别多,根本放不下。所以我认为,应该换成密集架,这样可以节省很多地方。在整理照片档案的时候遇到的问题就是,邵主任一下洗出400多张照片,这其中包括好多年的照片,一起归档,很麻烦,而且还要写出照片的主要内容,有的照片已经很早的了,邵主任都说不出来主要内容了,这就给归档工作造成了很多麻烦。
我认为应该定期归档或者是随时归档,这样可以提高工作效率和工作质量。然后的工作就是文书档案的修裱、整理、装订工作。首先察看卷内的文件有没有左边地方特别小的,因为装订的时候要在左边装订,防止装订过程中压到字,然后把左边距特别小的文件拿出来,在它左边粘上一张纸条,待干了以后,再插入卷内,这个过程叫修裱。然后要把卷中的文件按页码整理好,把它们靠左靠下辍齐,这个过程叫整理。最后就是装订了,按照装订的方法一步一步严格装订,一点也不能大意,再把右边长出来的文件折进去,就大功告成了。在这个过程中,修裱这个过程很浪费时间,每次都要等浆糊干掉才能进行下一步骤。我认为应统一文件纸张的用法,应该统一边距,或者注意左边的空白处留大一点,这样就省掉了这个步骤,节省了很多时间。
四
机关、团体、企业事业单位的日常工作中,会形成大量的会计档案,它们作为一个单位档案中的重要组成部分,以其特有的记录方式,准确、形象、生动地反映出该单位经济、管理和某些职能活动的过程和结果,对今后的各项工作具有不可缺少的依据、凭证和参考作用。因此管理好这一部分档案,是档案部门综合管理档案的主要任务之一。这周我的工作内容就是核对账目和根据支票用电脑记账。
这两项工作要求心细认真,每位数字都要一一核对,用电脑记账时要把支票的支出原因总结概括,因此,要求我们具备一定的概括能力。完成账目输入后,我们将所有账目累加,与电脑显示的结果进行核对如结果相同则正确。其他的工作还有,整理医疗报销清单,我们的工作为核对医疗报销清单中的每一项数据,将所有清单上的曲别针等金属物取下粘贴整齐,并将其按月份放入档案盒中保存。
整理会计凭证,我们根据会计档案的案卷目录核对档案内容、立档单位、案卷题名、保管单位、全宗号、保管期限是否与案卷目录相符,将有误的地方进行修改。还有,整理会计账簿、会计报表,将2012年的会计账簿、会计报表编写案卷目录并把账簿分类放入案卷盒中进行保存。分类时要注意的是同单位的账簿要放到一起保存,保存时还要格外注意保管期限的问题,相同保管期限的才可以一同装盒保存。
因此,我们要分清保管期限,把会计档案分类装入档案盒保存。接下来接触到的就是整理装订档案,我们要先将所有文件上的曲别针等金属物取下,必须逐张逐页对所附原始凭证进行整理加工,使待装订记账凭证舒展平整,原始凭证粘贴牢固、宽窄薄厚均匀,将记账凭证和所附原始凭证摆放整齐后在左上角打孔装订。装订过程中要格外注意的是装订绳不要系得太松,太松了会使账页上下左右晃动,损坏绳孔,继而损坏账页。装订好后要填写好凭证封面和脊背,并在封面与脊背的接封处,加盖财务专用章。盖章要清楚,端正。
五
这周我参加了四月份档案报举办的知识竞赛题,通过做题,了解了档案工作的不少知识,比如档案分类的依据以及保存,档案的机密性与公开性的区别。随即邵主任安排我找了关于档案局爱国卫生活动的资料以便于他参考,一共20份。通过一页一页浏览网页,仔细筛选,最终找到了合适的资料并且打印出来交给邵主任。几个小时之后,和单位的人去食堂吃过午餐,吃饭时一桌人围着一桌菜一起吃,其气氛,就如一家人一样,有说有笑,让我倍感亲切。后面几天,继续查找一些关于爱卫活动的资料,并且适当的做了一些修改,由于邵主任这几天都不在,单位的人又都开会去了,单位基本没什么人,就随便看看找出来的资料。 一周就这样又结束了,通过参加这种比赛教会了我做事要认真仔细,学会提取有用信息,做一个有责任心的人,不断学习,吸收新的“养分”以不断充实自己,让自己在岗位上能学有所获。
这是一个好的开始,加深了我对档案事业重要性的理解;在对档案管理流程的接触
体验中,促进并强化了本人档案学理论和知识的消化和掌握;直接的工作体验也给自己对现代科学技术对档案工作的作用和影响有了全新的感悟,了解到档案事业对专业人才具体要求,同时看到自己专业素质的差距,明白了自己今后加深学习和修养的努力方向。