的办事作风，无疑会增加领导的满意度和信任度。所以，下属在向领导进言前一定要进行深思熟虑的准备，使自己的建议能够经得住
各种问题的考验。为此，事先要把准备工作做足： 1.要搜集详实的数字和事实材料来论证自己的建议；
2.要充分考虑到各种反对意见。既要吸收其合理性以弥补自己建议的不足；又要指明其不合理性作为批驳的重点。
3.要对领导可能提出的问题有所准备；
4.要多准备几个方案，以增大领导接受建议的可能性。
5.要满怀信心，憧憬未来。不妨对未来作一预期，展示自己的建议的光明前景，并对各种可能性做出估计，这样不仅可增强领导对方案的信心，也可以表明下属具有某种长期眼光，引起领导的重视。 三、见机行事
建议都有时效性，不同的时间，不同的环境，建议的“含金量”大不一样。因此，下属向领导进言一定要把握好时机，做到言当其时，不失良机。
1.瞅准时机。主动给领导出主意与领导要求下属出主意，其效果截然不同。一般来说，当领导迟迟难以决断时，下属提出的建议往往比较容易被采用。因此，下属给领导出主意时一定要把握好时机，决策性建议超前出，补救性建议及
时出，一般性建议经常出，多出有预见性建议，少放“马后炮”。
2.选择场合。尽量选择一些非正式场合，如茶余饭后，下班途中，会议之后，以非工作角色，在领导心情放松时，把自己的意见和建议在轻松愉快的闲谈中以不经意的方式传达给领导。
3.察言观色。人在情绪不佳时，较之平常更容易悲观失望，思维迟钝且惰于思考，情绪波动大并容易产生过激行为。因此，在与人交流时，应注意对方情感的变化。这启示我们，在向领导进言时要学会“察言观色”，注意领导的反映，
做到热心不过度，善谋不乱谋，把握好进言的频率，遇到领导一时不接受自己的建议时，下属不能固执己见。
四、讲究策略
有参谋之心，不得进言之法，也会南辕北辙，劳而无功。因此，向领导进言必须讲究方式方法，使领导乐于接受。对大度的领导，可以直来直去；对小心眼的领导，则要婉转，讲究说话艺术。以请教的方式提建议，就不失为一个好的
方法。因为请教者首先把自己摆在一种较低的姿态上，能给人一种心理上的满足感。下属以这种方式向领导提建议，表明下属在提意见之前已经仔细推敲和研究了领导的计划方案，是以科学严谨的态度来对待领导的思想的。因而，下属的
建议应该在尊重领导的观点的基础上提出来，这就容易被领导采纳。 五、摆正位置
1.要摆正心态，出于公心。下属在进言时，一定要出于公心，坦荡无私，真心实意为领导着想。不能抱着自己的小九九，更不能给领导出馊主意，乘机整人。必须是从有利于工作，有利于维护领导的威信，有利于单位的团结出发，多
出工作上的良方，少出影响单位建设，影响党群关系，影响领导形象的是非点子。
2.要调整角度，大局出发。提建议、出点子不要囿于部门、科室和个人分管的工作，要注重从单位建设的全面发展和各项任务的圆满完成出发。为此，要强化“三个思考”，即换位思考----- 看问题的站立点要高，能从全局出发为领导出
主意、提建议；补位思考-----拾遗补缺，完善决策；易位思考-----站在群众的角度审视领导决策，提高决策的公正性和可操作性。此外，为了使自己的建议得以实施，下属还要学会推功让利，有时，不妨将自己的
成果所带来的荣誉送与领
导，自己则从想法得以实施的结果中获取成就感。
3.要循规蹈矩，遵循程序。除非领导有交代，下属一般不要越级提建议，对不属于职责范围内的事情，也不要轻易向领导进言。
办公室管理形成性考核册答案2012版(2)
2012-4-18 18:03:42点击数：3714次本站原创 我要评论(1) 【字体：大 中 小】 -------------------------------------------------------------------------------- 办公室管理形成性考核册答案2012版作业2
1、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。 教材P43—P45及P50—51页。 相同：
1．都应先问好，再传达自己的信息； 2．都应保持耐性、热情的态度；
3．通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情； 4．都应简明扼要表达自己的意思。 异处：
1．打电话应首先查清楚对方的电话号码，打出电话要等铃声响6—7下，无人接听才可挂机；接电话应等电话铃响2—4声就接听。
2．打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步； 3.打出电话应考虑打电话的时间是否合适，接听电话一般没有选择。
本题需要同学们根据教材内容和实际工作经验进行分析作答，平常我们经常要打出或接听电话，打出和接听电话实际差入并不大，但仅有的一点点差别，也是应该引起我们的重视的。以上内容只是给同学们做参考，同学们还可以自己 归纳一些要点。
2、怎样做好为领导筛选电话的工作，主要做法有哪些？ 答：
1、文秘人员在说了迎接词，对方发出声音后，就能迅速辩听出对方，这应是一种专业技巧。
2、除了分辨声音之外，文秘人员对名字的辨识一定要有相当的把握，新上任的文秘人员尤其要在这方面下工夫。
3、来电者寻找你的上司，应弄清对方的身份和来电目的，然后再通报上司。如上司不愿接此电话，应找个理由搪塞过去，如上司不能马上来接，应告知对方，如上司不在办公室，应请对方留言，文秘人员做好电话记录。
4、有时候上司过于繁忙，要求文秘人员编制一些“美丽的谎言”以应付那些上司不想接待的人，或请对方留下口信，待上司作选择性的回复。
5、应鉴别来电者的问题，根据对方的身份和来电目的分别处理，聪明地转接电话，吧来电转接给真正能处理该事的人。
6、文秘人员经常会接到推销电话，要完全避开这些电话是不可能的。 7、文秘人员对待投诉电话要有礼貌、有责任心 3、简要回答邮件分拣的一般标准。 教材P66
（1）按照收件人的姓名分拣；
（2）按照邮件的重要性分拣； （3）按照收件部门的名称分拣。 4、怎样处理上司不在时的邮件？ 教材第72页。
1、文秘人员把需要上司亲自处理的信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复。 2、上司指明在他不在时把收到的邮件转送某个部门或人员处理。 3、上司授权文秘人员处理一些应由他处理的邮件。 4、如果邮件很多，文秘人员还可以制作邮件摘要表。
5、如果上司习惯于每天给办公室打电话，文秘人员应该把需要上司处理的每封信的内容大致记录一下，这样文秘人员就可以随时向上司汇报。
6、如果上司在临走时留下通讯地址和电话，文秘人员在处理邮件时遇到棘手的事情，应及时向上司请示。 7、把寄给上司的邮包连续编号，这样上司就会知道你寄的邮包是否全部到齐了。
8、文秘人员也可以把积压的信件分别放入纸袋，标上“需要签字的信件”“需要您处理的信件”“需要读的信件”“报告”“一般阅读材料”
5、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？ 教材第88页。 1．上司正在开会时； 2．上司繁忙时； 3．上司即将外出时；
4．远道来访或有重要事情的来访时。 办公室管理形成性考核册答案2012版(3)
2012-4-18 18:03:42点击数：3715次本站原创 我要评论(1) 【字体：大 中 小】 -------------------------------------------------------------------------------- 办公室管理形成性考核册答案2012版作业3
1、提高会议效率，文秘人员应注意哪些方面，请列出相关要点。 答：
1、遵循法律法规 2、合理确定会议目标 3、确定必要的与会者 4、减少会议数量 5、缩小会议规 6、简化会议程序 7、缩短会议时间 8、控制会议经费 9、分析会议成本
