《档案事业概论》第一、二章辅导
第一章 档案与档案工作
第一节 档 案
档案是人类社会活动的历史记录,是一种普遍存在的社会现象。哪里有人类的活动,那里就有档案。但档案并不是随着人类的出现而产生的，它是伴随着人类文明的起源、社会的发展而产生和发展。从口口相传，到结绳刻契，到文字记录，到声像记录，到电子记录，档案经历了漫长的演变过程。
一、档案的起源与发展 （一）档案的萌芽与起源
档案的产生是以处理复杂事务为目的、以一定的物质基础为载体条件的。在远古蛮荒的文明之初，是茹毛饮血的旧石器时代，投掷、尖劈、杠杆等知识帮助人们度过了漫长的原始社会。由于生产力极其低下，社会关系简单，原始社会早期人们的交往、社会活动仅靠口口相传就能满足人们的需要。我国的远古传说十分丰富，如有巢氏架木为巢，燧人氏钻木取火，伏羲氏结网捕鱼，神农氏种植五谷百草等。这些传说使我国远古灿烂的历史得以流传。但有了传说并不等于有了档案。
当社会从低级原始阶段向前发展时，为适应日益复杂的社会生产和生活要求，人们开始以实物帮助记忆，即在物件上做出一些标记或符号表达思想或记事。我国历史上主要有结绳和刻契等原始记事方法。《易·系辞》载：“上古结绳而治，后世圣人易之以书契”。唐李鼎祚《周易集解》引《九家易》载：“结之多少，随物众寡，各执以相考，亦足以相治也。”可见，结绳是我国最早的记事方法。
刻契记事比结绳记事更进一步。所谓刻契，即在木片、骨片或玉片上刻上符号以记事。这种记事方法在我国古籍也有记载，如西汉学者孔安国《尚书·序》载：“古者伏羲氏之王天下也，始画八卦，造书契，以代结绳之政。”
刻契记事在我国一些少数民族中也能得到印证。如《隋书·突厥传》载：“无文字，刻木为‘契’”，说明一些少数民族在文字产生前已有“契”了。到上世纪50年代，我国一些少数民族仍以刻契记事。
原始人还善于用图画来记事，比刻契记事又进了一步。传说中，远古时期人们用花、虫、鸟、兽等各种符号记录种种事物。近年我国出土的原始社会晚期仰韶文化、龙山文化彩陶上的刻划符号，学者认为就是简化了的图画。
远古时期，人们由于受生产力发展水平和语言文字的限制，尽管借助于各种标记、符号，用结绳、刻契、图画等记事方法，能保存、传递相关记录信息，但由于原始记事方法的局限性，留存的记忆往往是不确切、不完整的，不能成为普遍的社会交往工具。历史、语言学家把这一时代称为“助记忆时代”。然而，原始记事在一定范围内有历史记录、契约、凭证、备忘等作用，因此，可以看作是档案的萌芽，即档案起源的初始形态。
(二)档案的产生与发展
1.档案产生的条件（两个条件）
（1）记录符号的产生是档案产生的客观条件
档案起源于原始记事，但原始记事并非档案。文字作为语言记录
符号产生以后，使早期人类大同小异的记录符号逐渐整齐划一，从而形成系统。只有文字才能准确表达思想，成为经验交流、活动记录最直接最确切的工具。文字的产生为准确地记录事实提供了条件，从而为档案的形成提供了客观可能性。
随着生产实践的继续发展，记录语言的文字符号系统进一步完善，
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出现了比较有条理的信息记录。这些有条理的信息记录使用完毕后，为了日后查考，被整理保存起来，便形成了档案。我国历史悠久，文化灿烂，产生了早期的档案。河南安阳小屯村出土的3000多年前的殷商甲骨档案（文字刻写在龟甲、兽骨上），就是当时商王朝使用的一种文件，也是迄今发现的我国历史上较早的文字。
（2）国家的出现是档案产生的社会条件
在原始社会后期，随着生产的发展、社会交往的扩大，人们需要帮助记忆和交流的的工具，而文字记录正起到了保存社会活动记忆、便于交流的作用。文字记录即文书形成并保存下来，就成为档案。社会越发展，人们交往越频繁，形成的记录越多，发挥的作用也越大。在原始社会向奴隶社会过渡，出现了阶级、国家以后，统治者为了治理国家、协调矛盾、发展生产、军事外交等需要，更需要有一种发号施令、管理众人的工具，于是就产生了记录阶级统治、国家管理状况的文书。唐人张怀瓘《书断》载：“大道衰而有书；利害萌而有契。”，正说明了文书和档案产生的社会历史因素。
可见，在漫长的人类社会发展过程中，文字记录的产生，社会的发展，国家的逐渐形成，进入阶级社会以后特定的社会需要等诸因素影响下，档案逐渐产生与发展。
2.早期档案形态
从原始记事符号向档案的演变，是随着社会的发展、生产力水平的提高而变化的。无论是档案内容，还是档案载体形态，都不断的发生变化。在我国古代社会早期，出现了甲骨档案、金石档案、简牍档案和缣帛档案等档案形态。
甲骨档案，是以龟甲和兽骨为材料形成的古代档案。在我国考古挖掘中，发现了商、周、汉等朝代形成的甲骨档案，其中商代甲骨档案是我国现存最早的系统的官府文书。河南安阳小屯村出土的甲骨档案，就是当时商王朝使用的文件，是我国目前发现的最早的用文字记
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录的档案，也是我国光辉灿烂文化的明证。
金石档案，是铭文档案和石刻档案的总称，是将文字刻铸在青铜器、铁器、石头上而形成的档案。殷商和周代将记载王族恩赐、征战经过、诉讼裁判等重要内容的铭文铸在青铜器上，称为金文或钟鼎文。春秋时期，冶铁业有很大发展，一些重要事情和法令铸在铁鼎上。也有的将重要的记载和规定刻在石头上，如王公征伐、祭祀、游猎等。这些铭文、石刻有相当一部分被保存了下来，称为“金石档案”。
