关于公司安全管理体系建立和运行基本情况的报告
（2004年—2008年）
总经理及参加有效性评价会议的全体同志:
按照公司SMS有效性评价会议的计划安排，由SMS指定人员向会议报告公司SMS建立和运行以来基本情况（主要近年来），尽供评价会议参考，并为公司办理证书等提供依据，现将基本情况报告如下：
1、基本情况
根据“交海发[2001]383号《关于发布中华人民共和国船舶安全营运和防污染管理规则》（试行）的通知”及其它相关文件精神，公司于2003年下半年开始实施NSM规则，建立并运行安全管理体系；于2004年5月22日通过浙江海事局SMS初次审核，取得“符合证明”（DOC）、代表船取得“船舶安全管理证书”（SMC），2005年6月初通过第一次年度审核；2006年6月下旬通过第二次年度审核；2007年6月初通过第三次年度审核；2008年7月初通过第四次年度审核，2009年4月通过第一次换证审核，在此期间共有13艘次船舶通过了SMS初审，中审及船舶换证审核。并取得或签注“船舶安全管理证书”（SMC）。 2、SMS运行的结论
1）公司NSM规则的实施和SMS运行已经六年，在过去的六年中，公司高级领导层始终把实施NSM规则、推进公司SMS有效运行作为重要工作来抓，无论从人力资源、物资、资金上都给予了大力的支持；
2）为使SMS持续有效运行，我们在深入学习理解NSM规则的基础上，对SMS文件进行多次修改和换版，使SMS文件逐趋完善；
3）为适应SMS运行中的智力需求，我们始终把船岸培训工作作为重点，每年都认真制定培训计划，采用计划内培训和临时培训相结合，内部培训和外部培训相结合，集中培训和自行培训相结合，船岸培训自查和年度培训考核相结合的方法，有效地实施了培训，使船岸人员进一步提高了安全和防污染管理知识和操
作技能，确保船长具有适当指挥资格和为每艘船舶配备持证、健康和合格的船员； 4）船舶应急训练和演习、船岸联合演习严格按计划进行，不断提高了船岸人员在紧急情况下的应急反应能力；
5）船上关键性操作、船舶和设备维护严格按SMS文件执行，船舶船况保持适航良好；
6）船岸联系畅通，SMS运行得到了有效监控，通过多年实践已经认识到日常的检查和有效的监控是保证体系有效运行的保证，检查主要通过NSM办日常管理实现，日常管理时机一是在船舶返港或船舶修理期间，二是在内审中，三是在外审前的必须检查来完成，监控主要通过指定人员有效监管来实现，有效监管的时机一是指定人员执行监控须知的规定来实现，二是指定人员通过对文件和SMS活动的审核、审批和验证等来实现；
7）通过SMS内部管理评审、船舶安全自查，特别是通过海事主管机关对公司的SMS法定审核和船舶港口安全检查，使船岸在日常SMS运行过程产生的不符合（缺陷）得到及时的整改纠正，推进了SMS持续有效的运行。
公司多年来在海事主管机关的精心指导和大力帮助下，坚持“以人为本”的管理理念，认真贯彻落实安全和环境保护方针，船舶未发生等级安全责任事故和海洋污染事故。公司SMS的有效运行，给企业带来了安全、和谐稳定的工作环境，也保证了生产经营的顺利开展，特别在当前航运业受国际金融危机影响，遇到了前所未有的各种困难和挑战，在国内外船舶运输市场大不正气的形势下，企业经受了金融风暴的考验，取得了令人满意的社会效益和经济效益。
3、SMS运行中出现的难点和建议意见
在肯定成绩的同时，也清醒地看到SMS运行中存在的问题和不足，主要是对新形势下加强船舶安全管理的认识还需要进一步深化，有些问题认识还不是很深入，贯彻安全和环境保护方针的力度还需进一步加大，安全管理措施需进一步细化，安全管理不严的问题在个别船舶或岗位仍不同程度地存在，对这些问题必须高度重视，并在今后的工作中认真加以解决。
1）安全管理中出现的信息的滞后性是一个实际问题，但也是一个比较难解决的问题。船舶长期在外运营，目前来自船舶交通安全管理部门的信息很多，船舶又不能及时得到相关信息，可能会造成想不到的情况，但就公司目前情况要配置齐全的现代化信息设备又不大可能。
2）船舶滞留是所有航运公司的内在的压力风险，海事主管机关对船舶实施安全检查本来是好事，但由于公司管理等方面的原因，船舶正常被滞留意味附加审核，跟踪审核及有可能参生更为严重的后果；增加审核次数不但要花费很大的精力，还要担当被审核风险，又要花费一大笔的审核费用。据浙江海事局统计，2007浙江籍船舶被滞留的有380余艘次，2008浙江籍船舶被滞留的有399余艘次，本公司船舶也发生过滞留事件，风险越来越大，教训也是深刻的。
3）SMS内部管理评审中参生的各类不符合重复发生的性质界定，不符合与设备缺陷的界定，它们的标准又是什么？需要作出比较合理的定论还存在难度。
