浅谈秘书的应变能力
摘要：21世纪是个日新月异飞速发展的时代，每天都面临着新事物、新问题。新的形式对我们每个人都有更高的要求，不仅对领导提出了高要求，秘书亦是如此，随着科技的不断发展，社会的全面进步，不管企业，机关都需要高知识，高素质的秘书，更需要秘书具备一定的应变能力，才能在在紧急事件中不慌不乱对突发的事件采取有效应对措施，尽力控制。使突发的事件危险最小化。 关键词：秘书 应变能力 处事能力
在经济发展的形式下，社会各界对秘书的需求已越来越大，要求也趋向多元化，企业秘书除了具备职业技能，现代办公技术、人际沟通、公关能力外，还需要有灵活的处事应变能力，不难发现，多数企业都要求应聘者具有出色的协调沟通能力，具备独立处理公司突发事件的能力。有项关于文秘人员应具备什么基本品质要求的调查中表明，随机应变占90%，被放在首位。这也是由于秘书工作的特殊性决定的，秘书的工作性质复杂多变，每天要处理的琐碎事物很多，根据领导的指示，工作的变化而做出不同的反映。在我们工作学习生活中，也会出现各种各样的突发事件、危机。只有学会应对的方法，提高应变能力，工作才能如鱼得水。做个让领导放心的好秘书。
第一章 应变能力的概述
一 应变能力的概述
应变能力，指自然人或法人在外界事物发生改变时，所做出的反应，可能是本能的，也可能是经过大量思考过程后，所做出的决策。通俗的说就是应对变化的能力。那么秘书的应变能力可以理解为，秘书在工作中所遇到的突发事件，紧急事物所必须具备的处理事件的能力。只有遇事不慌不乱才能得到领导的信任，同事的支持。做一个领导身边的好秘书
从哲学的角度看，一切的事物都是在运动发展的，生活环境和自然环境总是处于不断的变化之中。有一句俗话说的好，人算不如天算，充分的说明了事物并不一定按照我们预想的轨道进行，也有设想不到的事物发生，有些事物是我们人力可以阻止发生的，但有些事情，如，地震、泥石流、海啸等，地质灾害是我们可以预防但不可阻止它发生的。
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第二章秘书应变能力的表现
荷兰学者罗森豪尔特指出, 危机是对一个社会系统的基本价值和行为准则架构构成严重威胁, 并且在时间压力和不确定性极高的情况下必须对其做出关键决策的事件。其中危机事件的四大特点有:特殊性、突发性、灾难性、紧迫性。
一危机事件中的应变能力
我国是世界上地震灾害最为严重的国家之一，地震灾害突发性强，破坏性大，涉及面广，而且会引起全社会的关注，地震灾害的处置关乎群众切身的利益。2011年云南盈江地震是当地时间2011年3月10月12时58，发生于中国云南省盈江县的5.8级地震，震源深度约10公里。此后10分钟之内又相继发生了3次余震，震级分别为4.7、4.5和3.6级。截至17时39分，地震至少造成了24人死亡，207人受伤县城人口达27万，有大批少数民族居民，震中距县城中心2公。该地在此前两个月已连续发生较小地震，使得房屋受损，专家表示这次5.8级地震足使已受损房屋倒塌。目前已有18000间房屋倒塌，约49000间房屋严重损毁。云南盈江县县政府提供信息显示，地震目前已造成7人死亡、211人受伤。地震发生后，盈江县全城停电，救援已紧急展开。作为机关秘书应如何处理。
(一)保证信息畅通. 一定要以最快的速度将事件情况报送上级.因为事
件发生得突然,所以秘书最初不可能掌握事件的全貌,需要不断地连续报告.报告的重点是情况,损失,急需支援解决的问题,还须尽可能地报告工作研究初步了解的事件原因.按国务院的要求,重大事件必须在四小时内上报国务院.应对突发事件中秘书工作的另一项内容是及时,不断地把领导的指示,解决问题的措施办法通知各部门和下级,要求共同配合解决问题.还应及时向人民群众发布\安民告示\用以安定人心,防止各种谣言扩散;同时要把党和国家采取的救助措施告诉群众,让受灾群众知晓救援办法和领取救济物品的政策,办法等以便配合救援工作,还要发动群众自救.
（二）辅助领导协调在应对突发事件中,众多部门如何相互配合形成合
力,如何统筹各方面人、财、物，着力解决群众吃、住、等问题,是一个复杂的系
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统工程,需要领导人统筹协调,果断拍板,这就要求秘书充分了解情况,提供实事求是的可行性建议,发挥参谋作用,辅助领导人做好协调工作。
（三）加强监督检查.诸如对电信交通尽快恢复畅通,救授物资尽快发
放到最需要的地方,人员伤亡情况的准 确调查统计等,都需要秘书协助领导督查,必要时可代表领导督促有关部门加快落实。
（四）做好接待工作.如上级来人了解情况协助工作,兄弟地区,单位派员
前来协助,支援,新闻单位人员前来采访报道,还有大量的慰问电信,都需要秘书出面接待,协调和处理。
（五）总结经验教训提出表扬批评的名单与事实依据等,做好善后工作.