简牍档案，是指在竹简、木牍上书写文字形成的档案。周朝和春秋战国时期，人们习惯将文件、书籍书于竹简、木牍上。事情简单、字数不多，写在狭长的单片竹简上；事情重大，要写很多字，则简片连编起来汇集成册。所以，在我国，最早对文件和档案的称呼，见诸文字的叫做“册”、“典”。
缣帛档案，是用丝织品作为书写载体而形成的档案。春秋战国时期，出现了大量缣帛档案，又称为帛书。长沙的楚墓、汉墓发掘出大批竹简和帛书，是继甲骨文之后发现较多的古代档案。用缣帛书写的文件可以舒卷，一份文件可以卷成一卷、一轴，所以又称做“卷”、“卷轴”。
纸质档案，是用纸张为载体形成的档案。造纸术发明以前，我国很长一段时间大量使用竹简、缣帛为载体形成档案。西汉初年，因对传播工具的需求，纸作为新的书写材料应运而生，我国甘肃省多次发现西汉麻纸残片——西汉时期放马滩纸、肩水金关纸、马圈湾纸(敦煌残页)、金关纸、敦煌纸。其中“放马滩纸”为西汉初期(公元前179年—公元前143年)的纸质地图，不仅是迄今发现的世界最早的植物纤维纸，也是世界最早的纸质地图实物和最早的纸质档案。汉后逐步由简、帛、纸并用，到以纸张作为撰写文书的主要载体。
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二、 档案的概念与性质 （一）档案的概念
档案是一种原始信息记录。相对于图书、情报资料等信息记录，档案信息有其特殊性。虽然，目前在图书馆、情报中心、纪念馆、博物馆等非档案管理机构也收藏有一些档案，档案馆也保存了图书、文物等，但档案与生俱来的特性始终是存在的。从事档案工作，有必要了解档案的概念、特点，从理论上解决什么是档案，什么不是档案等问题，才能有效地指导工作实践。
关于档案的概念，国内外档案学界有不同观点，20世纪80年代，全国范围内也有过广泛讨论。档案概念有学术概念和法律概念，主要体现在《档案工作基本术语》(以下简称《术语》)和《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)关于档案的表述。
《术语》中“档案”一词解释为:“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”
《档案法》第二条规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”
上述两种表述，外延不同，内涵基本上是一致的。《术语》中的档案，指的是普遍存在的、一般意义上的档案，其价值作用对象可以是组织，也可以是个人；《档案法》所称的档案，是指法律监管范围的档案，从法律上明确了国家管理档案的范围，专指“对国家和社会有保存价值的档案”，而并非一般意义的档案。但是，它对形成普遍的档案概念有促进共识的作用。
上述档案概念包括了如下四个方面的含义： 1.档案的形成主体是国家机关、社会组织和个人
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档案是一种普遍存在的社会现象，只要有人、有组织机构存在的地方，就会有活动，就会有档案。这种普遍性体现了档案来源的广泛性、多元性和规律性。每个单位的各个部门、各个岗位的每一个人都会形成档案，都有责任、义务形成好、保管好符合要求的档案。那种认为档案就是档案人员的事情的观点是错误的。同时，普遍存在的档案又蕴含着特殊性，即不同的组织、不同的实践活动，形成的档案内容千差万别，应根据不同情况有针对性地做好档案工作。
2.档案是有保存价值的文件
组织及个人在实践活动中，会产生大量的文件。这些文件为处理某一事情的需要而产生,是自然形成的。事情处理完毕后，文件完成了现行使命，经鉴定，一部分文件失去了效用，应予销毁；一部分文件仍有使用价值，应继续保存。有使用价值的文件，经过规范整理后保存下来就成为档案。无意识（自然）的形成需要通过有意识的制作和有意识的保存，才能成为档案。因此，不是所有产生的文件都能成为档案，只有那些有保存价值并且已经处理完毕的文件才能转化为档案。
档案是处理完毕的、具有查考价值的、集中保存起来的文件有机体。档案和现行文件，从它们的社会职能来说各不相同，而从它们的内容和形式构成来说则是同一的，是同一事物的两个不同阶段。文件就是档案的前身，为了做好档案工作，必须研究文件管理，尤其是要掌握文件运行规律，加强对文件形成、积累、整理、归档的指导与监督，确保档案的质量。
3.档案的实存形态是多种多样的
档案是人们在实践活动中形成的原始记录。这种原始记录的内容需要根据实践活动的需要，通过不同的记录方式和载体形式表现出来。档案内容的记录方式有文字的、图像的、声音的、数码的等等。档案载体，古代主要有龟甲兽骨、竹木、金石、贝叶、缣帛、纸张等；
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近现代主要有纸张、胶片、磁带、磁盘及各种实物等。可见，档案内容的记载形式是丰富多彩的，我们既要关注古代档案的收集保管，又要重视近现代档案管理；既要重视常见的纸质档案管理，又要重视胶片、录音录像带、磁盘等档案管理，还要重视办公自动化环境下电子文件的归档管理。
档案实存形态的多样性，要求档案人员用发展的、运动的眼光来了解档案内容，明确归档范围。在档案的收集工作中，尤其要掌握档案物质形式的存在和运动情况，对那些劣质的记录形态应及时纠正，如不耐久的字迹材料、不符合存储要求的记录方式和载体等。那些良好的各种形态的档案要全面、完整的予以接收保管。
4.档案是直接形成的历史记录
