文件名称： 文件控制程序 文件编号 版次 A.00 NB-QP-001 页码 1/6
1.0 目的
建立文件编写、审批、发行及回收控制程序，确保各使用部门能及时得到文件的有效版本，防止使用失效文件。
2.0适用范围
本程序适用于XX有限公司所有体系内文件控制和管理。
3.0 定义
3.1 文件：有意义的资料及其承载媒体。如记录、规范、程序文件、图样、报告、标准等。其媒体可以是纸张、磁盘、光盘或其他电子媒体、照片、样件或多项组合； 3.2 受控文件：受文件版本变更控制的文件； 3.3 非受控文件：不受文件版本变更控制的文件。
3.4 外来文件：国家的法律法规和标准；外部公司的文件，包括管理规定和技术标准，工艺标准等；外部企事业单位的来文等。
4.0 职责
4.1 文控中心：负责公司所有受控文件的控制和管理工作。 4.2 相关部门：负责分发至各部门的受控文件的管理工作。 4.3 管理者代表：负责公司体系内文件发放范围的审批。
5.0 程序
5.1 总述
5.1.1 本公司所有质量、环境体系文件均以受控的形式生效。
5.1.2 没有纳入本公司质量、环境体系的文件，如图书、资料、沟通文件等则按其它相关规定进行操作。 5.1.3公司文件分类： 一级文件：质量手册； 二级文件：程序文件；
三级文件：管理文件、公告、通知、通报、工作文件（标准、作业指导书、物料清单等）； 四级文件：质量记录；外来文件五大类。
文件名称： 文件控制程序 文件编号 版次 A.00 NB-QP-001 页码 2/6 5.2 文件编制/修改
5.2.1 根据公司质量、环境体系的要求,按《质量/环境管理手册》所规定的职责，一阶文件由管理者代表或其委任人编制，二级文件由职责部门编制，三级文件由部门专业人士编制。(具体参见附件二；文件制定职能分配表)
5.2.2如文件使用部门有文件修改需求时，必须由原编制部门进行修改，如原部门编制或者功能取消，则由新的责任部门进行编制。 5.3 文件的会签及批准
5.3.1 文件编制/修改完毕后，填写《文件会签/发放申请表》（技术类文件/图纸可用ECN代替），根据文件制订职能分配表的要求，对需要进行会签的文件，选择需会签部门，同时确定需发放部门及发放份数。 5.3.2 文件会签完毕后，根据文件批准权限对文件内容进行批准。 5.3.3 文件批准权限
文件名称 一阶文件 二阶文件 三阶文件 四阶文件 外来文件 5.4 文控确认
5.4.1经过会签批准的文件，由管理者代表确认发放范围，经批准后，将《文件会签/发放申请表》提交给文控。
5.4.2文控对文件名称、文件编号、版次，排版字体的大小、相关的人员审批等内容进行核实，如不符合公司规定要求，则打回编制/修改部门进行更改；如无异常，则进行文件登录发放。 5.5 文件的登录和发放。
5.5.1 文控确认合格后，需将文件名称、编号、版次及编制/修改部门等信息填写到《文件发放清单》中。 5.5.2 受控文件原版，需提交给文控进行保存（不需要加盖受控章）。
5.5.3 文控根据《文件会签/发放申请表》的内容，确定受控类型、发放范围及份数，进行发放管理。 5.5.4 文件受控类型分为：正常受控、临时文件、外来文件三种：
正常受控，需要加盖红色的“文件受控章”，填写分发号、受控日期；
临时文件，需要加盖蓝色的“临时受控章”，填写分发号和文件有限期，临时文件如无特殊要求， 文件有效期统一规定为1个月（以文件发放时间为准）；
外来文件，需要加盖红色的“外来文件章”，填写文件编号、分发号和受控日期。
制订人 推进担当或管代 各相关部门主管或经理 各部门 各部门 / 审核人 管理者代表 管理者代表 各部门负责人 各部门负责人 申请部门负责人 批准人 最高管理者 最高管理者 各部门负责人 各部门负责人 管理者代表 文件名称： 文件控制程序 文件编号 版次 A.00 NB-QP-001 页码 3/6 5.5.5文件分发号
序号 1 2 3 4 5 6 7 8
5.5.6 文件发放到各部门时，领用/保管人员需要在《文件发放回收登记表》中进行签名确认，确认内容包含：文件名称、编号、份数、页数、日期。 5.6 文件的补发
5.6.1 当各部门有文件补发需求时，需求部门填写《文件补发申请单》，经部门负责人审批及管理者代表批准后，交由文控进行文件补发，并登记在《文件发放清单》中，同时在《文件发放回收登记表》中进行签名确认。
5.6.2 补发申请时，需要填写补发文件完整信息（文件名称、版本版次、文件份数/页码等内容）。 5.7 文件的回收
5.7.1 当文件更换版本版次、文件到期时，文控需要对文件进行回收。
5.7.2 文件回收时，文件使用部门将需回收的文件，提交到文控处，由文控在《文件发放回收登记表》中进行签名确认同时记录回收日期。
5.7.3 回收后的文件，由文控加盖红色“作废章”，保存一个月，超出时间后，由文控统一销毁。 5.7.4 当文件因为到期进行回收后，需要文件编制部门在《文件发放回收登记表》中签名确认。 5.8 文件作废
5.8.1 由于文件破损及使用情况，可以申请文件作废。