2、日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份××预定表。 教材P165--P170。 日程安排计划表的种类：
（1）年预定表。是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年度的活动事项整理成表，再通知各部门。
（2）月预定表、周预定表、日预定表。
月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划。
周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。
日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。
各种预定表的编制请同学们参照教材P.166—P.170上的例子，编写。 3、文秘人员应为上司的商务旅行做哪些准备工作？请列出工作要点。 答：
1、准备旅行计划和旅馆信息 2、制定约会计划 3、为商务洽谈收集资料 4、决定旅行用品 5、行李问题 6、安排差旅费
7、建立旅行——旅馆信息资料库
4、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？ 教材P199—P204 1．提神醒脑的服务。
上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。 2．私事方面的协助。
协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：
（1）特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。
（2）纯私人性请求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。
3．财物管理。包括：
（1）薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司 办理申报手续。
（2）支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。
4．其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。 5、举办一般规模的宴会，需要做哪些工作，那个列出相关要点，并选择其中某一项工作，做出较为具体的说明。 答：
记住客人才是宴会的主角，要慎重准备 1、客人的选择 2、确定时间 3、会场的选择
4、拟定菜单 5、寄发请柬 6、席次的排列 如：会场的选择
决定举行宴会后，要及早选定会场，会场的选择应配合宴会的性质、客人的数目以及预算费用等，如果是新建筑物落成，多半在自己公司举行，应注意以下几点： 1、宴会的形式与气氛 2、交通十分方便 3、场地大小是否合适 4、菜式 5、有无停车场
公室管理形成性考核册答案2012版(4)
2012-4-18 18:03:42点击数：3717次本站原创 我要评论(1) 【字体：大 中 小】 -------------------------------------------------------------------------------- 办公室管理形成性考核册答案2012版作业4 1、简要阐述社交话题的选择。 1．合适的话题包括：
（1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等； （2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；
（3）显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等； （4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等； （5）积极、健康的生活体验的话题；
（6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。 2．不合适的话题包括：
（1）应当忌讳的话题。如个人私生活等。
（2）令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。
（3）过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。 （4）自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。 （5）夸耀自己的话题。 （6）庸俗的、色情的话题。
（7）不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。
2、印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？ 1．印章的使用的主要形式为：
（1）落款章；（2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章；（5）骑边章；（6）密封章；（7）封存章。 2．落款章、骑缝章、更正章的使用范围：
（1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。 （2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。
（3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行更正的凭信。 3、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。 1．收文处理的程序：
签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办。 2．分送的基本原则：
（1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理；
（2）属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；
（3）分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批； （4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；
（5）在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。
4、按照文书立卷特征立卷，主要有哪几种类型？简要说明按照问题特征立卷的基本含义。 1．类型：
（1）按问题特征立卷； （2）按作者特征立卷； （3）按文种特征立卷； （4）按时间特征立卷； （5）按地区特征立卷； （6）按通讯者特征立卷。 2．按问题特征立卷的含义：
将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况，运用最广泛。
5、简要说明电子文件归档的基本方法。 教材P317 答：
1、将应归档的最终版本的电子文件存入光盘，光介质上，脱机后可存放在别处
2、采用数据压缩工具对网络上应归档的电子文件进行压缩，然后刻入磁、光介质上，但采用压缩工具的过程必须统一、规范。
3、将确定要归档的电子文件在网络环境下进行一次备份操作，然后将其存放在磁、光介质上，对备份系统归档一般在局域网或其他网络环境下采用。
4、采用“双套制”归档，即同时保存电子文件及其纸质形式，一般适用于永杰和长期保存的电子文件的归档，这种方法应在两种载体中同时保存规范的机读目录，并在两者间建立便于检索的联系。