与图书、情报等一般信息不同，档案信息是特定的形成者在当时当地直接、自然地形成的，而不是事后编写或随意收集的材料，更不是凭空杜撰的。档案具有原始记录性特点，如活动的历史痕迹、当事人签名手迹、单位原始盖章等等反映历史面貌、自然状态的记录。档案记录和反映了真实历史面貌，可以让过去告诉现在，让现在告诉未来。档案的原始记录性也是档案的根本价值所在，保管保护好档案，最根本的就是要维护档案的原始性，保持档案的历史面貌。以毁损档案原始性为代价，无论出于何种目的，都是违规甚至是违法行为。
（二）档案的性质
档案的性质即档案的属性。档案内容千差万别，形式各种各样，但其属性是基本一致的。档案的属性包括本质属性和一般属性。
1.档案的本质属性是原始记录性
档案是人们在实践活动中直接形成的，具有很强的原始性；档案又是以具体内容体现实践活动的历史记忆，具有历史记录性。原始性和历史性的结合是档案的独有标志，原始记录性就是档案的本质属性，这是档案区别于其他事物尤其是相邻事物的独一无二的本质所
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在。一定的历史条件和实践产生相应来源、内容和形式的档案，并使档案自然地分门别类，而又构成一定档案材料之间固有的联系。档案工作人员必须掌握档案的性质，根据档案的不同来源、内容和形式的特点，进行科学的管理。
2．档案的一般属性是知识性和信息性
（1）档案具有知识性。档案是人类认识和改造主客观世界的智慧的结晶，它记载了人们实践活动中大量有知识价值的事实、数据、成果和理论，包含了经济、政治、科学、文化等各种知识的材料，是由个人、机关单位以至整个国家逐步积累起来的原生态的知识，所以档案是储存知识的一种重要手段，成为历史和知识的宝库。在人类社会文明的历史中，如果没有档案，便失去了连续地、全面地直接记录和积累知识的原载体。
档案不仅有储存知识的功能，并且具有传播知识的功能。它的知识传播功能不仅有空间扩散性，而且有历史的延续性，它可以将人类知识世代相传，使之连绵不断。从古代史官守藏档案，他们的知识子孙相传，到打破“学在官府”制度，将档案中积累的知识在民间传播，直至在近现代文化科学技术发展中对档案文献的广泛利用，都证明档案是人们获取知识的重要途径之一。因此，档案是人类社会进行精神再生产和物质再生产的一种智力资源。
（2）档案具有信息性。档案不仅承载着一定的信息，而且是重要的信息资源。档案信息作为信息家族中的一员，具有信息的一般属性，如中介性、可替代性、可传输性、可分享性等。同时档案信息又具有自身的某些特征，主要表现为原始性和回溯性。
档案信息的原始性。按照信息的特征和机能，可以将信息分为原始信息和加工信息。原始信息是指用数字和文字对某一项活动所做的最初的记载，对原始信息进行不同的加工处理，才成为加工信息。档案是人们当时实践活动的原始记录，它与图书、资料等其他信息相比，
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具有显著的原始性特征。档案信息的这种原始性，使它具备了一种其他信息形式无法替代的证据作用。
档案信息的回溯性。从文件到档案的转化是有一个过程的，因此，档案信息与其所反映的实践活动内容及该项活动的真实过程必然有一定的时间距离。正是这种时间距离，使档案信息具备了回溯性的特征。档案一旦形成，就成了过去活动的记述，即历史的记述。档案信息的存储，成为一种历史财富，成为人们了解过去、研究历史、总结经验、探求规律的根据。东汉王充《论衡·谢短篇》云：知古不知今，谓之陆沉；知今不知古，谓之盲瞽。档案信息的这种回溯性特征，使之成为贯通古今的信息。
（三）档案与相邻事物的联系与区别
图书、文物、资料都具有知识性、信息性，与档案有相似之处，相互间存在一定联系，但在形成规律和性质上有不同的内涵。为便于掌握档案概念，加深对档案性质的了解，有必要分析档案与相邻事物的共同性与差异性。
1．档案与图书
档案与图书都是人们认识和改造主客观世界的记录，共同具有知识性、信息性，是储存知识、传播知识、传递信息的工具，是人类智慧的结晶；二者源于实践又反过来为实践服务。但二者也有一定区别：
来源要求不同。档案要求来源于人们实践活动的直接的原始记录，是历史记忆，往往是孤本，具有资源的不可再生性；图书以供人们阅读为目的，可以是印刷品、复制品，没有原始记录性要求，可以反复印刷或复制。
价值作用不同。档案是由人们实践活动中形成的原始记录直接转化而来的，是历史的真迹；而图书则是人们在事后为了开展社会教育、传播知识的需要编写的，不具有原始性。因此，档案除具有图书的储存和传播知识的功能，还有特殊的原始凭证作用。
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信息存在的方式不同。档案是原始的、第一手材料，所记载的信息具有内容丰富但分散保存、价值巨大但隐性存在的特点，需要通过研究、编辑、开发，变分散为集中、变隐性为显性。而图书信息则不同，是在利用大量档案文献的基础上，经作者研究、编著而成的，内容集中、系统，价值显性。
档案和图书不是绝对的，在一定条件下可以相互转化。档案经过研究、编辑、出版，从而转化为图书；而图书随同原稿保存起来，就是档案。
2．档案与文物
档案与文物都是人类社会发展、进步的产物，也是人类社会文明发展的标志。二者都是人类实践活动的历史记录，绝大多数文物还有一定的知识性、信息性。由于二者存在着共同的特性，有时候会产生既是档案又属文物的情况。一般来说，有明确、清晰的历史记录的，就是档案，如载有文字的青铜器、石碑、甲骨、竹简木牍等；而没有文字的青铜器等历史遗物，属于文物而不是档案。《档案法》第十二条第一款规定：“博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理。档案馆与上述单位应当在档案的利用方面互相协作。”
