文件控制程序
1 目的
对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关环节使用文件为有效版本。 2 范围
适用于与质量管理体系有关的文件控制。 3 职责
3.1 所长负责批准发布质量手册。 3.2 管理者代表负责审核质量手册。
3.3 办公室负责相关文件的编制、发放和保管，并负责对现有体系文件进行定期评审。
3.4 办公室负责与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。 4 程序
4.1文件分类及保管
4.1.1质量手册（包含了所有过程控制的程序文件），由办公室备案保存。 4.1.2商检所第二级质量管理体系文件分为两类：
a.检务、检验以及相关部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准（部门管理制度等）；工作标准（岗位责任制等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范、各类操作规程等）；部门质量记录文件等。由相关部门核和岗位自行保存并报办公室备案、存档；
b.其他质量文件：可以是针对特定项目或合同编制的质量计划、工作规划或其他标准、规范等。由检务室室保存、使用。
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4.1.3商检所管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策法规文件、质量记录等，由办公室保存。
4.2文件编号
4.2.1质量管理体系文件的编号 a.质量手册：
CQQC / SJS - QM 9001:2000 版本年号
质量管理英文缩写 “商检所”汉语拼音第一个字母大写 “”汉语拼音第一个字母大写 b.程序文件
CQQC / SJS- QP XXX- 9001:2000 标准版本年号 程序文件代号 标准章节号 “商检所”汉语拼音第一个字母大写 “”汉语拼音第一个字母大写
C.作业指导书
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CQQC / SJS-QR XXX- 9000:2000 标准版本年号 作业指导书编号 作业指导书代号 “商检所”汉语拼音第一个字母大写 “”汉语拼音第一个字母大写 d. 质量记录： SJS -XXX -XXX 记录编号 标准章节号 “商检所”汉语拼音第一个字母大写 e.检验报告:
地区 / XXXX /物资分类/流水号/（RX） 复检号 自编流水号 物资分类 年份、月份 检验点 要求1.编码顺序和规定的字符数不得变动，否则视为不合格报告。
2.为便于查找和检索，从申报到取送样、初检、检验报告使用相同编号。 4.3 文件的编写、审核、批准、发放
文件发布前应得到批准，以确保文件是充分的和适宜的：
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a.质量手册由办公室负责组织编写，由管理者代表审核，上报所长批准发布，由办公室负责登记、发放；
b.应确保文件在使用场所得到适用版本，文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。 4.4 文件的受控状态
文件分为受控、非受控、作废留用、作废四类。
a.凡与质量体系运行紧密相关的文件应受控，由各部门按规定执行，所有受控文件要在其封面右上角加盖表明受控状态的蓝色印章，注明分发号。外来标准和目录的单行本需加盖受控章，并注明分发号和时间。
b.非受控文件要在其封面右上角加盖表明非受控状态的红色印章，注明分发号和时间。
c.作废留用的文件要在其封面右上角加盖表明作废留用状态的红色印章，注明编号和留用时间。留用期限最长为半年，半年后如仍需留用，应再加盖作废留用章。
d.作废文件要在其封面右上角加盖表明作废状态的红色印章，注明编号和作废时间。每两年整理一次移交处档案室。 4.5 文件的更改
质量手册其他文件由各分所提出更改意见，办公室组织更改，填写《文件更改申请单》，经管理者代表审核，上报所长批准后更改。办公室要保留文件更改内容的记录并将原有文件收回，以确保有效文件的唯一性。
4.6 文件的借阅和领用
a.文件使用者应填写《文件发放、回收记录》，经、由办公室检务资料岗同意
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后方可借阅和领用。
b.因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放人应做好相应发放签收记录。
4.7 文件的保存、作废与销毁 4.7.1文件的保存
a.与质量管理体系相关的文件都必须分类存放于干燥通风，安全的地方。 b.各部门文件由本部门资料员保管。按季度整理移交检务室室，检务室每年进行一次归档。存放两年的资料移交处档案室。。
c.任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。 4.7.2 文件的借阅、复制
借阅、复制与质量体系有关的文件，应填写《文件借阅、复制记录》，经管理者代表审批后方可借阅、复制。复制的受控文件必须由资料员登记编号。 4.8 外来文件的控制
4.8.1 办公室收到外来文件，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。 4.8.2 办公室负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，统一编号，加盖受控印章，分发到检验岗位使用，并把旧标准收回。
4.9 每年二月份由办公室组织对现有质量体系文件进行定期评审，各岗位结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行4.5条款规定。 4.10 对乘载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。
4.11作为质量记录的文件应执行《质量记录控制程序》。
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