办公室管理 1 / 7 一、 单选 办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题有共同利益的话题。 传真机传送以下哪种文件尤其有优势？手工制作的图表和手工签名档文件
传真机的使用哪一项是不对的随时随地可向对方发送。
当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应查证消息的可靠性。
电子文档存储归档时，应该TIFF、JPG格式图片的电子文档可以直接存储，有特殊压缩参数的需要备注说明。
关于握手的礼仪，下面说法错误的是为了表示亲切，男士和女士握手时，可以双手相握。 会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理，这时文员应征求主持人意见，停止笔录，关录音机。
将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是骑边章。
接受忠告的正确反应是切勿感情用事。 领导人签名章是将领导人员的亲笔签名制成的印章，下列相关说法错误的是？领导人签名章一般由领导人随身携带。
若上司拒绝接见来访者，文秘人员在接待时，下列哪个做法欠妥？简洁明了地告诉对方上司不愿接见。
上司决定参加某个会议时，文员不应该只在便笺上写好会议名称。
社交场合很讲究次序礼仪，一般以右为尊。 文秘人员打出业务电话时，下列哪项是正确的？首先自报家门
文秘人员接听电话时，应该接到电话应首先把己方的基本信息告知对方，如公司名称、本人身份等
文秘人员要关心上司的健康，如果上司生病初愈后，文员的行为中哪一项是恰当的？注意安排好上司的饮食。
文秘人员在差旅结束后，应该整理好出差过程中的单据、凭证，及时办理报销结算事宜。 文秘人员在将信访信件拆封时，应该避免下列哪些做法？拆开信件后要将来信信纸装订起来，信封则可以丢弃。
文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围、归档时间和归档要求。
文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的？可以按照文员自己的习惯进行工作。
文员必须管理好金钱，学会节约开支，以下行为中哪一项是不恰当的？最好到价格便宜的商店去购买，质量并不重要。
文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的？每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力。 文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的？应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己。
文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见。
文员打印寄往欧美国家的信封，寄信人姓名、地址应该打印在左上角
文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是姓名、部门、地址、国名。 文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪种做法是错误的？如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会。
文员如果误拆了非本公司的信，应该在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去。
文员协助举行宴会时，不用考虑有无休息室。 文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是下级单位报送的报告，统计报表等。 文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字，应请教对方
文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种？初次写信，或有过激言行的。
文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的？较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方。 文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免？日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃。
文员做会议记录时，可以在会议记录中与发言者用词不一致但意思完全一致。 无纸化办公过程中，应该对电子文件采取严格的安保措施，保证其不被非正常改动。 一般而言，文秘人员是特定上司的直属员工，其业务具有从属性，从属性意味着文秘人员照料好上司，能够使得上司专心工作，提高工作效率。
一般而言，在办公室里，离入口最远的位置是上座。
以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函等用按通讯者特征立卷。
以下餐巾的使用方法正确用来擦嘴唇嘴角。 以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的？穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰。
以下关于名片的使用方式，哪项是错误的？各自只能当面递送，寄去是不礼貌的。 以下关于说话的要领中，哪一项不适宜？由过程先说。
以下关于文员在差旅预订工作的行为中，哪一项是不适宜的？不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明。 以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？按私人公务标准分拣。