文物和档案虽然有交叉，有时甚至难以区分，但还是可以发现二者的区别：
（1）文物与档案产生的主观意志不同。文物产生之初是人们为了生产、战争或日常生活的需要，如生产农具、战争武器、盛装物品的器皿等，是无意识形成的，并非为了供日后考古研究才产生的。而档案则是人们在文件处理完毕，完成现行使命后，认为还有使用价值，于是进行了有意识的整理和保存。
（2）信息内容的要求不同。档案信息侧重于原始性和记录性的统一，要求提供明确的、清晰的信息，能说明某一历史事实。没有文
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字、符号等清晰信息内容的，不能算作档案。而文物则侧重于事物的本原性，不强求有明确、清晰的历史记录。文物以实物证实历史，而档案以文字等记录符号记述历史。
（3）实存形态不同。文物是有文化价值的历史遗留物，其形态主要是过去人们直接使用的实用性物品，如器皿、衣服、建筑等。而档案的实存形态主要是文件。档案价值往往从文件之间的联系上去衡量；而文物，则是对单个事物的认识和判断。
3．档案与资料
资料是与档案最接近、关系最密切的事物。由于二者记录方式、载体形态相同，加上从逻辑上讲二者的外延有大量重合，两个概念很容易混淆，人们常常误将档案叫做资料，如“工程资料”、“会议资料”等等。但仔细分析二者的内涵，还是有区别的，我们应根据档案与资料的不同特点，做好档案工作和资料工作：
（1）来源不同。档案是本单位履行职能活动中直接形成的文件转化而来的，具有直接性、固定性；资料则是通过购置、复制、交换得到的或自行编制形成的，是间接的、不确定的。
（2）价值不同。档案是原始的历史记录，具有凭证价值，而资料则是为了工作查考之需搜集来的第二手材料，只有参考作用而无凭证价值。
（3）保管要求不同。档案是原始的历史记录，是不可再生的、惟一的资源，具有重要的保存、保密价值。因此，国家规定了有关归档移交和安全保管等法律监管要求。资料则是可以自行处置的，国家没有明确的强制性规定，由各单位自行管理。
档案与资料在一定条件下是可以转化的，资料被用于工程建设、科学研究等活动，成为活动历史记录的一部分，就有可能转化为该单位的档案加以保存；档案经过编辑加工，可以编印成大事记、专题概要、基础数字汇集等各种参考资料，也可以进行复制，这样就转化为
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资料。
三、档案的类型
档案的类型是多种多样的，不同类型的档案，其记录方式、内容又千差万别。为便于规范管理，国家针对不同类型的档案制定了不同的管理规定。档案工作人员有必要了解档案的类型及其特性，便于科学有序管理。
档案分类方法很多，常见的分类有如下几种： （一）按形成时间分（历史档案与现行档案）
按我国档案形成的不同历史时期，可以分为两大类：新中国成立前的历史档案和新中国成立后的现行档案。
1．新中国成立前的历史档案
（1）历代王朝时期的档案。我国历代王朝在国家内政外交管理过程中，形成了不少档案。由于受当时社会生产力水平的限制，档案保管条件较差，加上社会动荡，留存下来的档案不多，特别是元代以前的档案，保留下来的很少。相对保存完好的是明、清时期的档案，目前明、清朝代形成的档案主要保存在中国第一历史档案馆和辽宁省档案馆，台湾的故宫博物院也收藏了一部分。元前档案主要保存在国内外的博物馆等机构，西藏自治区档案馆保存有部分元代档案，辽宁省档案馆保存有6件唐朝公文档案。
（2）民国档案。是指1949年10月1日中华人民共和国成立之前国民政府各个时期形成的档案。包括中华民国以及北洋军阀和日伪政权统治时期的机关、军队、企业事业单位及其他组织、著名人物形成的档案。相对于历代王朝档案，这一时期的档案留存下来的多一些，但完整性、系统性还是比较欠缺。中华民国中央政府档案主要保存在位于南京的中国第二历史档案馆和位于台北的台湾国史馆，其他主要保存在各级地方国家综合档案馆。
（3）革命历史档案。是指1919年“五四”运动到1949年10月
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1日中华人民共和国成立以前整个新民主主义革命时期，中国共产党及其领导下的人民政权、军队、企业事业单位及其他革命组织、革命活动家形成的档案。这些档案记录和反映了中国共产党领导全国各族人民进行艰苦卓绝的革命斗争，推翻三座大山，缔造新中国的历史。由于战争期间颠沛流离，留存下来的档案较少，但十分珍贵。目前这部分档案中的中央机关档案主要保存在中央档案馆，其他革命历史档案保存在各级地方国家综合档案馆。
2．新中国成立后的现行（当代）档案
是指1949年10月1日新中国成立以来，各级国家机关、团体、企业事业单位及其他组织形成的档案，包括各级各类档案馆保管的档案。这部分档案记录和反映了我国社会主义革命和建设的历史，特别是记录和反映了改革开放和社会主义现代化建设，建设中国特色社会主义的伟大实践，是我国国家管理的档案中数量最多、内容最丰富、保存最完整的档案。
（二）按形成领域分 1．文书档案
是反映党务、行政管理等活动的档案（《档案工作基本术语》）。党的建设和经济、文化、社会管理以及机关单位内的党群事务、行政管理、财务管理、专门业务管理等档案，都属于文书档案。文书档案具有来源复杂、涉及面广、内容丰富、形式规范等特点。
2．科学技术档案
