关于组建视频会议系统的建议及说明
随着我们公司的组织机构达到一定的规模后，并且还在进一步发展壮大中，市场化竞争对公司的现代化管理及运作提出相应的高要求，鉴于公司目前的管理现状及会议制度，我以自己浅薄的眼光来提及发展视频会议系统对我们公司的必要和好处，形成如下三大意见和说明：
第一点：加强公司内部沟通交流，完善公司会议制度，团结紧密公司领导及各部门，增强凝聚力
随着信息化进程的加快，目前我们周围的众多大中型企业也迎来了飞速的发展，很多企业已突破地域的限制，特别是一些大型出口型企业和高科技企业，分支机构已经走向全国甚至走向了全世界。因此在一些地区设立分公司和办事处对于很多寻求突破发展的企业必不可少的战略手段。然而众多的分公司和办事处，也给总部的管理带来了新的挑战。
主要有三个方面的挑战：
一，公司总部的政策不能在第一时间里传达到分支机构； 二，各地区部门的市场情况及竞争对手动向不能及时反馈给公司总部以研究 对策；
三，众多的分支机构人员，给公司的整体调动带来了极大的不便。
就目前我们公司实况来说，似乎确实是存在上述三种情况的，公司里面的会议制度相对来说是随意性较大，组织形式比较松散，没有一个固定的周期来供公司领导及各部门传达指导意见和汇报工作，这其中的主观原因应该是受公司发展现状：即组织机构分布散；不在同一地区；会议场地较小受环境限制等等情况决定的，而实质延伸出来的情况可能则是受上述主管原因直接影响，造成有会难开,难组织，到最后索性不组织开会，从而造成没有一个成熟的会议制度来体现公司的形式和意志！
公司的组织结构势必会随着铁皮石斛行业的整体发展而日益庞大，这就必然要求公司具有现代成熟企业的成熟稳定的会议决策制度。考虑到我们公司的组织实情是基地大本营+外地众多的办事营销机构形式，公司会以跨地域形式发展，故这就决定了公司日常内部的会议,交流等问题会比较突出。为了克服这一发展遇到的问题，可以借鉴现代众多跨地域,组织机构庞大的企业都会选择伴随现代企业发展而出现的视频会议系统来统一决策调度公司的日常事务这一策略。
视频会议使不同地方的人们相互影响——不管他们之间是10分钟的步程还是10小时的飞机行程。它能够使人们像在同一房间一样交流思想、交换信息。这就意味着人们不用在等E-mail、传真或者快递中度过工作时间。简短地说，视频会议使人们“坐”在了一起。这里粗略例举一下基于互联网络的视频会议系统在运用中的优势及好处：
1、流畅的沟通；
2、人们更频繁的聚在一起，更有效的分享信息； 3、更快地作出决策； 4、更容易接近关键人物； 5、良好的工作环境；
6、制定最快制定出最优化决策；
7、决策不仅会更快，而且有更多参与者的意见与赞同； 8、更快的的危机处理；
9、无论主管人员在何时何地，都能在短时间内召集决策； 10、更快的投入市场；
11、因为可作更快的决策，得到更多的意见，所以可以使产品能 更快地投入市场；
12、因为公司运作变得更加有效率，就会对市场需求作出更有成 效的回答。
第二点：节约会议成本，及时高效传达公司决策
我们公司外面的分支机构（昆明,景洪等地）与勐海基地总部少不了有大量定期或者不定期的各种会议和培训讲座，从我们公司目前会议制度的现状来看，公司每月都有一次类似的全体领导班子碰头会议，召集所有在外办公的领导们回勐海总部基地开会，则需要认真考
虑会议成本费用的事项。
据统计我国每年有1.88亿费用是浪费在开会上所需的装饰上的，也就是没有实际意义的东西，对进行会议本身而言这着实是一笔巨大的额外开支。这是传统会议模式的短板所在，显然这种短处在互联网高度发达，资讯高度发达的现代是不符合资源高效利用时代所倡导的！
视频会议系统作为互联网的产物，已经应用在现在众多的跨地区企业的日常行政办公中了，这种技术的运用对会议成本的节约，其成效是显而易见的。比如以一周7天时间作为从昆明来勐海基地开会的用时算：