以下哪些不是办公室事务管理的特征？决策性。
以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责？制造。
以下哪些接打电话的行为是不正确的？受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击。 以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议？圆桌型。
以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正确的？工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举行均可。
以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的？让员工们随意领取办公用品。
以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不适宜的？标准的零用现金单据有一个签名。
以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，哪一项是不适宜的？未用完一道莱时，应将刀叉平行排放在盘了上右侧，叉尖向上，刀刃向内。
以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的？打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话。
邮件的寄发不要考虑以下哪个因素？爱好。 邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪项事情与文员的工作要求不一致？应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办。
在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的？作会议记录时离开会议室接听电话。
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在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有说话的技巧，了解要求约会者的心理。
在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的？接通电源可立即复印操作。 值班人员不应该做以下哪类事情？签发文件。
文书部门立好的案卷……，但没有期限。错 文员代替上司传达不利消息时…上司的语气.错 文员第一次做一项工作时应该快一些…错 文员对上司进言，无论是关于什么事…错 文员对于这值班期间发生的重要情况….错 文员向下级机关传达上司信息时……错 文员应有效利用时间…重要工作…一起去做。错 文员在工作时间如需要补妆..随时随地进行.错 文员在接听投诉电话时，如果对方无端辱…对 文员作介绍，若..都相同，应从较亲近….对 文员作介绍，应先介绍地位高的人，….错 无论何种礼服都…“黑领结”…无尾正式礼服。对 无论是什么样的文本和图表…..传真。错 小办公室的优点是节省空间，…..错
宴请的请柬一般要提前……不要补发请柬了。错 英美国家习惯，文员接待来访者…..错 在电子文件的归档工作中，草稿….不保留.对 在信访工作中，….保护举报人的合法权益.对 在信访接待工作中，即使..以礼相待…..对 在阳光明亮的教室和会议室内……不受影响.错 正确的邮件信封拆封位置是在信封的右边册对 值班人员要认真填写值班接待登记表…..对 注办是指文秘人员在《文件处理单》上…..对
是否协商一致并经过会签。 5查行文是否规范。 6查公文格式是否符合规定。 会见与会谈的前期准备工作有哪些。 1确定议题和明确目标。2收集信息和分析双方材料。3确定参加人员。4双发协商时间地点。5布置座位。
简述文员向上司做请示的注意事项。 1、请示要对口。遵守上级分工，对口请示的原则。避免多头越级请示。对涉及多方面的综合性工作，应向主持全面工作的领导人请示，并将有关情况通报其他分管上司。2、请示要单一。遵守一文一事的规则，避免将多项事物写在一份请示内，造成上司批复的困难。 简要说明受意方法。
1、备好记录本，记录下指示要点。2、注意倾听，用心判断指示的用意。3、必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。4、如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并注意方式和态度。5、接受指示后，要不失时机地贯彻落实。 来信受理的程序是什么。
1及时拆封。2认真阅读。3逐项登记。4认真处理。5及时复信。 如何控制会议经费。
1会前应该做出科学的严格的预算。2会间要严格地控制经费使用。3会后要及时地结算，发现超支应立即找出原因，总结经验教训。如果超支过多，必要时可以追究有关人员的责任。
说话的基本要领有哪些。
1语句要简短。2由结论先说。3利用重复的效果.。4话说完后略作整理概括。5说话时考虑时间地点场合对象等因素，使用模糊语言。
听别人说话的要领。
1用认真的态度集中精神聆听，脸部应朝向说话者。2听话时同时在脑海里想5H1W，把对方的话整理好。3在适当时机适当地附和。4在对方谈话告一段落后再发问。5对方说话时不要挑语病和抢话。 完整的会议记录应该包括哪些事项。 1会议名称。2会议记录人的姓名和盖章。3开始时间和结束时间。4会议地点。5议题。6主持人和主席。7出席者名单。8会议的经过情形及结论。9相关的资料。10下次会议预订日期
二、
判断
按照收件人姓名分拣邮件只适合…….对 拜访长辈或地位较高人士时，……对 办公室的灯光照明要避开自然光，…..错 办公室环境布置的目的为了建立挡驾制度.对 办公室环境布置的目的为了有利于保密工作对 办公室人员值班工作…..没有岗位责任制度.错 不要在酒宴上评论或附和……..。对