是反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案（《档案工作基本术语》）。这类档案表现形式丰富多样，有文字、图纸、表格、计算材料、照片、影片、录像和录音等。常规的科技档案包括科研档案、生产技术档案、基本建设档案、产品档案、设备档案等，具有成套性、专业性、多样性、通用性等特点。
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是反映专门活动领域的档案（《档案工作基本术语》）。这类档案体现了一些单位或部门从事专门活动、履行专业职能的历史面貌。专业档案具有专业性强、文件格式统一、程序规范等特点，有独特的管理方法和要求。（专业档案与专门档案）
（三）按所有权性质分 1．公共档案
是国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为国家（社会）所有的档案（《档案工作基本术语》）。公共档案的形成、管理、利用等各项工作，受法律调整，接受法律监督。属于同级国家档案馆进馆范围的公共档案，一律由本单位档案机构归档保存，一定年限后，需移交同级国家档案馆集中保管。公民有权利依照规定利用公共档案。
2．私人档案
是私人或私人组织在实践活动中形成的、为私人所有的档案（《档案工作基本术语》）。如各种动产、不动产、债权债务协议票据，家用电器设备安装使用说明书、维保单，个人信札日记、文稿笔记、影像记录、电子文件，私人组织档案等。这些档案对私人组织运行、对公民个人或家庭生活都起着积极作用。私人档案在不危及国家、集体、他人利益的前提下，所有者可以自行处置。（私人档案个人档案） （四）按载体形态分 1．纸质档案
自汉以来，我国形成了大量以纸张为记录载体的档案，也是目前我国档案馆（室）保存的档案中主要载体形态。随着科学技术发展，产生了新型档案载体材料，如胶片、磁盘、光盘等，但由于纸张具有阅读与使用方便、稳定性好、安全可靠、易于体现档案原始记录性等特点，在现有技术条件下仍是形成档案的主要载体。随着办公自动化、电子政务、电子商务的发展，很多单位产生了电子文件，但按照国家规定，纸质档案仍在“双轨制”环境下大量存在。
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2．非纸质档案
又称特种载体档案，有古代纸张发明以前的甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案等，也有胶片、磁盘、光盘等新型载体材料，还有印石、锦旗、金属物等各种实物形态档案。国外早期档案常用的有纸草、泥板、羊皮纸等载体材料。
（五）按记录表述方式分
按档案记录的表述方式分，有文字、图表、声音、图像等类型档案。不同表述方式的档案，有不同的保管要求。
四、档案的价值与作用 （一）档案价值与作用的概念 1．档案价值
是指档案对国家、社会组织或个人的有用性（《档案工作基本术语》）。它是主体需要（档案利用者及利用需求）和客体属性（档案内容、载体、类型）的统一和结合。客体的属性是构成档案价值的基础，主体的需要是构成档案价值的前提。二者相互关系才能决定档案的价值。
2．档案作用
是指档案对人们实践活动的影响，是档案价值关系在社会活动中的具体体现。价值相对为抽象概念，作用则是具体的；价值是稳定的、被动的、潜在的，而作用则是动态的、主动的、显现的。让档案价值发挥作用，就是通过档案工作人员的积极有效努力，使潜在的、被动状态的档案价值，主动发挥现实作用。
（二） 档案价值的形态 1．
第一价值与第二价值
从档案价值主体对象来看，可分为第一价值、第二价值。第一价值，是指档案对于其形成者所具有的价值，其价值主体是档案形成者；第二价值，是指档案对社会利用者所具有的价值，其价值主体主要是
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非档案形成者。一般来说，第一价值的实现是在本单位档案室，第二价值的实现是在档案馆。
档案面对不同主体体现的不同价值，体现了档案价值的阶段性、多面性。档案工作人员在确定档案归档范围、进行档案价值鉴定及其他各项工作时，既要保证档案第一价值的实现，即为本单位服务，还要考虑档案第二价值的实现，即为社会各方面服务。
2．现实价值与长远价值
档案价值主体不同，其实现时间也是不同的，据此，档案价值又可分为现实价值与长远价值。
档案的现实价值是指档案对当前社会实践活动所起的作用，通常又称现行价值。现行价值的主体是档案形成者及其相关单位，社会实践活动包括经济、政治、军事、文化、宗教、社会事务等当下社会生活方方面面。档案的长远价值，是指档案除了能为现实工作、学习和生活提供有关服务外，还能对未来产生影响，能在未来对社会各方面产生作用。长远价值对象由档案形成者扩展到社会各方面，时间由当前延伸向遥远的未来。
全国政协原主席李瑞环同志在为中央档案馆建馆40周年所作的题词：“对历史负责，为现实服务，替未来着想”，这15个字深刻揭示了档案的现实价值和长远价值。我们要从分析研究档案形成的历史背景、形成者的自身职能出发，准确把握档案的现实价值和长远价值，切实做好档案鉴定和保管工作。
3．证据价值与情报价值
根据档案的属性，档案又具有证据价值和情报价值。
所谓证据价值，是指档案可以成为法律诉讼、争端处理、权属确认、责任区分等活动的有效凭据。这主要缘于档案的原始记录性这一本质属性，档案的这种原始记录是以内容的真实性和当时当事人历史手迹、原始标记为保证的，能经得起科学的、历史的检验。
