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物业企业档案管理工作的现状及其改进措施
作者：施雯乔
来源：《商情》2014年第30期
一、物业企业档案管理工作的现状及影响因素
（一）相当一部分物业企业经营者缺乏档案意识。目前，物业企业经营者大多存在重经营、轻管理的现象，一味追求眼前的经济利益，对于档案工作这种短期内很难见到效益的工作不太重视，更谈不到有制度保证了。很多企业没有专人负责档案工作，没有必要的规章制度，档案管理随意性很大，一般是谁经办的业务，文件材料就由谁来保管，在办公室经常可以见到现行文件堆放在桌子上，过时文件堆放角落里的现象。因此，文件的丢失情况普遍存在，档案资源流失严重。只有少数企业有自己的档案管理体系，但是很不完善，不能满足今后企业发展的要求。
对档案管理不到位的情况，可以归纳为档案工作无人负责、无必要的档案规章制度、对档案资料无利用欲望，而这种“三无”现象也客观反映出物业企业经营决策者较缺乏档案意识。在竞争激烈的现代社会，经营者更愿意把时间、人力和金钱投入到直观的、可预知的、有确定价值的项目上，而不想投在具有潜在的、隐性的、未知的价值的档案工作中。由于物业企业的领导者在企业中具有绝对的权威，因此他们档案意识的强弱与否直接决定着物业企业档案工作的前途和命运。只有重视档案工作的领导才会把档案工作和其他工作一样作为一项重要的必不可少的工作来抓，才会为档案工作配备必要的人员和设备，投入一定的经费，以保证档案工作的顺利开展。
此外，物业企业经营决策者档案法制意识比较淡薄。《中华人民共和国档案法》颁布实施已有十余年了，《档案法》明确规定，国家机关、团体、企事业单位都有收集、保管档案的义务，但在物业企业的决策者中并没有得到足够的重视，他们往往会因为自己企业的私有性质，而将企业从档案法的管理范围中分离出来。如果物业企业能从法制角度出发来看待档案工作，那么他们的档案管理的现状也会有相当程度的好转。
（二）物业企业与行政管理部门缺少沟通。在物业企业成长的过程中，他们尚没有意识到档案的作用，而行政管理部门也未能及时予以监督和指导。因此，一段时间以来，物业企业与行政部门缺少沟通。导致这种情况发生是因为两方均存在着认识上的误区。
长期以来，档案一直被“国家、保密”的神秘色彩笼罩着，虽然近几年的宣传导向使情况有所改观，但是陈旧的传统思想依然禁锢着人们的头脑。物业企业未能主动与行政管理部门接触，是认为那里门槛高，自己不属于他们的服务对象，只好敬而远之，互不相扰。即使有些物业企业经营者认识到了档案工作的重要性，也想尝试让自己企业的档案工作规范起来，但也不知道从何下手，从未想过到行政管理部门求助。