真正会议的时间也就3天，3天的住宿餐饮等费用，一人次就不450元；而其他的3天时间几乎都是在路上往返消耗掉的，往返车费一人次则不下600元，那么在昆明办事处来勐海基地一次人开会，其耗时是7天，费钱是1000元出头。日积月累，这个耗费是巨大的！
况且从昆明办事处下来勐海的长途旅行开会，舟车劳累搞得身心俱疲不说，耗费了公司大量的差旅，住宿费用等开支的同时，其实际对会议传递的效率并不高，因为会议往返耗时长，对在昆明办事人员地正常工作安排是一种打乱，影响其工作效率。
第三点：立足长远，为公司未来的发展打好基础，铺平道路 随着铁皮石斛整体产业的推动发展，我们公司的在外办事分支机构会越来越多，公司内部的日常会议交流也会必然越来越频繁，这就
务必要求公司有相应强大地，多功能性的交流会议平台来迅捷高效作出决策。
这里浅显的展望一下视频会议系统的应用将会对我们公司所产生的影响！
1，加工厂产品营销策略决策及统筹调度等实施发展铺平道路
随着公司的发展，加工厂以及外地的各种营销中心将是企业发展开拓的重中之重，可以预见，将来的发展还是市场为王，销售为王！那么组建一套强有力的营销团队来运作市场则尤为重要，而强大的营销团队是建立在强大迅捷的市场信息和快速反应，即时调整营销策略的基础上的，频繁的会议沟通,策略是必要的！
视频会议系统平台刚好可以为我们公司搭建这方面的基础，满足各种需求的远程视频会议，真正加快商讨决策步伐，提高商业运作效率。
2，商务洽谈提供便利途径
在我们开拓市场的过程中，因为外地客户比较多，客户要求全面了解企业包括工厂情况、最新产品等情况，就得到我们公司总部现场参观，这方面也给公司市场费用添加负担不说，让客户经受舟车之苦，这对外地的客户来说也不是好办法。
而假如公司引进了先进的交互式视频网络技术，基于互联网、局域网、专网、3G网络，利用现有的网络设施，建设了一套完善的视频会议系统，不仅可以在线为分公司的员工做培训，提高公司人员的专业素质和业务水平；还可以让分公司人员与总部实现随时随地点对
多点、多点对多点的在线视频会议，总部可以在最快的时间内通过高清视频会议系统向分公司人员传达最新指示，分公司的市场人员也可通过高清视频会议向总部汇报最新市场动向、竞争对手情况、客户进展。而且可让外地客商通过视频会议系统直观了解公司实况、展示最新产品，把公司面貌和产品信息第一时间传达给客户，让客户切身体验高清视频会议系统带来的方便快捷，减免客户以及员工的舟车劳顿之苦，在节省公司费用支出的同时也有利于公司业务的开展。 3，公司招聘等管理工作
我们公司地处边疆，这对企业长远地向上发展对人才的需要是个比较的大的制约，难招人,难留人的情况存在，难招人问题的存在固然受自身公司发展原因较大影响，而难留人则是期望出现偏差了，总的来说就是公司与应聘者双方存在没有对等详细了解的机会和平台，导致互相的误会，好的不会留在这里，好的不想留这里！
采用视频会议系统进行员工招募工作，用人主管面试位于遥远地方的考生。使用最经济的方式，协助公司找到最适合公司发展的人才。用工双方在对等互相充分理解的前提下达成用工协约，这样也能在意识层面容易留得住企业所需要的合适人才。
视频会议产品开始成为企业办公室必备的设备，不但可以提高企业办公效率，还可以为企业提高服务绩效，尤其在迈入二十一世纪之际，全面科技化的加速发展，构建视频会议系统已是企业信息化建设中不可缺少的环节。了解视频会议的用处，才明白能给我们带来了什
么，通俗的说法有： 减少费用、更高的生产力、充分利用资源、更快做出决策。视频会议最基本的功能就是异地召开会议，通过网络为载体实现会议更高的生产力 ，提高生产力是指通过网络会议可以速度做出决策，从而提高解决时间。
结合上述说明，可以看出引进视频会议产品确实是可以显著提高公司的整体运作效率,节约成本，同时能大幅度提高公司在外各种机构与在内总部的沟通决策，为将来的高效抢占市场提供坚实基石。
郑科 2013年12月初