浅析工程项目档案管理中存在的问题及措施
摘要:本文就工程项目档案管理工作中存在的问题进行了分析,找出了存在问题的原因,提出了解决问题的措施。
关键词:建设工程；档案管理
1 现状分析
对任何一个工程单位而言,不论是设计单位还是施工单位及监理单位,其资料室已成了图纸资料库,过去的图纸资料堆得四处皆是,个别已是尘埃满面。如何利用计算机及电子文档将各种资料、图纸实行数字化统一管理,这是很多单位所共同关心的问题。随着计算机的发展和普及,目前多数设计单位的计算机出图率已达到100 % ,即所有工程图均为Windows98、Word 、Excel 等电子文件。但大多数单位未对这些图档进行统一管理,在设计单位分散在各设计人员手中或各科室里的资料数不胜数。因此在工程建设过程中有数量众多的施工往来文件、合同、实验资料和竣工文件等资料,如果能将这些文件资料无纸化统一管理,那将会为各单位节约许多开支,也会减少各单位对这些资料进行人工管理的苦恼,更不会有丢失资料的担心,而且查找文件即方便又快捷。在施工监理单位也存在类似的问题。为解决上述问题,结合监理工作的需要,我公司在“西部交通建设科技项目”、“兵团国家级贫困团场扶贫公路建设项目”等工程中不断的总结经验,实验研究出了一整套有关设计图及竣工资料数字化统一管理模式及管理系统。
就我个人认为该系统能很好地解决图档管理中所遇到的各种问题。针对设计和施工单位(含监理和业主) 工作内容和重点的不同,将其分为设计施工检测管理和竣工图辅助制作及管理系统两大部分。
2存在问题的主要原因
2. 1重建设、轻管理、档案意识淡薄
有的工程管理部门和工程专业人员重工程实体,轻工程资料,只重视抢工期,忽视工程资料与工程实体同步管理。认为只要工程项目迅速建成投入使用就行,对工程项目竣工档案资料是否完整准确的归档漠不关心,忘记了竣工档案是企业必要的技术储备,是一种潜在的生产力这样一个极为重要的问题。
2. 2对档案工作缺乏正确的认识
有人认为,工程项目竣工档案材料的收集归档完全是档案部门的事,这种认识误区,是造成工程竣工档案材料收集不齐全、不完整、不准确的另一个原因。档案管理工作不是一项孤立的工作,它与企业经营有着千丝万缕的联系。尤其是收集归档工作,档案材料能否收集齐全完整并保证其准确性,不仅取决于档案管理人员的主观努力程度,而且与企业各部门在处理业务,形成文件材料行为规范程度有