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档案又具有知识性和信息性，因此，档案具有情报价值。档案与报刊、图书、资料等一样，是一种情报资料、参考资料，而且是具有原始性、可靠性的情报资源。人们可以借鉴档案提供的情报信息，有效开展各项社会实践活动。有时候，档案内容或许是不完整的不真实的，甚至有造假的成分，但档案留下了当事人的行为痕迹，反映了档案形成者的认识水平和原来的意图，仍然是真实的历史记录，仍然具有可靠的情报价值。
4．利用价值与保存价值
利用价值是针对档案的具体用途而言，即指某一（或一部分）档案对具体的利用者的具体意义和作用。如某份学籍档案中有关某一学生在校学习成绩的记录，对该学生考研、谋职或出国留学等起到一定的参考和凭证作用。档案的利用价值是有多种具体形态、多层次的，不同价值主体、不同阶段，其具体利用价值不同。档案的保存价值实际上指档案是否具有被保存的意义，它以保存时间长短来体现。因此，从这个意义上说，档案的保存价值也就是指档案具有利用价值的时间限度，保存价值的外在体现就是档案的保管期限。档案的利用价值是档案的保存价值的基础，保存价值是利用价值的时间限度，档案的保存价值指利用价值大于其保管的代价。 (三)档案作用的主要表现 1．工作查考的主要依据
各类社会组织既是决策机构，又是办事机构。既要进行科学决策，又要切实组织实施，同时需要处理一些日常周而复始的事项，需要前后呼应，一以贯之。领导和工作人员为此需要通过查阅档案记录，了解历史、制定计划、处理公务，使决策更科学，办事更高效。没有档案记录，任何组织都难以保证其决策、管理上的连续性、科学性。可以说，档案为工作开展提供可靠凭据，起着重要的参谋助手作用。 2．文化传承的重要载体
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档案记载了文明社会物质文明建设、政治文明和精神文明建设的历史，档案是人类文明进步的阶梯，人类社会的文化在档案中得以积淀、传播。档案承载了文化，并推进了人类社会文化的传播、发展与进步。社会文化的发展是具有历史延续性的，而档案的存在和发展是文化发展延续性的重要基础和条件。
3．经济建设的宝贵资源
在经济建设过程中形成的大量宝贵档案财富，完整记录了基础设施建设与设备购置、工农业生产和服务业、产品研发推广应用等过程的历史面貌，是开展项目与设备管理、生产与经营管理、科研与技术管理的重要依据。凭借这些档案，可以有效进行项目的运行、维护，可以顺利开展企业技术改造，可以积极进行产品的升级换代，可以维护国家、企业、公民个人的合法权益。档案是无形资产，是经济建设的宝贵资源。
4．科学研究的可靠依据
档案记录了事物发生、发展、变化的历史和规律，保存了相关领域科学研究状态、基础数据、观测记录和统计分析材料。科研工作者通过查阅以往科研档案记录，能了解相关内容科学研究现状，掌握充分的基础数据资料，占有丰富可靠的第一手材料。学习借鉴以往和他人的研究成果，能使科学研究少走弯路。
无论是自然科学研究，还是社会科学研究，只有以档案为可靠依据，才能科学地把握事物发展规律，准确地阐明历史发展的脉络。 5．政治斗争的有力武器
历代统治者为本阶级利益的需要，都十分重视档案的收集和保管。因为档案记载了经济生活、社会政治的方方面面，是国家统治、军事外交、经济科技发展的缩影。掌握了档案，就掌握了国家的历史，就掌握了阶级统治的主动权。每当发生战争或政权更迭时，档案往往成为双方重点争夺的资源，成为阶级统治和政治斗争的工具。
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6．宣传教育的生动素材
宣传教育的方式、途径、素材很多，而档案因为其独特的原始性、完整性、历史性、多样性等特点，具有可靠性、直观性、生动性，成为宣传教育的重要素材。
（四）档案发挥作用的规律（四大规律）
档案价值是客观存在的，但价值的实现即档案作用的发挥是有规律性的。研究档案发挥作用的规律，便于指导档案工作实践，促使在档案工作中尊重客观规律，按科学发展观要求做好每一项具体工作。档案发挥作用的规律主要表现在以下四个方面：
1.档案作用范围的递增律
档案自形成之日起，即可发挥特定的作用，其作用的范围逐渐扩大。时间愈长，范围愈广，时间与范围成正比，呈递增趋势。
档案是在其形成单位所开展的某项工作中产生的，所以，它首先是对各自的形成者发挥作用。形成者在以后的工作中会经常不断地查考利用自身形成的档案，这也是档案形成的初因。这时，档案作用的范围，仅局限于其形成单位。但随着时间的推移，档案作用的范围逐渐扩大，社会上各个单位和个人，都需要利用有关档案。这时，档案不仅对其形成单位，而且对国家和社会都有用。
档案作用范围的递增规律，要求处理好档案发挥作用过程中当前与长远、局部与整体的关系。档案形成后先存放在形成单位档案室，若干年后要向档案馆移交。对于一个单位的档案室来说，它所保存的档案，不仅是该单位的档案，也是国家全部档案中的一部分，不能因为对该单位已无用而随意毁弃档案，也不能因为只考虑形成单位利用而将重要的具有长远保存价值的档案封锁起来，长期滞留在形成单位，影响社会利用。对于档案馆来说，它所保存的档案是从各单位接收来的，要考虑到接收的时间性，不能过早接收，以免影响各单位的利用；也不能过迟接收，以免妨碍社会对档案的利用。
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2.档案机密程度的递减律