5.8.2 当文件出现因为保管、使用不当的情况而出现破损等无法继续使用的情况，由文件使用部门填写《文件报废申请表》，需经申请部门和编制部门审批，最终由管理者代表给出最终处理方案： 如非人为因素而造成文件破损，直接由文控进行文件回收、补发；
如因人为因素而出现保管、使用不当的情况，则需要进行相应的赔偿，赔偿方式：10元/页。
5.8.3 当文件因使用情况而需要申请作废的，由文件使用部门提出申请，填写《文件报废申请表》，经申请
部门名称 生产部 品质部 采购部 人力资源部 工程部 市场部 技术部 产品开发部 分发号 001 002 003 004 005 006 007 008 序号 9 10 11 12 13 14 15 16 部门名称 汽车项目部部 财务部 销售部 研发部 计划部 行政部 管理者代表 总经办 分发号 009 010 011 012 013 014 015 016 文件名称： 文件控制程序 文件编号 版次 A.00 NB-QP-001 页码 4/6 部门和编制部门审批，由管理者代表批准后，由文控进行文件回收。
5.8.4 报废后的文件，由文控统一加盖红色“作废章”，文件保存一个月，到期后直接销毁。 5.9 文件变更
5.9.1 当文件需要变更时候，由原编制部门进行修改，如原部门编制或者功能取消，则由新的责任部门进行编制。
5.9.2 文件变更需要填写《文件会签/发放申请表》（技术类文件/图纸可用ECN代替），会签批准完毕后，交由文控按照正常文件控制流程进行确认、登录及发放管理。 5.10 外来文件
5.10.1 当外来文件需要受控时，由申请部门填写《文件会签/发放申请表》，会签批准完毕后，交由文件按照正常文件控制流程进行确认、登录及发放管理。
5.10.2 外来文件受控加盖红色“外来文件章”，需要填写文件编号、受控时间和分发号。 5.10.3 外来文件的变更、回收、报废均由原申请部门负责提出，按照正常文件控制流程进行。 5.11文件的销毁
5.11.1回收、报废过的文件（非原件），在储存一个月后，由文控直接进行粉碎销毁。 5.11.2作废文件原件加盖“作废章”后保存二年。 5.12文件的管理
5.12.1 任何个人和部门不能复制（包含扫描）盖有文件受控章的文件，如要复制，需填写《文件复制申请表》必须经管理者代表批准后，由文控进行复制、发放。 5.12.2 文件的原件由文控负责分类保管。
5.12.3 文控须提供良好的环境条件，达到防火，防潮，防盗，防蛀要求，确保被保管的文件不受损害。 5.12.4 文控中心受控文件夹要求建立文件清单，清单内容包括文件编号、文件名称、版本等内容，其它部门受控文件由其部门负责人指定人员管理。
5.12.5 公司文件的编码及格式要求，参照《文件编码管理规定》和《文件格式设计管理规定》进行。 5.12.6 当需要借阅文件时，填写文件借阅登记表，受控文件的原版只能在文控处借阅，严禁带走。 5.12.7 当文件章的优先级别为：作废章、受控文件、外来文件、临时文件（由高到底），即当文件上同时有作废章、受控文件和外来文件章，以作废章为主。
5.12.8 任何人不得在受控文件上乱涂乱画改，确保文件的清晰、整洁和完好。如有破损等情况，一律按照10元/页进行赔偿。
5.12.9 本公司电子档文件有公司专设部门进行管理。
5.12.10 本公司体系内所用的表格，即为文件分类中的四阶文件，同样按照本程序规定的流程进行。 5.12.11 本公司体系文件（包含已受控和未受控文件）不允许私自外发，如需对外发放，应填写《文件外发申请表》，由最高管理者批准后，方可对外发放。
文件名称： 文件控制程序 文件编号 版次 A.00 NB-QP-001 页码 5/6 6 相关文件
6.1 文件编号管理规定 6.2 文件格式设计管理规定
7.0 相关记录
7.1 《文件会签/发放申请表》 7.2 《文件发放清单》 7.3 《文件发放回收登记表》 7.4 《文件补发申请单》 7.5 《文件报废申请表》 7.6 《文件复制申请表》 7.7 《文件借阅登记表》 7.8 《文件外发申请表》
8.0 附件
附件一：文件控制流程图 附件二；文件制定职能分配表
文件名称： 文件控制程序 文件编号 版次 A.00 NB-QP-001 页码 6/6 附件一：文件控制流程图
文件控制运作流程 同意作废 NO 作废、变更 NO NO 同意变更 NO 回收 NO 分发 NO 文件使用 相关部门签收 登录/分发管理 文件登录 NO NO YES NO 文控确认 NO NO NO 制/修订文件/外来文件 责任部门 各责任部门 文件会签 YES NO 批准 各相关部门 一阶最高管理者；二阶管理者代表；三/四阶部门经理或以上领导； 品质部 品质部 品质部 相关部门 各责任部门 应用表单 文件会签/发放申请表 文件会签/发放申请表 文件会签/发放申请表 文件发放清单 文件发放回收登记表 文件发放回收登记表 文件补发申请单 文件作废申请表 文件会签发放申请表 备注 作废 继续使用