工程项目监理文件管理作业指导书
目 录
1总体要求．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．63 1.1 基本职责．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．63 1.2 文件格式．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．63 1.3 文件管理要求．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．63 2 禁止行为．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．64 3 文件流转形式．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．64 4 文件整理和收发文登录．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．64 4.1 文件编号格式．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．64 4.2 文件编号和收发文登录．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．65 5 参考资料．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．70 附录A 文件编号条文说明．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．70
1 总体要求
1.1 基本职责
1.1.1 工程项目监理文件和记录（以下简称“监理文件”或“文件”）是项目监理组履行监理职责的信息和承载媒介，其中文件是开展监理工作的依据，记录是体现监理工作的证据。其种类包括法规、规范性文件、管理性文件、公司文件、工程建设标准（图集）、施工图设计文件、资料、记录等，其形式包括纸质文档、电子文档等。
1.1.2 总监理工程师是监理文件管理的总负责人，应指定专人具体负责监理文件管理工作，督促并检查各级监理人员对本专业的监理文件管理的实施情况，并对监理文件的安全性负责。
1.1.3 各级监理人员按照总监理工程师分工，负责处理和编制、填写与本专业有关的监理文件，并对监理文件的及时性、完整性和真实有效性负责。
1.1.4 由总监理工程师指定的资料员（信息员）负责监理文件的收发、立卷、编目、归卷、传递、借阅、保管、移交等具体的文件管理工作，并对监理文件的可追溯性负责。
1.2 文件格式
1.2.1 监理文件以法规、工程建设标准等规定的表式为主要格式；结合公司内部管理需要，补充部分公司内部表式。可见HLB/JL-01-2012《质量记录表式汇总》中与项目监理组有关的文件表式。
1.3 文件管理要求
1.3.1 文件管理的基本要求是：专人负责、及时整理、真实完整、检索方便、保管妥善。
1.3.2 文件收集范围应符合《建设工程监理规范》、《建设工程监理安全生产监督规程》等法规、工程建设标准规定和公司要求。
1.3.3 文件收集和整理应做到内业和外业同步。各级监理人员应督促施工单位及时报送相关文件，并在规定期限进行审查审核、检查验收或备案；应提示建设单位及时提供与监理工作有关的文件；应及时编制、填写监理内业文件。
1.3.4 各级监理人员在处理施工单位报送的文件和编制、填写监理内业文件时，应做到严肃认真，实事求是，确保其真实、准确、完整，审查意见、签认
手续、签认日期等应齐全。
1.3.5 各级监理人员对文件处理完毕后应及时送交资料员。资料员应按要求将文件分类并编号后存放于文件夹（袋）内，同一分类文件的首页为卷内目录，每份文件的右上角上应有唯一性编号。当安全监理文件与质量、进度、投资控制文件相同的可在卷内目录的备注栏中注明该文件存放处。
1.3.6 有归档和移交要求的文件，应在工程竣工备案后提交监理管理部。其他文件应征求建设单位意见，建设单位不接受的应出具不接受的书面证明后方可销毁。
1.3.7 归档文件见《监理资料归档申请表》中内容。移交文件为法规、工程建设标准和公司文件。
2 禁止行为
2.0.1 监理文件收集、办理、处理不及时，不完整，不真实有效。 2.0.2 监理文件归卷混乱，不便于检索。
3 文件流转形式
发文 入卷 资料员 发文 监理员 其他参建方 海龙公司各 职能部门 发送 总监理工程师 建设方 专业监理工程师 发送 施工承包方 4 文件整理和收发文登录
4.1 文件编号格式
4.1.1 文件编号采用三段式（如K-10a-A001、A1-1-001）。
4.1.2 第一段：为文件的大类，以一位汉语拼音字母表示为主，其中工程验收文件、工程质量评估报告和监理安全生产监督文件另附设一位台帐号。
4.1.3 第二段：为文件的分类顺序号，用一位阿拉伯数字表示，从“1”开始。当有数个子类需分列时，可在阿拉伯数字的右下角冠以小写英文字母，从“a”开始。
4.1.4 第三段：为同一分类（或子类）文件的顺序号，用三位阿拉伯数字表示，从“001”开始。当有数个单位工程需分列时，可在阿拉伯数字前冠以大写英文字母，从“A”开始。
4.1.5 段与段之间用短划线“－”隔开。 4.1.6 文件编号应标识在文件的右上角处。
4.2 文件编号和收发文登录
4.2.1 质量、进度、投资控制文件
(说明：标注“●”应在收文簿中登录，标注“○”应在发文簿中登录) 1） 工程建设法规文件
F－1 工程建设法规性（管理性）文件 ● F－2 工程建设标准 ● F－3 工程建设标准图集 2） 工程项目施工文件 ● S－1 规划、勘察及测量文件 ● S－2 施工图纸 ● S－3 设计变更通知单
● S－4 设计交底图纸会审会议记要 ● S－5 技术核定单 3） 工程项目综合文件 ● Z－1 建设单位文件 Z－2 海龙公司文件 ○ Z－3 项目监理组文件 ● Z－4 施工单位文件
● Z－5 其他部门（组织）文件 4） 质量、进度、投资监控文件 ○ K－1 总包单位资格等文件 K－2 分包单位资格报审 ○ K－3 施工组织设计（方案）报审
K－4 施工单位主要施工设备（仪器）检查记录 K－5 工程开工报审
K－6 工程施工进度计划（调整计划）报审 K－7 工程延期报审 K－8 施工测量放线报验 K－9 工程沉降观测记录
K－10 工程质量检测机构资质审查
K－11 工程主要材料质量保证文件（建筑类） K－12 工程主要材料质量保证文件（安装类） K－13 成品、半成品质量保证文件 K－14 主要工程设备质量保证文件
K－15 建设工程材料监理监督台账和监理平行检测文件 K－16 监理单位主要设备（仪器）台账 K－17 工程质量问题（事故）报告 K－18 工程质量事故处理方案报审 K－19 隐蔽工程验收记录（建筑类） K－20 隐蔽工程验收记录（安装类） K－21 其他工程质量签证文件（建筑类） K－22 其他工程质量签证文件（安装类） K－23 焊接试验文件
K－24 预拌混凝土质量保证文件 K－25 预拌砂浆质量保证文件 K－26 其他试验文件 K－27 工程款支付报审