办公室管理职能和岗位职能
基本管理职能 项目 简要说明 员工入职必须经过报名、面试、实习、考核、入职培训等环节，要求招收能力强、品德优秀的员工。 根据公司安排，对跨分公司人员变动采取调令的方式；分公司内部的变动报送人员异动表。 员工实习两个月，可以书面申请与公司签订劳动合同。 员工辞职必须提出书面申请，并逐级审批，办理交接手续。 公司对新入职员工、业务骨干、全体员工开展定期和不定期培训，培训采取内训和外训想结合方式进行。 公司对各部门、各分公司业务人员定期进行考核，奖优罚劣。 公司对所属部门、各分公司财务进行登记，明确责任人。 公司对手机费用、车辆费用以及部分区域固定费用进行审核。 ①审查员工履历表 ②报请总经理考核 ③面试 ④根据总经理意见审核批准入职 协助安排新员工报名、培训、考试、食宿等 员工入职流程 员工入职管理制度 《履历表》 《应聘人员登记表》 主任岗 位职责 文员 职责 涉及工 作流程 涉及相关制度及标准 涉及相 关表单 1 员工招聘入职管理 ①审核调动手续 ②监督检查 变更通讯录 员工调动流程 调动管理制度 2 员工调动管理 《介绍信》 《人事调令》 《员工异动交接清单》 3 劳动合同管理 ①全面负责 ②审核 ①初拟合同 ②签订合同文本 ③存档 ①办理辞职手续 ②接收辞职申请、归档 ③收集交接表 签订劳动合同流程 合同书标准文本 《劳动合同书》 《A类员工信息表》 《B类员工登记表》 《保密协议》 《员工离职交接清单》 4 员工辞职管理 ①全面负责 ②审核 员工辞职流程 员工辞职管理制度 5 培训 管理 ①拟定方案 ②组织实施 ③考核验收 ④效果分析 ①培训通知 ②培训场地会务服务 培训流程 员工培训管理制度 《培训计划表》 6 考核管理 ①拟定考核计划 ②考核数据分析、整理 ③统计考核表 ①车辆财产管理 ②办公楼财产管理 ①发放通知 ②协助固定资产统计报表 ①财产登记 ②资产登记表收集、归档 ③检查核实 ①手机费登记 ②车辆费用登记 ③固定资产购入、销毁登记 ④房租费用登记 - 1 -
①部门月度考核流程 ②业务员年度考核流程 财产管理登记流程 ①控制清单 ②各处室员工绩效考核表 《固定资产登记表》 7 财产管理 8 费用审核管理 ①车辆燃油费、过路费、停车费审核 ②车辆维修费审核 ③后勤类管理费用审核 费用审核登记流程 ①车辆费用登记表 ②车辆一览表 ③手机费用登记表 ④房租费用登记表 ⑤定额费用审核表 车辆管理制度
公司按规定接待接待集团、政府部门领导，各相关公司负责人，各地方客户。 收文要求及时传阅 ①全面负责 ②监督检查 ③沟通协商 ④个案处理 ①基本接待 ②协调沟通 ③后勤支持 接待访客流程 ①公司客餐招待申请表 ②电话记录簿 公务接待用餐制度 9 接待管理 签注 10 收文管理 ①登记 ②督办 收文流程 收文登记簿 收文程序 11 发文管理 12 印章管理 13 档案管理 发文要求使用公文文种，遵守行文规范，符合规定格式，由文员或各部门拟稿，办公室主任审核，总经理签发，规定发文字号、印刷份数和时限。 各类印章必须由办公室负责申报和刻制，各部门启用印章时到办公室登记备案，停用印章交办公室封存。 涉及公司有关经营类、业务类、人事类文件、合同的保管与定期清理。 集团、公司召开的各种会议的安排 ①审核 ②注发 ③用印 ①拟稿 ②校对 ③印刷 ④分发 ⑤归档 发文流程 发文登记簿 发文程序 ①审批日常文件，合同和其他公文用印 ②公司印章以及支部、工会印章的保管 ①用印登记 ②办公室印章保管 印章使用流程 印章使用登记表 印章管理制度 ①全面负责 ②监督核实 ③销毁批准 ④审核借阅请求 14 会议管理 ①统筹安排 ②会务协调 15 就餐管理 16 卫生管理 凡在公司食堂用餐的人员必须遵守就餐管理，按时就餐、保持卫生、杜绝浪费。 保证公司办公区、公共区、生活区公共卫生干净整洁。 ①全面负责 ②监督检查 ①复印、打印 ②借阅登记 ③档案分类、整理 ④编制档案明细表 ⑤合同台账登记 ①编写会议计划表、通知 ②会议准备 ③会场安排 ④后勤工作 值班 ①文档管理流程 ②文档借阅（复印）流程 ①档案明细表 ②合同登记表 档案管理制度 会议流程 ①会议签到表簿 ②会议记录簿 ③公司月度、会议分项报告明细表 食堂用餐花名册 会议管理制度 食堂管理制度 食堂卫生标准 ①全面负责 ②监督检查 参与检查 ①办公区卫生检查评分表 ②宿舍检查评分表 宿舍管理制度 寝室卫生标准 - 2 -
17 就寝管理 9 考勤管理 19 网络管理 在公司住宿的人员必须按时就寝，夏季晚上不得超过11：30，冬季不得超过11：00。 对公司员工实行指纹考勤，严肃公司纪律。 对公司电脑、网络、广播、指纹考勤机等进行管理维护。 公司小车服从统一调配，保证工作用车。禁止公车私用，车辆不适用时需卖出。 旅游合同由总经办同意采购，领用时要登记并注明所属部门及使用份数，使用后要回收建档。 航空保险领用前要登记，注明使用日期及份数。 ①全面负责 ②监督检查 参与检查 住宿员工花名册 宿舍管理制度 寝室卫生标准 20 车辆管理 ①全面负责 ②监督检查 ③指纹录入 ⑤设备维护 ①全面负责 ②监督检查 ③设备维护 ④电信部门联络 ⑤电话维护 ⑥网络维护 ①全面负责 ②监督检查 ①人员异动通报 ②协助管理 ③定期考勤 协助管理 协助管理 车辆使用流程 小车出差通知单 车辆管理制度 21 旅游合同管理 ①全面负责 ②监督检查 具体执行 旅游合同采购、领用、回收流程 旅游合同领用表 旅游合同管理制度 22 航空保险管理 ①全面负责 ②监督检查 具体执行 航空保险采购、领用、回收流程 航空保险领用表 航空保险管理制度 - 3 -
第二部分 办公室工作流程
流程1.1：收文流程
收文流程
流程起始 文员 办公室主任 重要文件 审阅 一般文件 公司领导 分管领导及处理
流程结束 阅读、拟办 承办、落实 收文 签收、登记 落实 承办、督办 流程结束
流程1.2：发文流程
发文流程
流程起始 文员 办公室主任 审阅 重要文件 一般文件 打印、核对 公司领导 分管领导及处理
拟稿 流程结束
签发 签收 初核 编号、发文 存档 流程结束
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流程2：车辆管理流程
用车人
流程起始 处室领导 办公室主任 公司领导
驾驶员
申请 审批 同意 批准 同意 安排车辆 出车 记录、存档 完成反馈任务 流程结束
流程3：办公用品、固定资产采购、入库、领用流程
处室
大宗物品 审核 公司办
总经理
流程起始 根据需求提出计划审批 物资采购 领用 验收入库、登记并建立台账 流程结束
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