打国际电话联系业务时，必须注意时差…..对 代表会议依法定期召开……核对出席人数。对 当上司要求文员协助私人事务时，……..对 档案是指使用过的文件中所指事情…… 对 电子文件的运作…不如纸质文件严格系统。错 对于紧急而重要的事，文员应先……错 凡是单位撤消，原公章应立即停用…..错 合适的话题可以有……和夸耀自己的话题。错 即使客观形势发生变化，也不应变更…..错 假如对方所要求的日期已经被预约……对 假如上司不准备参加某个会议，应立即…. 错 交际应酬要讲求时效，若时机错过……对 介绍地位相同的..先介绍新进..年纪较轻….对 介绍信的正本和存根必须一致，可以出具….错 面对突发事件，值班人员……应急措施。错 男女之间，男士先伸手了，…..错 谦虚语不属于敬语，例如“承蒙夸奖…..错 如果不小心发生日程安排计划重复的情形…错 如果两位来访者均未预约..先来后到….。错 如果文员要找的人是..地位高…直接….。对 如果要拒绝别人，最好是依照……对 上司和文秘人员必须在周末核对…..对 上下级之间握手，下级先伸手后…..错 社交交谈中，一般忌讳谈对方的个人…对 同时介绍很多人时，可从右至左….对 为来自外地的与会者安排宾馆住宿，…..错 文本文件是没有格式控制…..，兼容性好。对 文秘人员不仅要在公务上...饮食、着装等。对 文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心…错 文秘人员在会议接待中…..无需安排和关照。错
三、
简答
办公室的四种含义。
1、广义：泛指一切办公场所，区别于教室、车间、医疗室等。
2、狭义：指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所，如厂长办公室等。 3、特指：党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构，级别高的又称办公厅。 4、专指：某种专门的独立的工作机构，如国务院台湾事务办公室。
办公室事务管理的服务性表现在哪三个方面。
一是为上司服务，使上司摆脱繁杂琐事的压力，把主要精力集中在重要工作上。 二是为组织服务，为组织员工提供一个高效舒适的工作环境。
三是为公众服务，保证组织与外界的信息渠道通畅，密切与社会各界联系。 核稿，是拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实，要做到六查，请简述六查内容。1查是否需要行文，以什么名义行文。 2查文稿内容与法律法规政策及其他以后规定是否矛盾。
3查要求和措施是否明确具体，切实可行。4查涉及其他部门或地区职权范围的问题
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文书处理的基本任务。
1发文：包括文书起草、修改、审核、签发、印刷等环节。2收文：包括来文签收、登记、分办、传阅、拟办、批办、承办、催办以及答复等环节。3管理：包括文书平时管理、发挥公文的效用、公文保密等环节。4立卷归档：包括文书的整理立卷、归档保存等环节。
制发文件时加盖机关印章，称为用印，具体要求有哪些。
1文件用印时，必须以机关领导人或部门负责人签发的文件原稿为依据，经核对无误后使得用印。2文件用印要端正、清晰，要端正地盖在成文日期上方，上不压正文，下要骑年盖月。3文件用印一定要与制发文件的机关部门或单位相一致。4要核实用印份数，超过份数的不能盖印。
四、
设计
安徽某企业欲与上海某企业合作?设计这个接待方案1接受任务；2了解来宾；3制订计划；4预订食宿；5迎接来宾；6商议日程；7安排会谈；8陪同参观；8送别客人；10接待小结。
办公室的清理和清扫方法??小册子30页设计题2答abcdefgh
当来访者自称事先已和上司约好如何应对??小册子36页4答
康桥宾馆??会议通知，应该考虑哪些问题(1)会议的名称；(2)出席会议者的姓名或组织,部门的名称；(3)日期,时间(开始到结束的预定时刻)；(4)地点:(具体在几楼几号会议室)；（5)议题(或者议事日程)；(6)主办者的联络处,电话号码等；(7)开会所在地,建筑物名称,几楼,电话号码(必要时可附上地图)；(8)注意事项,是否备有餐点,有否停车场,或当天应备的资料等。
麦格公司为了解新产品?如何准备和开好这个座谈会。(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者,能独立思考,有主见又敢于发表意见者；(2)座谈会以小型为主,人数以七,八人为宜；(3)座谈会上,文秘人员应与主持人密切配
合；(4)主持人负责引导,组织,可不做记录；(5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；(6)座谈会的时间不必严格规定,可长可短；(7)会场应准备些饮料,茶点,边吃边谈,可使气氛轻松。 某个下雨天，利达公司??在会后应该做些什么工作(1)要替搭车回去的人安排车子.(2)在接待处暂时代为保管的衣物,不要遗失或被人错领,冒领(3)有留话时,切记务必传达(4)检查会场有无物品遗漏(5)要为参加会议的人员送行(6)文秘人员离去前,要检查烟灰缸,字纸篓有无易燃的东西,如有,则必须加以熄灭(7)桌,椅早先若有移动,必须还原;洗涤烟灰缸,茶具等,并收拾妥当,倒去垃圾(8)携带进会场的资料和会议用品要记得带回(9)关紧门窗并上锁。
某公司成立不久?设计一个电话记录单，怎么设计。 来电单位 来电号码 来电姓名 分机 来电时间 手机 内容摘要 上司批复 处理结果 记录人 某公司成立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好准备，要做哪些工作？小册子44页2答123456 如何接受对方的名片小册子36页最后一行开始，6答1234
