2）文件格式应遵守国家及有关部门发布的公文管理格式，如文号、签发、标题、关键词、主送与抄送、密级、日期、纸型、版式、字体、份数等。
5建立信息目录分类清单、信息编码体系，确定监理信息资料内部分类归档方案。
6建立计算机辅助信息管理系统。 6.8.2监理文件应符合下列规定： 1应按规定程序起草、打印、校核、签发。
2应表述明确、数字准确、简明扼要、用语规范、引用依据恰当。 3应按规定格式编写，紧急文件宜注明“急件”字样，有保密要求的文件应注明密级。
6.8.3通知与联络应符合下列规定：
1监理机构发出的书面文件，应由总监理工程师或其授权的监理工程师签名、加盖本人执业印章，并加盖监理机构章。
2监理机构与发包人和承包人以及与其他人的联络应以书面文件为准。在紧急情况下，监理工程师或监理员现场签发的工程现场书面通知可不加盖监理机构章，作为临时书面指示，承包人应遵照执行，但事后监理机构应及时以书面文件确认；若监理机构未及时发出书面文件确认，承包人应在收到上述临时书面指示后24小时内向监理机构发出书面确认函，监理机构应予以答复。监理机构在收到承包人的书面确.认函后24小时内未予以答复的，该临时书面指示视为监理机构的正式指示。
3监理机构应及时填写发文记录，跟据文件类别和规定的发送程序，送达对方指定联系人，并由收件方指定联系人签收。
4监理机构对所有来往书面文件均应按施工合同约定的期限及时发出和答复，不得扣压或拖延，也不得拒收。
5监理机构收到发包人和承包人的书面文件，均应按规定程序办理签收、送阅、收回和归档等手续。
6在监理合同约定期限内，发包人应就监理机构书面提交并要求其做出决定的事宜予以书面答复；超过期限，监理机构未收到发包人的书面答复，则视为发包人同意。
7对于承包人提出要求确认的事宜，监理机构应在合同约定时间内做出书面答复，逾期未答复，则视为监理机构已经确认。
6.8.4书面文件的传递应符合下列规定：
1除施工合同另有约定外，书面文件应按下列程序传递： 1）承包人向发包人报送的书面文件均应报送监理机构，经监理机构审核后转报发包人。
2）发包人关于工程施工中与承包人有关事宜的决定，均应通过监理机构通知承包人。
2所有来往的书面文件，除纸质文件外还宜同时发送电子文档。当电子文档与纸质文件内容不一致时，应以纸质文件为准。
3不符合书面文件报送程序规定的文件，均视为无效文件。 6.8.5监理日志、报告与会议纪要应符合下列规定：
1现场监理人员应及时、准确完成监理日记。由监理机构指定专人按照规定格式与内容填写监理日志并及时归档。
2监理机构应在每月的固定时间，向发包人、监理单位报送监理月报。
3监理机构可根据工程进展情况和现场施工情况，向发包人报送监理专题报告。
4监理机构应按照有关规定，在工程验收前，提交工程建设监理工作报告，并提供监理备查资料。
5监理机构应安排专人负责各类监理会议的记录和纪要编写。会议纪要应经与会各方签字确认后实施，也可由监理机构依据会议决定另行发文实施。
6.8.6档案资料管理应符合下列规定：
1监理机构应要求承包人安排专人负责工程档案资料的管理工作，监督承包人按照有关规定和施工合同约定进行档案资料的预立卷和归档。
2监理机构对承包人提交的归档材料应进行审核，并向发包人提交对工程档案内容与整编质量情况审核的专题报告。
3监理机构应按有关规定及监理合同约定，安排专人负责监理档案资料的管理工作。凡要求立卷归档的资料，应按照规定及时预立卷和归档，妥善保管。
4在监理服务期满后，监理机构应对要求归档的监理档案资料逐项清点、整编、登记造册，移交发包人。
6.9工程质量评定与验收
6.9.1监理机构应按有关规定进行工程质量评定，其主要职责应包括下列内容：
1审查承包人填报的单元工程（工序）质量评定表的规范性、真实性和完整性，复核单元工程（工序）施工质量等级，由监理工程师核定质量等级并签证认可。
2重要隐蔽单元工程及关键部位单元工程质量经承包人自评、监理机构抽检后，按有关规定组成联合小组，共同检查核定其质量等级并填写签证表。
3在承包人自评的基础上，复核分部工程的施工质量等级，报发包人认定。
4参加发包人组织的单位工程外观质量评定组的检验评定工作；在承包人自评的基础上，结合单位工程外观质量评定情况，复核单位工程施工质量等级，报发包人认定。
5单位工程质量评定合格后，统计并评定工程项目质量等级，报发包人认定。
6.9.2监理机构应按照有关规定组织或参加工程验收，其主要职责应包括下列内容：
1参加或受发包人委托主持分部工程验收，参加发包人主持的单位工程验收、水电站（泵站）中间机组启动验收和合同工程完工验收。
2参加阶段验收、竣工验收，解答验收委员会提出的问题，并作为被验单位在验收鉴定书上签字。
3按照工程验收有关规定提交工程建设监理工作报告，并准备相应的监督承包人按照分部工程验收、单位工程验收、合同工程完工验收、监理备查资料。阶段验收等验收鉴定书中提出的遗留问题处理意见完成处理工作。
6.9.3分部工程验收中的主要监理工作应包括下列内容： 1在承包人提出分部工程验收申请后，监理机构应组织检查分部工程的完成情况、施工质量评定情况和施工质量缺陷处理情况，并审核承包人提交的分部工程验收资料。监理机构应指示承包人对申请被
验分部工程存在的问题进行处理，对资料中存在的问题进行补充、完善。
2经检查分部工程符合有关验收规程规定的验收条件后，监理机构应提请发包人或受发包人委托及时组织分部工程验收。
3监理机构在验收前应准备相应的监理备查资料。
4监理机构应监督承包人按照分部工程验收鉴定书中提出的遗留问题处理意见完成处理工作。
6.9.4单位工程验收中的主要监理工作应包括下列内容： 1在承包人提出单位工程验收申请后，监理机构应组织检查单位工程的完成情况和施工质量评定情况、分部工程验收遗留问题处理情况及相关记录，并审核承包人提交的单位工程验收资料。监理机构应指示承包人对申请被验单位工程存在的问题进行处理，对资料中存在的问题进行补充、完善。
2经检查单位工程符合有关验收规程规定的验收条件后，监理机构应提请发包人及时组织单位工程验收。
3监理机构应参加发包人主持的单位工程验收，并在验收前提交工程建设监理工作报告，准备相应的监理备查资料。
4监理机构应监督承包人按照单位工程验收鉴定书中提出的遗留问题处理意见完成处理工作。
5单位工程投入使用验收后工程若由承包人代管，监理机构应协调合同双方按有关规定和合同约定办理相关手续。
6.9.5合同工程完工验收中的主要监理工作应包括下列内容： 1承包人提出合同工程完工验收申请后，监理机构应组织检查合同范围内的工程项目和工作的完成情况、合同范围内包含的分部工程和单位工程的验收情况、观测仪器和设备已测得初始值和施工期观测