领导望着远去的客商的背影,气得脸红脖子粗,冲着秘书嚷:“托你的福,好端端的一笔生意,让你给毁了,唉!”
问题:请问这位秘书在接待礼仪上有哪些失误? 你认为应该怎么做?
(三)会谈超时 一、背景
按昨天下午下班之前定好的日程安排,老总今上午九点半到十点一刻与大地公司的刘总会谈,确定联合开发新产品的一些原则问题;从十点半到十一点半跟海洋公司的李总见面,解决产品代销过程中的一些问题。十点一刻,海洋公司的李总已经到了,总经理秘书于雪请李总在会客室稍等,自已以给客人加水的名义来到老总的办公室,向老总暗示另外的客人已到;可老总对于雪的暗示一点反映也没有,还是从足球到汽车,前五百年后八百年地与刘总在穷侃,似乎完全忘了另有约会。到十点四十了,见李总等得有些不耐烦了,于雪只好又一次来到老总办公室,她递给了老总一张纸条。纸条有这么几种写法: a、“老总,李总已到。你已经超过30分钟了!” b、“老总,李总已到。还让李总等多久?”
c、“老总,李总已到。李总已经等得有些不耐烦了,我怎么答复人家?” d、“老总,李总已到。你去接待李总吧,刘总我来接待。” e、“老总,李总已到。我怎么向他解释?” 二、问题
对于于雪的以上几种写法,你认为哪种写法比较合适,请说明理由,并对其他几种写法进行评析。
(四)一天上午,某公司董事长突然收到一封非常无礼的来信,信是由一位与公司交往很深的代理商写来的。董事长怒气冲冲地把秘书叫来,让她记录自己口述的回信:我没有想到会收到你这么不讲理的信,尽管我们之间有那么长时间的业务往来,但事到如今,我也不得不终止我们之间的一切交易,并且按照惯例,我要将这件事公之于众! 董事长口述完上述复信内容,要秘书将信打好寄走。
对于董事长的吩咐,秘书应该采取什么样的态度呢?下面是四种不同的处理办法: A.“是,我立刻照办!”秘书回到办公室按董事长的口述将信打印好并寄走了。
B.秘书认为董事长在盛怒中做出的决定有欠妥当,如果将信寄出,对公司和董事长本人都非常不利,所以,没有执行董事长的指示,而是将信“压下来”。
C.秘书不执行董事长的指示,并提出忠告:“董事长,请您冷静一点!想一想这样的信寄出去会有什么样的后果吧。对方写来这样的信,是不是跟我们公司某些地方做得不妥有一定关系呢?我们还是先反省一下自己,再慎重处理这件事吧。”
D.秘书退下去将信打印出来,但没有马上寄走,而是等到当天快下班的时候,见董事长怒气已消,将打印好的信递给董事长,“董事长,您交代的信已经打印好,请您过目,您觉得这样可以寄出去吗?” (材料来源:夏目通利《秘书常识趣谈》)
请问,在以上A、B、C、D四种处理方法中,哪一种最妥当?哪一种最不妥当?为什么?
(五)8月8日,公司的总经理出差了,期限是从8月8日至8月18日,预定18日上午回来。秘书小苏负责处理公司的各类邮件。小苏从收发室取回了邮件,其中上司亲启的信一封,一个邮包,总经理办公室收件三封,其中有一封寄自天津分公司的信,总经理曾关照过让销售科科长处理。正好销售科的小王走过办公室,小苏说:“小王,把这封信交给你们科长”,
小王把信带走了。
小苏把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里,又拆开总经理办公室收件,一封是邀请总经理参加定于8月18日下午的研讨会,小苏想,总经理前几天还谈到准备参加这次研讨会,18日他正好回来,一定会参加的。于是小苏打印了接受邀请的回信,明确告知对方总经理将参加会议,并替总经理签了名。拆开第二封信,拿出信纸,里面还有两张产品样品的照片,小苏看了信的内容,附件里说明有三张照片,小苏不知道如何处理,她把照片又放回了信封中。
小苏处理邮件的做法是否正确?如果不正确,正确的做法应该是怎样的?