上海某企业欲与德国某企业合作?设计这个接待方案1接受任务；2了解来宾；3制定计划；4预定食宿；5欢迎来宾；6商议日程；7礼节性拜访；8宴请；9正式会谈；10签订协议书；11陪同参观游览；12互赠礼品；13欢送来宾；14接待小结。
上司办公室和接待室的整理?小册子29页设计题1答abcdefghij
上司在与客人谈话?紧急事件，文员如何向上司传话小册子36页5答1234 请将下列文件分别组合成4个案卷?小册子47页设计题答
文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做？(1)在赠礼前必须搞清赠礼目的,如是为周年庆典,生日,结婚,荣升,乔迁,或是圣诞节,中秋节等(2)还要清楚赠礼对象身份,爱好,文化背景,性格习惯
等;(3)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意.时间如何取决于当地的购物环境.(4)还应熟知以下规则:除非上司有特殊的要求,不必送太昂贵的礼物,只要用心为对方选择适当的礼物即可.(5)要看对方的实际情况选择礼品,做到恰如其分,适合对方.(6)赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精美包装纸重新包装一下.(7)如果不是亲自送礼,应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片,贺卡.(8)文秘人员应准备一张节日礼物名单,上司可以在上面作一些增减,表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见,以及标明价格范围.(9)为了避免所送礼物的重复,文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录.
文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作小册子40页4答12345 文员办公室的布置小册子31页3答abcdefgh
文员面对有问题的来访者?.怎样的，如何应对?..小册子36页3答
文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目？履行哪些职责？(1)整理好旅行过程中所有的单据,凭证,送上司审阅,签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用(2)回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报.如果是与上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案(3)尽快恢复正常工作和生活状态,继续做旅行前未完的工作(4)把在出差时结识的有关人士,单位等情况做好记录,以便将来有用(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢。
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文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目？履行哪些职责？(1)准备旅行计划和旅馆信息.旅行计划表要说明出发和到达地点,是乘飞机还是汽车,火车或轮船,出发和到达的日期及时间,座位情况,旅馆情况.(2)制定约会计划.约会计划表包括:城市名和省(州)名(如果是国外旅行,写明城市名和国家名),日期和时间,与上司约会者的姓名,公司和地址,电话号码.(3)为商务洽谈收集资料.(4)决定旅行用品.把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单.(5)考虑行李问题.通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息.为每件:行李准备识别标签.(6)安排差旅费.(7)建立旅行——旅馆信息资料库.随时与旅行社联系,建立最新信息充实自己的资料库.(8)办理旅行保险,如意外伤害保险等。
小李是刚到办公室的文员?.应该怎么做。1电话放在办公桌左边,便于左手摘机,右手做记录;电脑放在右边；2新文件夹放需要翻译的资料,在文件夹上贴上相应的标识条；3各种笔,胶水,剪刀,印盒等文具分门别类放在文具用品盒内；4参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里；5公司印章放入办公桌带锁的抽屉内；6墨水放置在储物架底层,复印纸放在下面几层。
总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘书小付，小付应该怎样做？小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内,钥匙随身携带；每次用毕应将印章加锁存放,随印随锁;如因事外出,须经批准交他人代管；加盖单位公章,须经总经理批准,并审核签名；并要将盖用文件名称,编号,日期,签发人,领用人,盖章人等项详细登记；加盖印章必须做到用力均匀,使印章端正,完整。
总经理要与A公司总裁谈业务工作，文员体总经理安排这个约会，该怎么做?.小册子42页上半部abcd
租赁公司告知送货员的联系方法,想办法联系送货员;(2)如果联系不上送货员,向总经理汇报,请求该如何办;(3)马上向总经理报告,不得擅自决定调整会议议程;(4)得到总经理指示,可否把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时 （5)联系新的租赁公司加急送一台放映机(或原租赁公司再送一台);（6)召开大型会议,各种准备工作,包括音响,电子类装置应至少提前一天安排;(7)租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施,包括噪音,停车场等问题;(8)不能仅凭电话联系,应实地查看;(9)重要设备应考虑备用(或两套方案).
