依据材料采购合同，供应商已履行完毕且保质期满后一个月内，由材料处提出封样样品处理申请，填写《封样样品处理申请单》（附件7）经土建公司、督查处、财务处审核，上报公司总经理审批后，由材料处向督查处、档案室办理封样样品移交手续后，由材料处负责退还给供应商。
对于未中标供应商提供的样品原则上不予退还，如供应商需要退还的，则由材料员填写《封样样品退还申请单》经土建公司、督查处、财务处审核后上报公司总经理审批后，可以退还给供应商。
对于失去封存价值，生锈、变质或无法正常使用的且供应商也不申请退还的封样样品，按材料报废管理制度进行报废处理。
（三）材料样品封样库房管理
1、由档案室、督查处分别设立材料样品封样库房或专用保管柜，并进行上锁管理，由指定两名人员掌管库房或保管柜钥匙。
2、由档案室指定专人负责样品封样库房管理，负责建立《封样样品出入库台帐》（附件8），并负责不定期对库房或保管柜内的样品进行检查，并做好相应检查记录，并由指定人员签订《封样样品管理责任状》（附件9）。
3、材料处负责对已移交档案室的封样样品建立台帐。
4、由财务处负责不定期对档案室的封样样品实物与台帐进行盘点，督查处与档案室每月进行账账核对，财务处、材料处定期不定期进行账实核对。
5、档案室必须严格做好库房封样样品的管理，如发生样品缺少或被调换等，样品库房管理责任人将直接开除。
四、如遇特殊材料采购无法提供样品或样品无法按本制度规定的内容进行封样的，按特殊情况上报公司领导进行特殊审批。
五、本制度由材料处负责解释，经公司制度调研与建设领导小级审核董事长审批后实施，修改亦同。原浙中实材制字008号废止，以本制度为准。
六、附件
附件1 建筑材料采购封样明细表 附件2 材料样品封样操作流程
第6页，共17页
附件3 材料技术标准审批表 附件4 材料样品封样确认会签单 附件5 样品封条 附件6 封样样品移交表 附件7 封样样品处理申请单 附件8 封样样品出入库台帐 附件9 封样样品管理责任状
第7页，共17页
第8页，共17页
第9页，共17页
第10页，共17页