企业年会：年会策划者如何控制年会活动策划成本
明阳天下会议服务
年会策划者如何控制年会活动策划成本: 一、交通
将年会安排在临近的区域范围内.随着汽油价格上涨,交通费用在不断增加.为了将交通费用降低到最低点,要尽可能将年会安排在距离大多数参会代表住宿地点比较近的地方,或者尽可能找一个参会代表可以步行到会场的年会中心去开会.
引导同城的参会代表乘坐公共交通工具到年会现场,特别是年会中心正好有停靠站的.通常情况下,乘坐公共交通工具比安排专车穿城接送速度要快,比乘坐出租车价格要低.
将迎送服务改为报销机场班车、公交车或地铁发票.
在与酒店、度假村商谈的时候,要求他们免费为嘉宾提供来去酒店的专车服务,而且要预留免费的停车位.
要求当地的出租车公司为参会代表到展览现场、餐馆以及景点提供打折服务.
使用航空公司的贵宾休息室为年会团队提供迎送服务. 旅行要错过高峰期(一大早或晚上). 问一问酒店是否提供机场免费接送服务.
让年会中心为参会代表在转移时提供一些必要的暂时休息场所. 让赞助商支付班车费用,作为交换,可以在酒店班车的宣传牌、年会中心的班车停靠站以及班车上为他们做广告.
搞清楚需要多少台客车,预订恰当的座位容量.
如果你的大部分团队成员体力比较好的话,可以将酒店订在年会中心附近步行的范围内,无需提供接送服务.如果这样做的话,一定在你的注册材料中写清楚,让参会代表都知道.
如果你的参会代表中有许多残疾人,尽量将他们安排在一个或相近的几个酒店中,以便于集中安排残疾人车辆. 二、会务组成员
雇佣现场注册和服务人员,不用为会务组成员付交通费. 了解当地的加班限制和规定.
安排会务组成员在正常工作时间内开展工作,避免加班. 按天为会务组成员提供差旅补助,精确地规划出他们在餐饮和交通费用方面的许可范围. 尽可能多用实习生和志愿者. 三、演讲人与娱乐
请会员或当地人作演讲人.对于任何领域的任何协会来说,会员名单中总是会有一些重量级的专家可以作演讲人.如果可能的话,以减免注册费的方式邀请会员到会演讲.也可以邀请当地的演讲人,以节省旅行费用.
对于那些需要旅行到年会举办地的演讲人,给他们准备好旅行指南,这样就不用另付大巴、五星级酒店以及头等舱机票费用. 如果考虑邀请知名的天才演出团体为你进行一个晚上演出的话,就与当地的教堂团体、青年团体或学校团体联系,来满足你的音乐和
娱乐方面的需求.很多城市通常都有一些颇具天赋的演出人才,而且几乎没有什么费用.另外,如果他们是一个非盈利组织的话,你可以把演出费用捐给他们的组织,这不能不算是一件好事.
开始行动吧!演讲人和娱乐费用通常每年都上涨.锁定今年的费用.
放弃分项计算的方法,谈一个一揽子费用方案. 将演讲人和娱乐团队安排在同一家酒店或同一个城市. 在年会中经常与多面手合作.
了解演出团队的组合规则,以最大限度地减少所需的音乐家数量.
寻找一个在你的年会举办时间前后在当地巡回演出的团队.如果你预订了一个已经在该地区演出的团队,你可以节省机票费用,没准儿还能省下音响费用.
让你的演讲人在年会现场销售他的或她的图书、CD或其它产品,以换取他们在演讲费用方面的让步. 四、配置与搭建
了解一下在同一个酒店还有什么团队在你的年会前后举办年会,与他们一起购买搭建所需的物品.这样可以节省材料及拆建费用. 如果你的会期超过两天,年会室的配置与搭建不要有变化. 现场办公用带裙边的餐桌就行,不必租用专用的办公桌. 减少储备用房,节省视听与配置费用.
使用酒店里具有两种配置功能的空间,比如一个空间既可以开会
也可以用餐.可以用幕帘或植物把空间隔开. 使用一个户外场所以减少装饰费用.
使用公共场所开会,如图书馆、公园、植物园、博物馆等.这些地方费用很低,因为有时候你可以到外面订餐. 开发一些可以重复使用的年会标牌. 不用自己购买标牌,可以用酒店的. 五、印刷
把年会资料刻在CD上,或放在网上供大家下载.这样做不单有降低成本方面的意义,对有环保意识的参会代表也很有吸引力.对于同等信息量的资料,纸质印刷品要比CD光盘成本高很多.如果参会代表喜欢纸质材料,他们可以在办公室打印出他们所需要的那一部分,其它的可以通过电脑观看.
年会策划者尽量通过电子邮件开展年会营销工作,这样可以节省邮寄费用和印刷费用.
请一些高质量的印刷商为你提供报价.每一项印刷工作都有不同要求,每一个印刷商都有不同的设备、停工期和成本标准.
学习一些专业术语.你越了解你的图文设计和印刷需求,印刷商就越可能准确地向你提供你所需要的东西.
使用标准表格,表格中规定了所有的变量(放量、背面使用情况、数量、油墨颜色、纸张厚度、周期、交货等).这样做你就不会忘掉印刷事务中的一些重要细节.
要与新的技术保持一致.经常问一问你的印刷商,看他们是否有
更简单、更快速或者更便宜的方法.
如果你的印刷材料必较多,考虑请一名印刷顾问.通常情况下,印刷顾问可以为你的年会印刷打包业务找到最佳的供应商. 在年会现场租一台复印机,并自己带上纸张. 复印纸的两面尽量都使用,以节省纸张费用和运费. 用艺术系的学生作图文设计. 用明信片来促销年会.
设计印刷品时,要使用标准尺寸的纸张. 将大宗邮件交邮局按大宗处理.
如果你的印刷品需要全色印刷,尽可能将彩色照片放在一面上.这样可以节省印刷费用.
总是让多个印刷商提供报价,因为各厂家印刷成本相差很大. 与酒店的商务中心商谈复印、传真和秘书服务的整体打折问题. 使用当地年会与观光局的照片、招贴、促销夹、年会文件夹以及旅游咨询等.这些项目通常都是免费的.
直接从制造商那里购买礼品.在年会举办地当地购买礼品,以节省运输费用.
在邮寄之前了解邮局的详细规定. 六、客房与会议室
只在客房上作出让步.在卖方市场条件下,酒店不愿意在客房价格上作出过多的让步,因为这是他们利润的最大来源.如果撇开客房问题,酒店方就可能愿意在其它方面作出更多的让步--客房赠送、附