公司经理在星期一早上告诉文员小刘……究竟错在什么地方？正确做法是什么？(1)应该搞清销售员的人数和姓名,准备这份名单(2)打印好书面通知(3)在三天内,当面发放通知或电话通知(电话中需要对方确认时间,地点,内容等)到名单上的每个人(4)通知不能写在布告栏里,可能不被人注意(5)通知上应写清会议的时间(开始到结束时间),地点(6)应详细写清会议内容,应做好哪些准备(7)应提前到会议室做好准备,做好签到工作
某国营企业总经理办公室人员小赵……在这两件事上做的怎么样？应该怎么做? (1)不能说\总经理外出了,有什么事请跟我说吧\办公室人员不能替上司做主；(2)接待来访者应细心倾听,不应边看报表边听；（3)对提重要建议的来访者,应认真记录,汇报上司；(4)应热情,不能对来访者冷嘲热讽；（5)对言辞激烈的来访者应有礼有节,宣传政策；(6)应尽快为总经理解围,可以请保安或打110。
某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差….小王处理邮件方法是否正确？正确做法是什么？(1)河南分公司邮件转交销售科处理的,应制作签收单,要求小李签名,并注明时间(2)把上司亲启信件先保存下来,并通知发信人信已收到,告诉对方何时可能得到答复(3)12日回来就参加会议不妥当,不宜在总经理出差回来的当天安排活动(4)在回信上应签上自己的职称(某某人的文秘人员),发出前复印一份,留待上司过目(5)发现附件缺少,应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量,接着应及时打电话或写信与寄信人联系(6)没有订购的东西不能签收(7)在移交邮包里的物品时,要先打印一份清单,注明收到的日期,请接受人员在上面签字并保存好。
为迎接兄弟单位和上级部门的卫生检查……小万错在哪里？应该采取什么措施？问题一:会议通知缺少主题(议题)；时间上缺少从几点到
几点；请哪些人出席不明确；发放会议通知要交到会议出席者手上,可进行说明解释；如本人不在,应请代收人(或秘书)签字,打电话确认是否出席。问题二:会前准备工作的每个细节问题都应认真对待；小万没有认真校对材料；最后也没能仔细审查所有会议材料,加以改正。补救措施可以是：小万快步赶到走在最前面一位带头离会的特邀代表身边,耳语了几句,又拿出底稿解释了一翻,作了自我检讨,终于扭转了尴尬局面.代表们按原来小组划分展开了讨论。 文员邓小姐第一天上班……处理邮件是否正确？为什么？（1）不应该直接把信堆到桌上，并一边打电话一边签字，而应该当面点清邮件总数，并填写“邮件收领单”，特别要写清楚机要邮件、经办人等项目；如有污损还应该当面指出，以分清责任；（2）不应随意打开所有的信，而应按照一定的标准进行分类，允许拆封的信件应按正确的方式拆封，并规整好信件和信封；私人和不便拆封的信件要转交给相应的个人和部门；（3）对于误拆的信件，不应看信的内容，应马上重新封口，信封上要写上“误拆”，并签上姓名，当面交给对方并道歉；（4）交给上司的信件不能混合，要按重要程度从上至下堆叠；（5）寄至国外的信件，信封的打印应该按国外习惯，寄信人姓名和地址印在信封左上角，收信人姓名地址印在中部靠左下部位。
文员小曹…这样做对不对？错在哪里？应该怎么办？(1)小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示； (2)在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地； (3)两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办；(4)如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行；(5)如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。这是文员执行主要决策人的意见。 文员小胡正在办公室忙着…….问题1234（1）小胡回到办公室应马上与马小姐联系，遵守诺言。（2）正确，接待技巧符合文员要求。（3）文员对待媒体尤其要小心谨慎，不可轻易得罪。（4）即使不能引见给上司，同样应礼貌待人。（5）这样做不违背办公室人员的职业道德，而是运用策略做好接待工作。（6）不能有求必应，应区别情况，或引见或挡驾。（7）为上司挡驾，是为了减轻上司的负担。
五、
答1234
案例分析
艾达公司的丁秘书……问题1234小册子34页2
波扬公司准备在本市市中心……问题123(1)请办公室管理 5 / 7
小李受上司委托…..举止是否合乎礼仪？为什1．首先简要说明此种方法：受意就是文员么？应该怎么做？(1)主人和客人之间,应该主接受和领会上司的意图。可以分为直接受意人先伸手;（2)在替客人拿行李前应征求同意:\（即领会上司在会议讲话、文件批示、工作我替你拿可以吗 \(3)哪些行李可以放人行李部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某箱中也要征得同意;(4)司机开车,汽车的位次礼项工作所发表的意见和想法等，易于文员判仪是\右为上,左为下;后为上,前为下\（5)客人断和领会）和间接受意（即上司在平时随便应该坐后排,小李应该坐副驾驶座;(6)客人公司交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一的一些内部情况,个人收人,福利和家庭情况等问题、某项工作发表的意见和看法等）。 是不合适的话题;(7)应该与客人谈一些合适的受意方法要注意：（1）善于领会上司意图，话题,如天气,风土人情,新闻等;