以上主要是针对重大自然灾害,事故而讲的,有的突发事件因为较为简单工作量也就小些。一般说来,灾害事故多发地区,单位的秘书,应建立关于处理突发事件的预案,做到未雨绸缪。地震带地区必须结合地区特点制订出应对特大地震的预案。
二 发生交通事故时应对措施
2011年7月23日晚上20点30分左右，北京南站开往福州站的D301次动车组列车运行至甬温州上海铁路局管内永嘉站至温州南站间双屿路段，与前行的杭州站开往福州南站的D3115次动车组列车发生追尾事故，后车四节车厢从高架桥上坠下。这次事故造成40人（包括3名外籍人士）死亡，约200人受伤。温家宝总理2011年7月28上午实地察看事故现场并召开中外记者会。如果作为机关秘书该怎么协助领导处理事情呢？
采取的措施：第一，先给出事现场附近的直属单位工商所打电话，请他们派人去保护现场，并妥善保护好伤员；第二，给县医院打电话，请他们立即派救护车去现场抢救伤员，并请外科住院部作好抢救伤员的准备；第三，给交警队打电话，请他们立即派人去现场处理事故；最后，打电话给局领导，汇报事故情况及自己处理的情况。此外，秘书在紧急时刻要坚守岗位，随时关注事态的 发展，并协助领导做一些联络事务。请示领导后，尽可能在第一时间通知受伤人员直系亲属，简要说明情况、告诉抢救医院、告知单位的安排，说明单位领导正在全力处理，
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尽你能力说些安慰家属的话。提醒领导，要安排在车祸中出事的本单位人员的岗位和工作的接替事宜。
三 应对突发公共卫生事件的途径
近年来，禽流感、甲型HINI流感，一串的传染疫情，是我们的目光一次一次聚焦到“公共卫生”这四个字，严重的影响公共健康，对各级的政府及相关的部门都是严峻的考验，都需要地方政府和相关部门介入，迅速承担起责任，把损失降到最低，有针对的加强自身的能力建设，有效的遏制突发事件的发生，力促社会的和谐稳定。
应对突发的公共卫生事件的基本步骤
（一）是要迅速的控制事态。面对突发事件的公共卫生事件，作为秘书要沉着冷静，把事件的情况报告给领导，是突发的事件有条不紊的展开，在领导的统一部署下迅速的启动应急预案，采取紧急措施，控制事态防止危机进一步扩大。
（二）是立即的展开调查。控制事态的方式只是第一步，重要的是控制事态的有利时机，作为秘书，要千方百计的掌握事件的各种情况，要尽快的成立应急工作领导小组，制定应急方案。秘书要迅速的弄清事件发生的时间、地点 受害群体、影响范围，通过大量的事件分析事件发生的可能性。并上报给有关领导。
（三）.果断的解决问题。在应对突发事件上，秘书要沉着冷静，把全部的落实到位，要始终听领导的指挥，密切关注事态，注意把握事态的发展方向，并报给领导。
（四）加强协调联动。在处理突发事件时，协调一致很重要，秘书人员作为领导与群众直接的桥梁，起着重要的作用。协调能力是秘书人员必须具备的。
四日常工作中的应变能力
(一)人际关系
秘书与领导者群体的关系远比与单个领导的关系复杂。即使领导班子是团结
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的，也难免有矛盾、有分歧。如果处理不当，不仅仅是违反了秘书角色的行为规范，甚至会使自己处于左右为难、疲于应付、角色崩溃的境地。首先， 应该认识到： 领导群体有矛盾是正常的，绝对没有矛盾是不可能的。不同的领导有不同的思维习惯、工作特点和不同的个性特征，在工作过程中，不可能对所有问题在观点上、处理方式方法上完全一致。所以，当发现或遇到领导间的分歧与矛盾时，应视为平常，以平和之心应对，不必过于焦虑和忧心。其次，面对领导之间的矛盾，总的应对策略和原则是：秘书的言行、为人处事的出发点和目的，都应该从单位大局出发，从事业公利出发，坚持真理，秉公办事。坚持以大局为重，以利于领导群体团原则，按照矛盾的不同性质、不同程度和表现方式，秘书可考虑采用回避、中立、沟通、折中的方式妥善处理。不能以个人感情的好恶来取舍，支持一边，反对一边，更不能为一边提供反对另一边的材料，扩大他们之间的分歧。这样，只会加深领导之间的矛盾，既不利于领导班子的团结，也不利于工作的开展，对秘书个人的职业生涯，也会造成人际关系的尴尬和困扰。对领导的分歧表达意见，一定要坚持：一切从工作出发，对事不对人，客观正。一切从工作出发，就可以始终保持清醒的理性的判断，保持独立的批判精神，也才能持论公允；对事不对人，就是要求抛却个人感情好恶，抛却偏见和成见，不能存有私心，仅从个人利益出发，或从小团体、小帮派的利益出发；客观公正，就是尊重事实，实事求是，保持客观中立的立场，不偏不倚，避免观倾向性，避免以个人感情好恶为衡量是非的标准，不依附某个导或某个帮派，不做墙头草、随风倒，与领导群体，始终保持等距离的关系，不疏远近，不厚此薄彼，尤其忌讳支持一方而反对另一方。面对领导间的矛盾，秘书还要两条铁律：一是不可将领导间的矛盾分歧传播出去。尤其不能蜚短流长、搬弄是非，成为“长舌妇”；添油加醋，四处传播，只会使领导间的矛盾人为地扩大。二是不可把领导间工作上的矛盾分歧随便向上级报告，因为有矛盾分歧纯属正常，问题理应解决在本层面本部门，不能动辄把矛盾上交，这样也容易小事化大，激化矛盾。
(二)行程变动
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