档案是历史的产物，有的档案涉及到国家秘密、商业秘密和个人隐私，需要在一定时间内将其控制在一定的范围内使用。所以，这部分档案在这一阶段有一定的机密性。档案的机密程度有不同等级，确定之后，随着时间的推移和环境的变化，需要进行及时的调整。从总体上看，随着时间的推移，档案的机密程度将愈来愈小，时间与机密程度成反比，呈递减趋势。
3.档案作用的转移律
档案在阶级社会中是统治阶级的一种工具，是政治斗争的武器。过去，档案更多地被利用于阶级斗争，这是由当时社会环境决定的。但是，档案同时又是开展各项工作、繁荣科学文化事业的必要条件。随着社会主义建设事业发展的需要，档案的作用逐渐地从主要用于阶级斗争，转移到主要用于经济建设和科学研究、文化教育事业等方面。从这一转移，大致可以看出这样一个规律：即档案作用是由社会需要决定的，社会的需要在各个时期不断变化，档案作用的主要方面也随之变化。
根据这一规律，在实际工作中，应该围绕党和国家工作大局开展档案服务工作。对一个单位来说，要围绕本单位的中心工作和主要任务开展档案服务工作，有效地发挥档案的作用。
4.档案发挥作用的条件律
档案的作用不会自动地发挥出来，它是潜在的，需要具备一定的条件才能实现。档案作用的发挥受到以下三个条件的制约：
（1）受到社会发展水平的制约。档案和档案工作所处的社会环境是不断变化的。不同的社会制度，不同的历史发展阶段，不同的路线、方针、政策对档案的需求不同，档案作用发挥的程度也不同，档案的作用受到了社会发展水平的制约。在奴隶社会、封建社会，档案的作用是很有限的，主要为政治斗争服务。资本主义社会，档案得到
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5月改刊名为《档案工作》，1957年1月改由国家档案局主办，并由内部发行改为公开发行。《材料工作通讯》和《档案工作》成为指导档案工作、传播档案知识、交流档案学理论研究成果的重要园地。
1952年11月15日，中央办公厅、中央组织部和中央宣传部委托中国人民大学举办的档案专修班正式开学，1953年7月，档案专修班扩大为档案专修科，1955年进一步扩大为历史档案系，成为我国档案高等教育的重要基地。
二、我国档案事业的发展
我国档案事业走过了曲折发展的道路，开始了全面建设，期间又遭受了严重的挫折，后来又得到恢复提高，现正处于全面发展阶段。
（一）全面建设阶段（1958-1966）
这一阶段，在国家确定的建设档案事业的方针、政策的基础上，档案事业各个方面开始全面建设，实行了党、政档案和档案工作的统一管理，建立各级档案行政管理机构和各级国家档案馆，建立了科技档案工作，档案学成为一门独立的学科，学科体系基本形成，国家档案事业初具规模。
1．实行党、政档案和档案工作统一管理
鉴于党、政档案和档案工作分开管理存在的弊端，国家于1958年开始提出要研究解决这一问题。1959年1月7日，中共中央发出《关于统一管理党、政档案工作的通知》。《通知》发出后，实现了党、政档案和档案工作的统一管理，巩固和发展了档案工作集中统一管理的原则，明确了我国档案事业建设的指导思想，有利于对全国档案事业进行统一规划、统一指导，对于促进档案事业的全面建设具有重要意义。
2．建立各级档案行政管理机构和各级国家档案馆
继国家档案局成立后，中央国家机关和地方人民政府逐步建立了档案行政管理机构。各级档案行政管理机构既是党的机构，又是政府
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的机构，履行管理档案事务的职能。
国家档案馆网初步建立。1951年3月，故宫博物院文献馆改称为档案馆，这是中国历史上第一个档案馆（1955年12月26日，故宫博物院档案馆划归国家档案局领导，改名为第一历史档案馆。1958年6月改名为明清档案馆，并入中央档案馆。1963年12月，又从中央档案馆独立出来，定名为中国第一历史档案馆）。1954年11月30日，中共中央批准设立中央档案馆筹备处，1955年8月26日，国务院秘书长会议批准建设国家档案馆，后两馆合并，统一筹建中央档案馆。1959年6月24日，经中共中央、国务院批准，中央档案馆正式成立，并于1959年10月8日正式开馆。此后，地方县以上档案馆相继开始建立，国家档案局分别于1959年12月和1960年1月在广东兴宁和上海召开了全国县档案馆工作和省档案馆工作现场会。讨论通过了《县档案馆工作暂行通则》和《省档案馆工作暂行通则》，并于1960年3月18日正式颁布了这两个《通则》。1964年4月，在南京史料整理处的基础上成立了中国第二历史档案馆。1952年，第一个保存国家地质档案资料的专门档案馆——地质资料馆成立。1958年，国家测绘资料馆、气象馆、电影资料馆相继成立。一些部委和地方也成立了部门和专门档案馆。国务院科学规划委员会在《1956年—1967年哲学、社会科学规划纲要》中，提出有计划有步骤地建立地方档案馆的规划目标。到1965年底，全国省、地、县三级地方档案馆普遍建立，共建立档案馆2483个，其中省一级全部建立了档案馆，地、县级档案馆达到2000多个。
3．各级机关普遍建立了统一管理党、政档案的档案室 根据中共中央《关于统一管理党、政档案工作的通知》，档案室的设置也作了相应的改变，各级党、政、军机关和企业、事业单位以及人民公社都开始建立统一管理本机关单位党、政档案的档案室。到1962年，全国从中央到地方，大都建立了统一管理党、政档案的档
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案室，或配备了统一管理党、政档案的工作人员。
4．建立了科技档案工作