不要曲解上司意图；（2）备好记录本，记新加坡利达公司……陈小姐犯了5个错分别是录下指示要点；（3）注意倾听，用心判断什么？电话礼仪还有哪些错？五个错：(1)该指示的用意；（4）必要时可以提问，直至问的没有问(指对方情况，手套的需要量)； 明了意图为止，但不要打断谈话；（5）如(2)该记的没有记录(对方的姓名、公司、电话有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，号码)； (3)该说的没有说(没有及时向上司汇并要注意方式、态度；（6）接受指示后，报)； (4)不该说的却说了(价格上的自作主要不失时机地贯彻实施。
张，不向上司请示)； (5)不懂得保护自己(即2．结合实际谈体会。我曾经经历过一件事使自己自作主张拒绝了对方，犯了错误，也没情，使我充分认识到，在受意时，充分做好必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境地)。记录的重要性。才开始工作时，我到一家房电话礼仪方面：（1）接电话时没有自报家门；地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到(2)不等对方说完，就“啪”挂上电话。
办公室让我写一份公司的简介，内容要包括
四个部分——公司的历史、公司的现状、公 司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当 时，我没有经验，没有带上记录本，记录下 指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，六、
其他简答
而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的办公用易耗品
记忆写，结果写出来的简介根本就不行。后主要有：1．信封、纸张；2．软盘、光盘等；来，我再次向总经理询问，并备好了记录本3．铅笔；4．圆珠笔；5．签字笔或钢笔；6．修做好了记录，根据总经理的授意，才写出了正液或修正带；7．印盒；8．各种小型机器，各方满意的公司简介。从这个事情中，我体如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机会到了在受意时，做好记录的重要性。 （包括装订线）、日期号码机、切纸机、计简要阐述社交话题的选择原则。
算机、拆信器、碎纸机等；9．小刀；10．日合适的话题包括：（1）谈话双方都感兴趣历等；11．其他，如标签纸、直尺、三角尺、的、有共同利益的话题，如合作意向等；（2）透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、大头针、纸夹等。
体育报道等；（3）显示地方或民族色彩的从文员工作的角度对比说明打电话和接听话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史电话的异同。
名人、风土人情等；（4）比较高雅的话题，同：1．都应先问好，再传达自己的信息；2．都如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览应保持耐性、热情的态度；3．通话结束，会、新闻任务等；（5）积极、健康的生活应让对方感受到自己愉快的心情；4．都应体验的话题；（6）风趣、幽默的小故事，简明扼要表达自己的意思。
无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。 异：1．打电话应首先查清楚对方的电话号不合适的话题包括：（1）应当忌讳的话题。码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。如个人私生活等。（2）令人不快的话题。2．打电话应将重点部分在挂电话之前再确如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。认一遍；接电话则没有这一步。
（3）过于敏感的话题。如个人的特殊的生从下列文员工作方法中，任意选择一种或两活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。（4）种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知识。
皮毛就不应随意发挥。（5）夸耀自己的话
题。（6）庸俗的、色情的话题。（7）不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。
简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。
收文处理的程序：签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办。
分送的基本原则：（1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理；（2）属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；（3）分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批；（4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；（5）在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。
