人事行政部文员作业指导书 版本/修改状态：A/0
由接收人签字。
2、发传真
（1）各部门到人事行政部发传真时，必须在《传真发出登记表》上登记，注明发出时间、对方单位传真号、接收单位、接收人、传真名称（内容），密级、页数、发出人签字、发出部门主管领导签字。如是国际传真需经分公司总经理签字同意。
（2）人事行政部文员在审核《传真发出登记表》上内容准确无误后，方可发出传真。
第五节 各部门物品的领用
一、矿泉水、传呼机电池、一次性纸杯、信封、软盘等物品均由人事行政部文员负责保管。
二、各部门在申请领用矿泉水、传呼机电池、一次性纸杯、信封、软盘等物品时，应由申请部门在《物品领用登记表》上注明领用日期、品名、用途、领用部门等内容，并由领用人及其主管领导签字。
三、人事行政部经理对《物品领用表》审核无误后签字，方可由人事行政部文员给付。
第六节 图书管理
一、图书的购买
1、由申请人提出购书申请，并在《图书购置申请书》上注明申请部门、经办人、需购置书目名称、价格等内容，由部门主管领导签字后，交人事行政部审核，经总经办主任或分公司总经理签批后，方可购买。
2、图书的购置必须符合公司规定，不得购置与工作无关的图书。 3、图书购回后，凭购书发票，到人事行政部对所购图书办理登记手续。
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4、人事行政部经理经对所购图书进行审核后，在购书发票上签字确认。 5、对购书发票审核时，应仔细核实购书价格是否打折。
6、对于所购图书，经人事行政部经理审核无误后，交人事行政部文员在《现存图书情况明细表》上登记、对图书进行编号并加盖“希波图书专用章”后存档。
二、图书的借阅与归还
1、由图书借阅人到人事行政部在《借（还）图书登记表》上填写借阅图书名称、数量、规定期限、借阅日期、归还日期、借阅人。
2、填写完毕后，由人事行政部经理签字批准。
3、图书在借阅过程中，由人事行政部文员进行催要，并根据催要结果做好《图书催要记录》。
4、图书逾期不还者，由人事行政部文员进行催要，要求其按规定借阅时间归还，如需继续借阅，应重新办理图书借阅手续，直到归还为止。
5、图书在归还时，人事行政部文员应仔细检查图书是否出现缺页、损坏，并估算出折旧程度与实际价值。
6、员工在办理离职手续时，由人事行政部文员对其图书的借阅情况进行检查，如有借阅未归还图书，应立即催要，图书归还后，检查无误后，再在其《离职（任）申请书》上签字。
第七节 印信管理
一、印章管理
1、由用印申请人（部门）填写《用印申请单》，注明申请人、职务、所在部门、用印名称，材料名称、材料来源、加印份数、用途等内容。
2、《用印申请单》经部门主管、人事行政部经理、分公司总经理签字后，交人事行政部文员后，方可用印。
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3、如急于办理公务，而有关领导不在公司内，可经电话请示领导，经人事行政部文员核实后方可用印。领导回公司后，由用印申请人找领导补签。
4、每月月末，由人事行政部文员将全月《用印申请单》将订成册，编号后存档备查。
二、介绍信管理
1、一般性介绍信的开具，应由人事行政部文员填写，同时要求介绍信的存根与正文保持一致，并在中缝及正文右下角压字盖章。
2、一般性介绍信由经办人签字后，交人事行政部经理审核签批。 3、如有特殊情况，需出具空白介绍信，则应由经办人、人事行政部、分公司总经理签字，并由人事行政部经理请示集团董事长批准。
第八节 电话费指标的考核与通讯费用的查询
一、各部门电话费用指标的考核
1、根据电信局提供的通话记录，确定各部门全月电话费用。
2、照公司核定的电话费用指标，对各部门全月实际电话费用进行考核。 3、将电话费用的考核结果于每月1日前，上报分公司财务部。 二、手机费用的查询
1、由人事行政部文员打电话或去通讯公司进行公司董事长、副董事长手机费用的查询。
2、人事行政部经理根据文员查询手机费的结果（如果董事长手机费用余额低于1000元、副董事长手机费用余额低于500元时），立即安排人事行政部文员通过电话续缴手机费，确保董事长、副董事长手机不停机。
3、交纳话费应有记载，以便及时掌握通讯费用。 三、传呼机费用的管理
1、对于因工作需要由公司缴付传呼机费用的员工，在缴费后，应将缴费
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收据交人事行政部经理签字方可报销。
2、人事行政部经理安排文员对传呼机缴费情况进行登记，注明缴费时间、使用期限、缴费金额、下次缴费时间等事项，存档备查。
3、当传呼使用人再次缴费报销时应由人事行政部根据上次缴费的登记情况审核后，予以签字报销。
第九节 文件、档案（资料）的管理
一、文件的管理
1、对于集团及分公司下发的文件，应由人事行政部文员，按照文件发放时间的先后顺序统一编号，满一个月后，编制文件目录，将全月文件装订成册。
2、对集团及分公司下发的文件，应分别装订。 二、档案的管理 1、人事档案
（1）员工人事档案的内容包括：《招聘人员登记表》、《经济担保书》、《聘用人员情况调查表》、《政审表》、《录用审批表》、《内部报到通知单》、《薪资调整通知单》、《福利待遇》等。
（2）人事档案应编号、建帐，按部门分类后妥善保管易于查找。 （3）在职人员与离职人员的人事档案应分别存放，便于管理。 2、综合档案
（1）综合档案包括设备档案、证照、法律要件及各类综合性材料。 （2）综合档案分类后，应编号、建帐，妥善保管易于查找。
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