随着国家经济建设和科学技术事业的发展，各企业、事业单位形成的科技档案急剧增加，迫切需要进行收集、整理、保管和提供利用。1957年，国务院《关于改进档案资料工作的方案》要求国家技术委员会、国家建委、地质部、农业部和国家统计局，分别在工业、交通、地质、农业、经济等方面建立统一的科技档案、资料管理工作，推动了科技档案工作的建立和发展。1959年12月1—9日，国家档案局在辽宁省大连市召开了华北、东北协作区技术档案工作扩大会议（即著名的“大连会议”），全国各省、自治区、直辖市以及中央各工交、科技部门的代表参加了会议。会议讨论了《技术档案室工作暂行通则》，研究了技术档案与技术资料的区别，要求各有关单位建立健全技术文件材料归档制度，建立健全技术档案室，实行技术档案的集中统一管理。大连会议的召开和《技术档案室工作暂行通则》的颁布实施，使我国原来处于分散的、不统一的科技档案工作，开始有了基本的、统一的做法和制度。
党和国家制定了加强科技档案工作的政策措施。1961年1月、12月和1962年6月，国务院先后批转国家档案局《关于加强管理城市基本建设档案工作的意见》、《关于加强科学研究机构中技术档案工作的报告》、《关于加强管理城市基本建设档案试行情况的报告》和《关于工业企业技术档案工作的报告》。在1961年7月19日中共中央发出的《关于自然科学研究机构当前工作的十四条意见（草案）》和1961年9月16日国务院颁布的《国营工业企业工作条例（草案）》中，都对科技档案工作作了明确的规定。此后，全国科技档案工作普遍建立起来并得到加强。
5．档案学成为一门独立的学科，学科体系基本形成
中国人民大学历史档案系成为档案学研究的重要基地，对档案学
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进行了比较系统的研究，出版了一批档案学著作，由多门类学科组成的比较完整的档案学学科体系基本形成。
期间，1958年由于受“大跃进”运动的影响，档案部门出现了“大办档案”的偏差。到1959年，这一偏差得到了纠正。
1962年12月17—26日，国家档案局召开了全国档案工作会议，总结了1958—1962年全国档案工作的经验教训，提出了“总结经验，巩固成绩，改进作风，提高水平”的要求。
（二）严重挫折阶段（1966-1976）
“文革”期间，由于林彪、“四人帮”集团推行极左路线，制造了“档案工作中反党反社会主义黑线”的全国性大错案，国家档案事业与其他事业一样，遭受严重的挫折和破坏，档案机构陷入瘫痪状态，档案干部队伍受到冲击，档案工作制度被废弃。“文革”中后期，档案事业有所恢复和开展，但是，总的来看，“文革”时期，我国档案事业遭受严重挫折，可以说是有档案工作而无档案事业。
（三）恢复提高阶段（1976-1987）
1976年10月，粉碎“四人帮”后，全国各地纷纷召开档案工作会议，一些“文革”前的档案工作制度重新得到贯彻执行，受到冲击的档案干部开始归队，制定了档案工作规划，新建了一些档案馆库，档案工作得到局部恢复。
1978年12月，党的十一届三中全会胜利召开，实现了我国历史性的伟大转折，开启了改革开放的新纪元，档案事业在全国范围内得到恢复，其标志性事件，一是1979年2月国家档案局和中央档案馆的恢复；二是同年5 月中央办公厅发出《关于为“档案工作中反党反社会主义黑线”等错案彻底平反的通知》，全国各级档案部门解放思想，摆脱了“以阶级斗争为纲”的“左”的思想束缚。随着全国工作重点的转移，把档案工作的服务重点逐步转移到为社会主义现代化建设服务的轨道上来；三是全国档案事业在中共中央、国务院的领导
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下，有步骤地进行了恢复整顿，1979年8月，全国档案工作会议召开并提出“加速档案工作的恢复、整顿、总结与提高”的任务。1980年2月14日，中共中央、国务院批转国家档案局关于全国档案工作会议的报告，重申和肯定了档案工作的重要性，指出：“做好档案工作，不仅是当前工作的需要，而且是维护党和国家历史真实面貌的重大事业”。此后，全国档案行政管理机构和各级各类档案馆以及各级机关、团体、企业事业单位档案室等档案机构基本得到恢复，档案干部队伍得以充实；四是1980年5月中央书记处正式批准开放历史档案，第一次出台了开放档案的政策；五是1982年12月，“文革”后第二次全国档案工作会议宣布全国档案工作恢复整顿任务基本完成，提出今后8年全国档案工作的奋斗目标之一是“在全国范围内初步建立起一个门类齐全、结构合理、管理科学、具有中国特色的档案事业体系”。
在这一阶段，党中央、国务院的一系列重大举措，不仅有力地推动了档案事业的恢复、整顿，而且指导档案部门进行了改革，使全国档案事业有了新的发展：从中央到地方有了较为健全的档案行政管理系统，各级档案局作为各级人民政府的职能部门，成为管理档案事业的组织协调中心；各级国家综合档案馆、国家专门档案馆、部门档案馆、企业档案馆、事业单位档案馆组成了全国档案馆网络；机关档案工作不断健全并朝着对一个机关的全部档案实行综合管理的方向发展；适应国家经济建设的发展和科学技术的进步，企业档案工作和科技档案工作得到了发展和提高；档案教育蓬勃兴起，继中国人民大学恢复档案系后，全国部分部属和地方综合大学也纷纷开办档案系（专业），为档案部门培养和输送了大批档案专业人才，出版了一大批档案专业教材；全国各级档案局、馆以及各级机关、团体、企业、事业单位档案部门专兼职人员队伍不断壮大，知识结构、年龄结构、整体素质等日趋合理；开展了档案专业技术职务评聘工作，大批档案专业
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