简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？
文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。1．计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。
2．实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。
3．检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。
三者的关系为：先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。
简要回答邮件分拣的一般标准。
（1）按照收件人的姓名分拣；（2）按照邮件的重要性分拣；（3）按照收件部门的名称分拣。
办公室管理 6 / 7
简要说明电子文件归档的基本方法。 1、将应归档的最终版本的文件存入磁、光介质上。2、采用数据压缩工具对网络上应归档的电子文件进行压缩，然后刻入磁、光介质上。3、将确定要归档的电子文件在网络环境下进行一次备份操作，然后将其存放在磁、光介质上。4、采用“双套制”归档，即同时保存电子文件及其纸质形式。 举办一般规模的宴会,需要做哪些工作,请列出相关要点,并选择其中某一项工作，作出较为具体的说明。
答：1.根据参加宴会的人选地点，定档次2.发请帖3.确定参加人员，订餐4.到举办宴会时间的前一天在进行一次人员核实。不能到到的人员再次邀请。5.到时间正式进行。文秘人员应在宴请开始的前一天通过电话了解情况，一切是否按照计划执行，可以采用倒计时的方法，将以上内容再细化成更详细的表格，逐项确定时限，要求负责人完成进度，在宴请的当天，文秘人员必须亲自检查每一项工作是否妥善安排，有否临时发生的问题，如有应尽快给予解决，文秘人员在宴会当日应负责招待的工作，迎客、带路，宴会结束分送纪念品礼物，以及送客，要提醒客人带回代办保管的物品，会后协助收拾会场。
日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份××预定表。 日程安排计划表的种类：（1）年预定表。是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年度的活动事项整理成表，再通知各部门。（2）月预定表、周预定表、日预定表。月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划。周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。
提高会议效率,文秘人员应注意哪些方面，请列出相关要点。
答：为了提高会议的效率,有必要加强会议管理,做好会前准备、会中控制和会后跟踪三个环节的工作。 1、会前准备：质疑会议的必要性明确会议的目标2、确定会议议题：会议议题是指根据会议目的确定的要讨
论的话题或决策的对象。3、确定与会人员4、确定会议的基本程序,就是明确会议先做什么,后做什么,再做什么。5、会中控制有效控制会议的议题和进程6、会后跟踪：会议结束后,应将会议内容整理成会议纪要,会议纪要中应包括相关部门，应承担的责任、责任人,完成时间及验收标准等内容。 文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？1、提神醒脑的服务。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。2、私事方面的协助。协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：（1）特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。（2）纯私人性请求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。3、财物管理。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。（2）支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。4、其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。 文秘人员应为上司的商务旅行做哪些准备工作？请列出工作要点。
(1)准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。旅行计划要准备三份，一份给上司，一份给他(她)的家人，一份给办公室存档。如果办公室其他人想要并有权利要，应再额外准备一份。(2)制定约会计划。约会计划表应该包括：城市名和省(州)名(如果是国外旅行，写明城市名和国家名)，日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码及任何备注或特别要提醒的事情。如果上司与某位洽谈业务的人以前见过面，要把当时记录的档案找出，交给上司。(3)为商务洽谈收集资料。把上司