4）建议采取的措施
必须以科学发展观认识和分析存在的问题，要认识到在目前的安全形势，船舶航行海况越来越复杂，主管机关对公司SMS有效运行要求更高，港口安全检查更严，包括体系在船上的运行，船舶发生事故和被滞留的可能性很大，所要求岸基部门和船舶不能有松懈的思想，仍需要加大SMS实施力度，必须保持体系的高质量运行,及时把握安全管理信息是与海事主管机关安全检查官的有效交流更为重要；要教育广大船员遵纪守法，认真履行岗位职责，特别是船员要严格执行值班制度，要从提高船岸人员素质着手，加强教育培训力度，同时船岸各级一定要实实在在做好船舶设备的自查自纠，保证船员适任，船舶适航。
2009年2月28日
关于SMS运行情况的报告
（2007年3月—2008年3月）
总经理及参加管理复查会议的全体同志:
根据公司SMS管理复查会议的计划安排，由我向会议报告一年来公司SMS的运行情况，尽供复查会议参考。
1、SMS基本运行情况
1）第三次年度审核以来公司SMS改进情况。
2007年5月30至6月1日，浙江海事局对公司实施了第三次年度审核，本次年度审核共开列14项不符合规定情况，其中文件审核4项，岸基活动审核12项，均属一般实施性不符合，顺利通过年度审核，同时岸基各部门对外审组开列的不符合规定情况都能按规定实施了纠正。
2007年7月至2008年1月，公司岸基SMS内人员作了较大的调整，被调整的岗位（人员）包括总经理、指定人员、NSM办主任，机务科长等，对上述人员在调整时都作了岗位熟悉培训，做到适任上岗。
根据2007年7月公司管理复查会议对SMS文件实施改版（修改）的意见，于2007年10月组织力量对体系文件进行修改，并于2008年2 月按计划完成改版（修改）任务，经总经理发布(批准后)于2008年3月1日起生效实施。由于新版文件保持了原版文件的本来面目，并结合公司情况作了适当创新和合理调整，所以新版文件更具有符合性和可操作性，目前体系运行情况良好。
2）公司岸基部门和船舶内审情况。
按照公司安全管理体系文件《内部审核程序》规定，由总经理任命内审员及内审组长，在指定人员组织下开展内审工作（内审组组成详见年度内审计划），完成公司岸基和船舶的内审任务。
自去年5月30日－6月1日外审以来，公司内审小组根据内审计划和船舶船期相结合的原则，利用船舶到港的机会，共进行了7次船舶内审：依次是2007年7月8日对华辰37的审核，2007年8月3日对华辰27的审核，2007年8月12日对华辰18的审核，2007年8月24日对华辰16的审核，2007年10月27
日对华辰7的审核，2007年11月7日对华辰68的审核，2007年11月13日对华辰67的审核，今年3月8日完成了岸基的内部审核。根据审核结果来看，总体情况达到预期要求，各部门都较为认真地按体系文件要求开展各项工作，也更加深了对体系的理解。各岗位职责明确，能各负其职，基本消灭了扯皮现象。台帐记录也较以前有了很大的进步，越来越规范和齐全，与上年度相比，不管在台帐的记录上还是在对体系的理解上都有了较大的进步。从中说明各部门的体系运行已进入轨道，脱离了刚开始时的很多不足之处。这与公司领导和各部门（人员）思想上的逐步重视是分不开的，只要保持下去，体系的实施工作一定能迈上一个新的台阶。
通过各位内审员认真的审核，海上7条船发现不符合规定情况14项，岸间共发现不符合规定情况3项；都已在规定时间内纠正完毕。同时内审小组利用每次内审的机会，做好体系进一步实施的总动员，要求各部门认真对待体系的实施工作，继续加强对文件的学习培训工作。所有体系内人员，特别是各部门负责人和高级船员一定要加深对国内安全管理规则和公司体系文件的理解，认真完成体系要求的所有记录工作，并要求于实际工作有机地结合起来。对所有不符合规定情况都要进行认真分析原因，努力避免各种不符合情况重复发生，同时也要努力减小不符合项的产生。
3）SMS运行的检查与监控
通过多年实践已经认识到日常的检查和有效的监控是保证体系有效运行的保证。
检查主要通过NSM办日常管理实现，日常管理时机一是在船舶返港或船舶修理期间，二是在内审中，三是在外审前的必须检查来完成。
监控主要通过指定人员有效监管来实现，有效监管的时机一是指定人员执行监控须知的规定来实现，二是指定人员通过对文件和SMS活动的审核、审批和验证等来实现。
2、SMS运行的基本结论
1）从通过外审得出的结论，公司从2003年12月开始运行SMS以来，已经通过初次审核，第一次年度审核，第二次年度审核，第三次年度审核，船舶通过的初次审核和中间审核次数更多，公司的SMS始终保持正常运行。