旅行中将要处理的每一个问题的文件准备好，如与某项要探讨的问题有关的信件、备忘录及其他相关资料。你可以用橡皮筋或大号回形针把所有相关的文件扎在一起，每一扎都要标得清清楚楚。(4)决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的信笺信封和文具用品列出清单。打点行李时按照清单检查，这样就不会落下任何东西。 印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？印章的使用的主要形式为：（1）落款章；（2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章；（5）骑边章；（6）密封章；（7）封存章。 落款章、骑缝章、更正章的使用范围：（1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。（2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。（3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行更正的凭信。
怎样处理上司不在时的邮件？1、如果上司习惯于每天给办公室打电话，就应该把内部信件和外来的信件分开，同时把每封邮件的内容大致记录，这样就可以随时向上司汇报； 2、如果上司没有每天给办公室打电话的习惯，应该主动打电话把需要上司亲自处理的邮件告诉他，或者传真一份给他；3、如果上司离开时间较长，应把所有邮件——无论是私人邮件还是商业邮件——都通知给他；4、尽可能多处理一些邮件，在给上司的通知中应清楚地说出邮件的主题，或者把邮件交给公司其他人处理；5、把寄给上司的邮包连续编号(如3—1、3—2、3—3、3—4)，这样就会知道所寄的邮件上司是否全部收到了。如果上司外出不止一地，在邮包上编号就显得尤为重要了；6、如果上司正在度假，并且不让秘书转交邮件时，可以把需要上司亲自处理的邮件先保存下来，并在对发件人回复的信中告诉对方何时可以得到回复.7、把积压的邮件分别装入纸袋，标上“需要签字的邮件”、“需要某某处理的邮件”、“需要阅读的邮件”、“报告”、和“一般阅读材料”(上司可能想读的各种各样的广告出版物)。
办公室管理 7 / 7 怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？应尽可能的向对方表达上司不能接见的理由，一面来访者发生误会，并诚恳地看着对方的眼睛致歉。1、上司正在开会时——“让您久等，抱歉。他正在开紧急会议，无法离开，可不可以让代理人与您先谈？”2、上司繁忙时——“真对不起，某某（上司）现在正忙，放不下手边的事。您看这样好不好，改日再与您联系，实在麻烦您，很抱歉。”3、上司即将外出——“对不起，某某（上司）已经安排好有事外出，现在正忙着，没法与您见面。我们上司说让您白跑一趟，真是不好意思，能否由我转达留言，我叫XX，是他的秘书。”然后将留言记录下来。4、远道来访或有重要事情的来访——先告诉来访者上司即将外出，再去通报上司，若上司指示代理人，便向来访者传达“抱歉，让您久等，某某急着外出，但他请代理人与您见面。请这边走??”使对方能充分了解情况 怎样做好为领导筛选电话的工作,主要做法有哪些？1、询问对方来电目的，询问对方是什么人，如果是推销的，可直接拒绝。2、平常做好来电目录，对特殊的人，特殊的号码进行登记。3、最好有一本各单位的，和其它单位领导人的电话号码本。4、如果领导不在，需要传话的话，记录下来，以防忘记。 照文书立卷特征立卷，主要有几种类型？简要说明按照问题特征立卷的基本含义。1．类型：（1）按问题特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文种特征立卷；（4）按时间特征立卷；（5）按地区特征立卷；（6）按通讯者特征立卷。2．按问题特征立卷的含义：将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况，运用最广泛。 理 4 档案管理 思发出信函。 档案管理。 安排会议事务，并做会议记录或纲要。 的处理。 记录上司指令及会谈、会议内容。 会议组5 织 6 调查研究 协助上司准备书面的 财务报告、研究报告。 准备好公司要公开的资料； 替上司收集演讲或报告的资料； 整理并组织好粗略的资料。 替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。 7 信息资料 收集及整理各种信息。 信访工8 作 9 接待工作 协调工作 督查工作 日程安排 接待宾客和接待来访宾客； 员工的来访。 替公司宾客订饭店的房间、订机位、发电报、打电话。 以电话往来维持和外界的良好公共关系。 督导一般职员或速记员。 替上司定约会并做好记录； 为上司安排旅行或考察。 阅读并分类信件； 自动处理例行的事务； 替上司保管私人的、财务的或其他的记录。 10 11 12 13 日常事务 通讯事务、电话； 照料上司身边的琐事。 办公室环境的布置和整理； 保管办公室设备及用品。 执行上司交办事项。 14 办公室管理 办公室实务工作一览表 序国内一号 般性 1 文书撰写 文书制作 国外一般性 其他临15 时交办的事项国内企业（含 外企） 16 上 司指记录令及会谈、会议内容。17 打印文稿及表格。 18 信函和邮件以速记记下上司交待的事项； 执行上司留在录音机中的吩咐。 替上司申报交纳所得税及办理退税。 外出办事，如银行、邮局等。 按上司的口头或书面指示完成信函。 复印资料。 在权限内按自己的意2 3 文书处